PAGE檔案管理八項(xiàng)工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本檔案管理八項(xiàng)工作制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司各類(lèi)會(huì)議文件，如會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等。3.公司業(yè)務(wù)活動(dòng)文件，如合同協(xié)議、項(xiàng)目方案、招投標(biāo)文件等。4.公司行政管理文件，如人事任免、薪酬福利、績(jī)效考核等相關(guān)文件。5.公司財(cái)務(wù)文件，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.公司技術(shù)文件，如研發(fā)資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝流程等。7.公司對(duì)外宣傳文件，如宣傳冊(cè)、海報(bào)、新聞報(bào)道等。8.公司員工個(gè)人檔案，包括入職登記表、培訓(xùn)記錄、考核材料、獎(jiǎng)懲記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在文件辦理完畢后，按照檔案管理要求進(jìn)行整理，及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。3.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并確保其完整性和準(zhǔn)確性。4.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷(xiāo)毀。（三）收集流程1.檔案形成部門(mén)經(jīng)辦人在文件辦理完畢后，對(duì)文件進(jìn)行初步整理，填寫(xiě)《檔案移交清單》，注明文件名稱(chēng)、日期、數(shù)量等信息。2.將整理好的文件及《檔案移交清單》一并提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。3.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后，在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，并將文件及清單移交至檔案管理部門(mén)。4.檔案管理部門(mén)接收人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。核對(duì)無(wú)誤后，在《檔案移交清單》上簽字，并將檔案入庫(kù)保管。三）檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按照公司職能部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)，如行政部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部等。2.在部門(mén)分類(lèi)基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)，進(jìn)一步分為文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等類(lèi)別。3.文書(shū)檔案可按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)；業(yè)務(wù)檔案可按照項(xiàng)目類(lèi)別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)；財(cái)務(wù)檔案可按照會(huì)計(jì)年度、檔案類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)；人事檔案可按照員工類(lèi)別、檔案內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)。（三）整理方法1.文書(shū)檔案整理：對(duì)收集的文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等工作。編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保唯一性和系統(tǒng)性；編目應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)文件的題名、日期、責(zé)任者等信息；裝訂應(yīng)整齊牢固，便于查閱。2.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)業(yè)務(wù)檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行分類(lèi)整理，建立項(xiàng)目檔案目錄，注明項(xiàng)目名稱(chēng)、編號(hào)、起止時(shí)間、主要內(nèi)容等信息。3.財(cái)務(wù)檔案整理：按照會(huì)計(jì)檔案管理要求，對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行分類(lèi)、裝訂、編號(hào)，并編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.人事檔案整理：對(duì)員工個(gè)人檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，包括履歷材料、培訓(xùn)材料、考核材料、獎(jiǎng)懲材料等，建立員工人事檔案目錄，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確排列有序。（四）整理流程1.檔案管理部門(mén)接收檔案后，按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行初步分類(lèi)。2.對(duì)分類(lèi)后的檔案進(jìn)行詳細(xì)整理，包括編號(hào)、編目、裝訂等工作。3.整理過(guò)程中，對(duì)不符合要求的檔案進(jìn)行補(bǔ)充、修正或剔除。4.整理完成后，將整理好的檔案上架存放，并建立相應(yīng)的檔案檢索目錄。四、檔案保管制度（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、防盜門(mén)、窗簾、吸塵器等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、保管期限、存放位置等信息，并定期進(jìn)行核對(duì)。4.對(duì)重要檔案和機(jī)密檔案應(yīng)實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)柜保管，嚴(yán)格限制查閱權(quán)限。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等重要文件，以及涉及公司權(quán)益和重大利益的合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限一般為15年至50年，主要包括公司一般性業(yè)務(wù)文件、人事檔案等。4.短期保管的檔案期限一般為5年以下，主要包括臨時(shí)性文件、一般性通知等。（四）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿(mǎn)，是否仍有保存價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和公司領(lǐng)導(dǎo)組成，對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行審核。3.經(jīng)鑒定小組審核同意銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清單》，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。4.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)有專(zhuān)人監(jiān)督，并在《檔案銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)。5.銷(xiāo)毀后的《檔案銷(xiāo)毀清單》應(yīng)永久保存。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司外部單位因業(yè)務(wù)往來(lái)、合作項(xiàng)目等需要查閱公司檔案，但須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用要求1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并登記復(fù)印內(nèi)容。5.借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用流程1.查閱流程：申請(qǐng)人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，將申請(qǐng)表交至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并安排專(zhuān)人協(xié)助查閱。查閱完畢后，申請(qǐng)人在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.借閱流程：申請(qǐng)人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，將申請(qǐng)表交至檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，辦理檔案借閱手續(xù)，向申請(qǐng)人提供檔案，并登記借閱信息。借閱期滿(mǎn)，申請(qǐng)人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門(mén)核對(duì)無(wú)誤后，在借閱登記表上注明歸還情況。文件材料歸檔制度（一）歸檔范圍1.公司各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。2.公司與外部單位往來(lái)的文件材料，如函件、合同、協(xié)議等。（二）歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)在文件辦理完畢后，及時(shí)將文件材料進(jìn)行整理歸檔，確保歸檔文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.歸檔文件應(yīng)按照檔案整理制度的要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等處理，便于管理和查閱。3.電子文件歸檔應(yīng)確保文件格式的通用性和可讀性，同時(shí)建立相應(yīng)的電子文件目錄，注明文件名稱(chēng)、日期、存儲(chǔ)位置等信息。（三）歸檔流程1.各部門(mén)經(jīng)辦人對(duì)文件材料進(jìn)行初步整理，填寫(xiě)《文件材料歸檔清單》，注明文件名稱(chēng)、日期、數(shù)量等信息。2.將整理好的文件材料及《文件材料歸檔清單》一并提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。3.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后，在《文件材料歸檔清單》上簽字確認(rèn)，并將文件材料及清單移交至檔案管理部門(mén)。4.檔案管理部門(mén)接收人員對(duì)移交的文件材料進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。核對(duì)無(wú)誤后，在《文件材料歸檔清單》上簽字，并將文件材料按照檔案整理要求進(jìn)行歸檔入庫(kù)。七、檔案統(tǒng)計(jì)制度（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出數(shù)量及變化情況。2.檔案的整理、分類(lèi)、編目等情況。3.檔案的保管期限、密級(jí)分布情況。4.檔案的利用情況，如查閱、借閱人次、利用檔案的內(nèi)容等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)周期1.每月對(duì)檔案收進(jìn)、移出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.每季度對(duì)檔案整理、分類(lèi)、編目等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。3.每年對(duì)檔案保管期限、密級(jí)分布、利用情況等進(jìn)行全面統(tǒng)計(jì)分析，并形成年度檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告。（四）統(tǒng)計(jì)報(bào)告1.檔案統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果撰寫(xiě)統(tǒng)計(jì)報(bào)告