PAGE技術(shù)檔案管理制度電力一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電力技術(shù)檔案的管理，確保技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理及技術(shù)創(chuàng)新中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)與電力技術(shù)相關(guān)的各類(lèi)檔案的管理，包括但不限于電力工程項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄、技術(shù)改造方案、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的技術(shù)檔案管理部門(mén)，對(duì)電力技術(shù)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：技術(shù)檔案應(yīng)如實(shí)反映電力生產(chǎn)、建設(shè)及技術(shù)管理活動(dòng)的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集與電力技術(shù)相關(guān)的各類(lèi)文件資料，保證檔案的完整性，避免重要信息的遺漏。4.安全性原則：采取有效措施確保技術(shù)檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、管理職責(zé)（一）技術(shù)檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司電力技術(shù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司電力技術(shù)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂、存儲(chǔ)等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、歸檔、保管和利用，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)各部門(mén)提交的檔案進(jìn)行審核，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立電力技術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。6.參與電力工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行審查，確保項(xiàng)目檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)電力技術(shù)文件資料的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理部門(mén)的要求及時(shí)歸檔。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的收集、整理和移交工作有序進(jìn)行。3.在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，做好文件資料的收集、整理和保管工作，確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備一定的電力專(zhuān)業(yè)知識(shí)和檔案管理技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架、存儲(chǔ)等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.做好檔案的借閱、利用和歸還登記工作，嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，確保檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和更新工作，提高檔案管理的效率和水平。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.電力工程項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.工程設(shè)計(jì)文件，如初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更通知等。3.設(shè)備采購(gòu)文件，包括設(shè)備選型報(bào)告、采購(gòu)合同、設(shè)備技術(shù)文件等。4.工程施工文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工記錄、工程質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.設(shè)備安裝調(diào)試文件，包括設(shè)備安裝說(shuō)明書(shū)、調(diào)試記錄、試運(yùn)行報(bào)告等。6.電力設(shè)備運(yùn)行維護(hù)文件，如設(shè)備運(yùn)行日志、維護(hù)計(jì)劃、檢修記錄、故障處理報(bào)告等。7.技術(shù)改造文件，包括技術(shù)改造方案、項(xiàng)目實(shí)施記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。8.試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告，如電氣性能試驗(yàn)報(bào)告、絕緣試驗(yàn)報(bào)告、繼電保護(hù)試驗(yàn)報(bào)告等。9.與電力技術(shù)相關(guān)的科研成果文件，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究報(bào)告、專(zhuān)利證書(shū)等。10.其他與電力技術(shù)有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并確保其格式的兼容性和可讀性。（三）歸檔流程1.各部門(mén)在文件資料形成后，應(yīng)按照檔案分類(lèi)目錄進(jìn)行整理，定期移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的檔案后，進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門(mén)補(bǔ)充完善。3.審核通過(guò)的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等工作，建立檔案目錄和索引，便于查詢(xún)和利用。四、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)方法電力技術(shù)檔案按照工程項(xiàng)目、設(shè)備類(lèi)別、專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域等進(jìn)行分類(lèi)，具體分類(lèi)如下：1.工程項(xiàng)目類(lèi)：按照電力工程項(xiàng)目的名稱(chēng)進(jìn)行分類(lèi)，每個(gè)項(xiàng)目下再按照項(xiàng)目前期、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、運(yùn)行維護(hù)等階段進(jìn)行細(xì)分。2.設(shè)備類(lèi)別類(lèi)：按照電力設(shè)備的種類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)，如發(fā)電機(jī)、變壓器、斷路器、開(kāi)關(guān)柜等，每個(gè)設(shè)備類(lèi)別下再按照設(shè)備型號(hào)、規(guī)格等進(jìn)行細(xì)分。3.專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域類(lèi)：按照電力專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域進(jìn)行分類(lèi)，如電力系統(tǒng)、電力工程、電力安全、電力計(jì)量等，每個(gè)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域下再按照具體的業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“分類(lèi)號(hào)+流水號(hào)”的方式，具體編號(hào)規(guī)則如下：1.分類(lèi)號(hào)：根據(jù)檔案分類(lèi)方法，用大寫(xiě)字母和數(shù)字表示檔案的類(lèi)別，如“GJ”表示工程項(xiàng)目類(lèi)，“SB”表示設(shè)備類(lèi)別類(lèi)，“ZY”表示專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域類(lèi)等。2.流水號(hào)：按照檔案歸檔的先后順序，從001開(kāi)始依次編號(hào)。例如，某電力工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙檔案編號(hào)為“GJ01001”，其中“GJ”表示工程項(xiàng)目類(lèi)，“01”表示該項(xiàng)目在工程項(xiàng)目類(lèi)中的分類(lèi)代碼，“001”表示該項(xiàng)目設(shè)計(jì)圖紙檔案的流水號(hào)。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全存儲(chǔ)。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用裝訂成冊(cè)、盒裝或袋裝的方式進(jìn)行保管，并按照檔案編號(hào)順序上架存放。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等，并定期進(jìn)行檢查和更新。3.對(duì)重要的檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。（三）檔案清查與盤(pán)點(diǎn)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲(chǔ)狀況符合要求。2.清查和盤(pán)點(diǎn)應(yīng)填寫(xiě)檔案清查盤(pán)點(diǎn)表，記錄檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、存儲(chǔ)位置等信息，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。3.對(duì)清查和盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。六、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)因生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理及技術(shù)創(chuàng)新等工作需要，可查閱、借閱電力技術(shù)檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理審批手續(xù)。（二）利用流程1.內(nèi)部利用：各部門(mén)查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。查閱、借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意。2.外部利用：外部單位查閱公司檔案時(shí)，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并加蓋單位公章。檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)函進(jìn)行審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好登記工作。查閱過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，確保檔案的安全和保密。外部單位如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案利用的時(shí)間、利用部門(mén)、利用人員、檔案名稱(chēng)、編號(hào)、利用目的、歸還時(shí)間等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪(fǎng)問(wèn)等措施，確保檔案信息的安全。3.嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱范圍，對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴(kuò)大查閱和借閱范圍。4.在檔案利用過(guò)程中，查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報(bào)警裝置等。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，確保檔案庫(kù)房的安全。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，掌握基本的安全防范技能，確保檔案管理工作的安全。4.對(duì)因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案損壞或丟失的，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和業(yè)務(wù)部門(mén)代表組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理及技術(shù)創(chuàng)新的作用，以及對(duì)歷史研究的價(jià)值等。3.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（四）保管期限劃分電力技術(shù)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司和國(guó)家具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理及技術(shù)創(chuàng)新有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為10年。（五）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行鑒定后，提出檔案銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填