PAGE員工文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司員工文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司相關(guān)的各類(lèi)文件檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司員工文件檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：文件檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案管理的安全保密措施，防止檔案信息的泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和檢索。二、文件檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司員工文件檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司員工的各類(lèi)文件檔案，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢(xún)和利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。6.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作。7.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，保證檔案管理工作的正常開(kāi)展。8.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理、歸檔工作，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)文件檔案管理的日常工作，協(xié)助檔案管理部門(mén)做好相關(guān)工作。3.嚴(yán)格按照檔案管理制度要求，規(guī)范本部門(mén)文件材料的形成、積累和歸檔工作，確保文件材料的質(zhì)量。4.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.妥善保管個(gè)人在工作中形成的文件材料，按照規(guī)定及時(shí)整理、歸檔。2.不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、偽造個(gè)人文件檔案，確保檔案信息的真實(shí)可靠。3.在工作變動(dòng)時(shí)，及時(shí)辦理個(gè)人文件檔案的交接手續(xù)。4.配合公司檔案管理部門(mén)做好相關(guān)工作，提供必要的信息和資料。三、文件材料的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類(lèi)會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程安排、會(huì)議記錄、決議、紀(jì)要等。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，如合同協(xié)議、項(xiàng)目計(jì)劃、工作報(bào)告、技術(shù)文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.公司行政管理文件，如規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事任免、獎(jiǎng)懲決定等。4.公司財(cái)務(wù)文件，如財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算決算、資金往來(lái)等。5.公司員工個(gè)人的工作文件，如崗位職責(zé)、工作業(yè)績(jī)考核記錄、培訓(xùn)記錄、個(gè)人總結(jié)等。6.其他與公司工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確文件材料收集的責(zé)任人，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。4.各部門(mén)應(yīng)定期對(duì)收集的文件材料進(jìn)行整理，按照類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行排列，便于后續(xù)歸檔。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照文件材料的性質(zhì)、內(nèi)容、來(lái)源等進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)管理類(lèi)、財(cái)務(wù)管理類(lèi)、人事管理類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)文件材料進(jìn)行編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)文件材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。4.編目：編制文件材料的目錄，包括文件編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便于查詢(xún)和檢索。四、文件檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的文件材料整理歸檔，并移交檔案管理部門(mén)。2.對(duì)于一些重要的、時(shí)效性較強(qiáng)的文件材料，應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）歸檔程序1.各部門(mén)兼職檔案員對(duì)整理好的文件材料進(jìn)行初步審核，確保文件材料符合歸檔要求。2.填寫(xiě)檔案移交清單，注明文件材料的名稱(chēng)、數(shù)量、編號(hào)等信息，并與檔案管理部門(mén)辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的文件材料進(jìn)行再次審核，核對(duì)無(wú)誤后進(jìn)行登記、上架存放。（三）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，分類(lèi)準(zhǔn)確，編號(hào)清晰，裝訂規(guī)范。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的歸檔情況，包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、來(lái)源、歸檔時(shí)間等信息。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行歸檔，并建立相應(yīng)的電子檔案目錄，便于查詢(xún)和利用。五、文件檔案的保管（一）保管期限1.根據(jù)文件檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，確定不同文件檔案的保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件檔案，列為永久保管。3.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限一般為15年至50年。4.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件檔案，列為短期保管，保管期限一般為5年以下。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限管理制度，確保電子檔案信息的安全。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。4.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。六、文件檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.公司外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)公司保密管理部門(mén)批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱，并由檔案管理人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。（二）查閱程序1.查閱人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在《檔案查閱申請(qǐng)表》上注明歸還時(shí)間，并將申請(qǐng)表存檔。（三）利用要求1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司利益和他人權(quán)益。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案信息。3.對(duì)于檔案利用過(guò)程中形成的相關(guān)記錄，如查閱申請(qǐng)表復(fù)印件、利用效果反饋等，應(yīng)進(jìn)行整理歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。七、文件檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對(duì)檔案庫(kù)房、查閱場(chǎng)所等進(jìn)行安全保密管理，設(shè)置必要的安全防護(hù)設(shè)施，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。3.嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍和權(quán)限，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等。4.檔案管理人員在工作中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息，不得擅自將檔案帶出工作場(chǎng)所或轉(zhuǎn)借他人。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，確保檔案的安全保管。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置必要的安全防護(hù)措施，防止電子檔案信息的泄露、丟失和損壞。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。（三）