PAGE村級應急檔案管理制度一、總則（一）目的為加強村級應急檔案管理，規(guī)范應急檔案的收集、整理、保管、利用等工作，提高村級應對突發(fā)事件的能力，保障人民群眾生命財產(chǎn)安全，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本村實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本村在應對自然災害、事故災難、公共衛(wèi)生事件和社會安全事件等各類突發(fā)事件過程中形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則村級應急檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.真實可靠原則應急檔案應如實反映突發(fā)事件的發(fā)生、發(fā)展、處置過程及結(jié)果，保證檔案內(nèi)容真實可靠。3.及時歸檔原則對應急處置過程中形成的各類文件材料，應及時收集、整理、歸檔，防止文件材料散失。4.便于利用原則建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，方便檔案的查閱和利用，為應急決策、處置和事后總結(jié)提供依據(jù)。二、應急檔案管理職責（一）應急檔案管理工作領導小組成立以村黨支部書記為組長，村委會主任為副組長，各相關(guān)部門負責人為成員的應急檔案管理工作領導小組。負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全村應急檔案管理工作，研究解決應急檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理人員職責1.負責應急檔案的日常收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定和銷毀等工作。2.指導各部門對應急文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整。3.建立應急檔案管理臺賬，及時記錄檔案的收進、移出、保管、利用等情況。4.按照規(guī)定向鎮(zhèn)（街道）檔案管理部門移交應歸檔的應急檔案。5.嚴格遵守檔案管理各項規(guī)章制度，保守檔案機密，維護檔案安全。（三）各部門職責1.負責本部門在應急處置過程中形成文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理人員。2.協(xié)助檔案管理人員做好應急檔案的整理、歸檔和利用工作。3.按照檔案管理要求，規(guī)范本部門文件材料的形成和管理，確保文件材料質(zhì)量。三、應急檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級有關(guān)應急工作的文件、指示、通知等。2.本村應急工作預案、方案及修訂情況。3.應急處置過程中形成的會議記錄、決策文件、命令、指示、報告、請示、批復等。4.各類突發(fā)事件的監(jiān)測、預警信息，包括氣象預報、地質(zhì)災害預警、疫情報告等。5.應急救援隊伍組建、培訓、演練情況的文件材料。6.應急物資儲備、調(diào)配、使用情況的記錄，包括物資清單、出入庫憑證、使用記錄等。7.受災情況統(tǒng)計報表、損失評估報告、賠償協(xié)議等。8.應急處置過程中的照片、錄像、錄音等聲像資料。9.社會捐贈、援助情況的記錄，包括捐贈協(xié)議、物資清單等。10.應急處置工作的總結(jié)、評估報告等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責應急文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對應急處置過程中形成的電子文件，應同時收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)軟件，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.收集的聲像資料應注明拍攝時間、地點、人物、事件等內(nèi)容，并附文字說明。（三）整理方法1.分類應急檔案按照事件類型、時間順序、保管期限等進行分類。一般分為自然災害類、事故災難類、公共衛(wèi)生事件類、社會安全事件類等四大類，每大類下再根據(jù)具體事件細分若干小類。2.編號對整理好的應急檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用“年度事件類型流水號”的形式。3.編目編制應急檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。目錄應一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨存放，便于查閱。4.裝訂對應急檔案中的紙質(zhì)文件材料進行裝訂，去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，確保文件材料整齊、牢固。四、應急檔案的保管（一）保管場所設立專門的應急檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應采用密集架或檔案柜存放，按照分類順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份。備份存儲設備應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.聲像檔案應按照類別分別整理存放，并注明相關(guān)信息。對于重要的聲像檔案，應進行數(shù)字化處理，存儲在電子存儲設備上，并與紙質(zhì)檔案對應保管。（三）保管期限應急檔案的保管期限分為永久、定期兩種。1.永久保管的檔案（1）應急工作的重要文件、決議、指示、報告等。（2）應急處置工作的總結(jié)、評估報告等具有重要歷史價值和憑證作用的文件材料。（3）涉及本村重大利益、社會穩(wěn)定的應急檔案。2.定期保管的檔案定期保管的檔案期限分為30年、10年。（1）保管期限為30年的檔案應急處置過程中形成的一般性文件材料，如會議記錄、通知、報告等，以及具有一定查考利用價值的文件材料。（2）保管期限為10年的檔案應急處置過程中形成的短期臨時性文件材料，如一般性的工作記錄、報表等。（四）檔案鑒定定期對應急檔案進行鑒定，由檔案管理人員和相關(guān)部門負責人組成鑒定小組，根據(jù)檔案的保管期限和利用價值，提出鑒定意見。對已到保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核，報村應急檔案管理工作領導小組批準后予以銷毀。（五）檔案統(tǒng)計建立應急檔案統(tǒng)計臺賬，定期對應急檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次等。統(tǒng)計結(jié)果應及時上報村應急檔案管理工作領導小組，并作為檔案管理工作考核的依據(jù)。五、應急檔案的利用（一）利用范圍1.為應急決策提供參考依據(jù)，包括突發(fā)事件的分析評估、應對措施制定等。2.為應急處置工作提供技術(shù)支持，如查閱相關(guān)應急預案、救援技術(shù)資料等。3.為事后總結(jié)經(jīng)驗教訓、評估工作成效提供資料。4.滿足上級部門、社會公眾等對本村應急工作信息的查詢需求。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，及時提供檔案查閱服務。查閱檔案時，利用者應填寫查閱登記表，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等信息。檔案管理人員應在指定地點提供檔案查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。2.借閱因工作需要確需借閱應急檔案的，應經(jīng)檔案管理人員所在部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過10個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復制利用者如需復制應急檔案，應經(jīng)檔案管理人員所在部門負責人批準。復制檔案時，檔案管理人員應按照規(guī)定的程序和要求進行操作，并對復制件進行核對，確保與原件一致。復制件應加蓋檔案利用專用章，并注明復制日期、份數(shù)等信息。（三）利用登記建立應急檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、利用方式等。利用登記應定期整理歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。六、應急檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立村級應急檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)應急檔案的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡化管理和智能化檢索，提高應急檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)應急檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。掃描圖像應清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標準。同時，對電子檔案進行元數(shù)據(jù)采集和整理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。2.系統(tǒng)建設開發(fā)或選用適合本村實際情況的應急檔案管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)應具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。通過系統(tǒng)實現(xiàn)應急檔案的集中管理和共享利用，提高檔案管理工作的自動化水平。3.數(shù)據(jù)安全管理加強應急檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和損壞。定期對系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握應急檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進行檔案管理工作。2.錄入系統(tǒng)的應急檔案信息應準確、完整，與紙質(zhì)檔案保