PAGE重大事件檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司對(duì)重大事件的管理，規(guī)范重大事件檔案的收集、整理、保管和利用，確保重大事件檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，為公司的決策、管理、發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)涉及的各類(lèi)重大事件檔案的管理。（三）定義1.重大事件：指對(duì)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、社會(huì)形象、安全穩(wěn)定等產(chǎn)生重大影響的事件，包括但不限于重大生產(chǎn)事故、重大質(zhì)量事故、重大市場(chǎng)事件、重大法律糾紛、重大人事變動(dòng)、重大活動(dòng)等。2.重大事件檔案：指在重大事件發(fā)生過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：重大事件檔案由公司檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：重大事件檔案應(yīng)如實(shí)反映事件的發(fā)生、發(fā)展過(guò)程和處理結(jié)果，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.及時(shí)歸檔原則：重大事件檔案應(yīng)在事件處理完畢后及時(shí)歸檔，確保檔案的時(shí)效性。4.安全保密原則：重大事件檔案涉及公司的商業(yè)秘密和敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案的安全。二、檔案收集（一）收集范圍1.事件發(fā)生前的相關(guān)文件，如項(xiàng)目規(guī)劃、可行性研究報(bào)告、審批文件等。2.事件發(fā)生過(guò)程中的各種記錄，包括會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告、通知、函件、照片、視頻、音頻等。3.事件處理過(guò)程中的決策文件、處理方案、執(zhí)行記錄、整改措施等。4.事件處理結(jié)果的相關(guān)文件，如總結(jié)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、表彰決定、處罰決定等。（二）收集責(zé)任1.事件主辦部門(mén)負(fù)責(zé)收集本部門(mén)在重大事件處理過(guò)程中形成的各類(lèi)文件資料，并及時(shí)移交公司檔案管理部門(mén)。2.涉及多個(gè)部門(mén)的重大事件，由牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(mén)收集文件資料，并匯總后移交公司檔案管理部門(mén)。3.公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)重大事件檔案的收集工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案收集的完整性和準(zhǔn)確性。（三）收集要求1.收集文件資料應(yīng)齊全、完整，能夠全面反映重大事件的全貌。2.文件資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改。3.收集的文件資料應(yīng)按照形成時(shí)間順序進(jìn)行整理，確保檔案的系統(tǒng)性。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)文件或進(jìn)行電子文件備份，確保文件的可讀性和可保存性。三、檔案整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)重大事件檔案按照事件類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，具體分類(lèi)如下：1.生產(chǎn)事故檔案2.質(zhì)量事故檔案3.市場(chǎng)事件檔案4.法律糾紛檔案5.人事變動(dòng)檔案6.重大活動(dòng)檔案7.其他重大事件檔案（二）整理方法1.按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集的文件資料進(jìn)行分類(lèi)，同類(lèi)文件資料應(yīng)集中在一起。2.對(duì)每份文件資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.編制文件資料目錄，目錄應(yīng)包括文件資料的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息。4.對(duì)文件資料進(jìn)行裝訂或裝盒，確保檔案的整齊、美觀(guān)。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)符合檔案管理的規(guī)范要求，便于查閱和利用。2.檔案整理應(yīng)保持文件資料的原始順序，不得隨意打亂。3.對(duì)于破損、褪色的文件資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。四、檔案保管（一）保管期限重大事件檔案的保管期限根據(jù)事件的性質(zhì)和重要程度確定，具體保管期限如下：1.生產(chǎn)事故檔案、質(zhì)量事故檔案、法律糾紛檔案等涉及公司重大利益和法律責(zé)任的檔案，保管期限為長(zhǎng)期。2.市場(chǎng)事件檔案、人事變動(dòng)檔案、重大活動(dòng)檔案等對(duì)公司有一定影響的檔案，保管期限為定期，一般為[X]年。3.其他重大事件檔案，保管期限為短期，一般為[X]年。（二）保管方式1.公司檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全性和完整性。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)于到期的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀檔案應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管的保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。五、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)在工作中需要查閱重大事件檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.公司外部單位因工作需要查閱重大事件檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門(mén)的規(guī)定，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。3.如需復(fù)印或復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用要求1.查閱人員應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表，及時(shí)更新檔案利用情況記錄。3.利用檔案時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全和保密，不得泄露檔案內(nèi)容。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)重大事件檔案的管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度的要求。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)重大事件檔案的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合本制度的要求。2.檔案管理人員的工作是否認(rèn)真負(fù)責(zé)，是否存在違規(guī)操作的情況。3.檔案管理設(shè)備是否正常運(yùn)行，檔案保管環(huán)境是否符合要求。（三）檢查方式1.定期檢查：公司檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)重大事件檔案的管理情況進(jìn)行檢查，一般每年不少于[X]次。2.不定期檢查：根據(jù)工作需要，公司檔案管理部門(mén)可隨時(shí)對(duì)重大事件檔案的管理情況進(jìn)行不定期檢查。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)重大事件檔案管理中的突出問(wèn)題或重要事項(xiàng)，公司檔案管理部門(mén)可組織專(zhuān)項(xiàng)檢查。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。2.對(duì)于違反本制度的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，情節(jié)嚴(yán)重