PAGE結(jié)算信息檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司結(jié)算信息檔案的管理，確保結(jié)算信息的真實、完整、安全和有效利用，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門涉及結(jié)算信息檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等工作。（三）定義1.結(jié)算信息檔案：指公司在業(yè)務(wù)活動中形成的與結(jié)算相關(guān)的各種文件、憑證、報表、合同等資料，包括但不限于采購結(jié)算、銷售結(jié)算、資金結(jié)算等方面的信息記錄。2.保管期限：根據(jù)結(jié)算信息檔案的重要程度和性質(zhì)，確定不同的保管期限，分為短期、中期和長期。（四）管理原則1.真實性原則：結(jié)算信息檔案應(yīng)如實反映公司業(yè)務(wù)活動中的結(jié)算情況，確保信息真實可靠。2.完整性原則：全面收集與結(jié)算相關(guān)的各類信息，保證檔案資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施，確保結(jié)算信息檔案的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)機密和敏感信息的結(jié)算檔案，嚴(yán)格保密，防止信息被不當(dāng)獲取或使用。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查閱和使用，提高工作效率，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展對結(jié)算信息的需求。二、職責(zé)分工（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善結(jié)算信息檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的結(jié)算信息檔案管理工作，定期進(jìn)行檢查和評估。3.集中統(tǒng)一管理公司結(jié)算信息檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等工作。4.對超過保管期限的結(jié)算信息檔案提出銷毀意見，并按照規(guī)定程序組織銷毀。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門結(jié)算信息檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的真實性和完整性。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的結(jié)算信息檔案移交至檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行檔案的核對和清點。3.在業(yè)務(wù)活動中，嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和要求生成和保存結(jié)算信息檔案，積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核結(jié)算信息檔案中涉及財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，確保財務(wù)信息與業(yè)務(wù)結(jié)算信息一致。2.協(xié)助檔案管理部門對涉及財務(wù)結(jié)算的檔案進(jìn)行分類和標(biāo)識，并提供財務(wù)專業(yè)方面的指導(dǎo)和建議。3.根據(jù)公司財務(wù)管理和審計工作的需要，及時查閱和使用結(jié)算信息檔案。（四）審計部門1.對結(jié)算信息檔案的管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。2.在審計工作中，有權(quán)查閱和調(diào)閱相關(guān)的結(jié)算信息檔案，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.采購業(yè)務(wù)相關(guān)的結(jié)算信息檔案，包括采購合同、訂單、驗收單、發(fā)票、付款憑證等。2.銷售業(yè)務(wù)相關(guān)的結(jié)算信息檔案，包括銷售合同、發(fā)貨單、發(fā)票、收款憑證、客戶對賬單等。3.資金結(jié)算業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案，如銀行對賬單、資金收付憑證、結(jié)算賬戶信息等。4.與結(jié)算相關(guān)的其他文件和資料，如結(jié)算審批表、內(nèi)部結(jié)算流程記錄、財務(wù)分析報告等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在結(jié)算業(yè)務(wù)完成后的規(guī)定時間內(nèi)，將相關(guān)的結(jié)算信息檔案收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的結(jié)算信息檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，相關(guān)簽字、蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文檔形式的結(jié)算信息，應(yīng)確保其存儲格式的兼容性和可讀性，并進(jìn)行備份保存。（三）整理方法1.按照結(jié)算業(yè)務(wù)的類型和時間順序，對收集到的結(jié)算信息檔案進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.去除檔案中的無關(guān)材料，如重復(fù)的附件、空白頁等，確保檔案內(nèi)容簡潔明了。4.對檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保存。四、檔案的歸檔（一）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門整理好結(jié)算信息檔案后，填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.將檔案移交清單與檔案一并提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對和清點，確認(rèn)無誤后，在檔案移交清單上簽字，并將檔案存入指定檔案柜或存儲設(shè)備中。（二）歸檔要求1.檔案應(yīng)按照分類和編號順序進(jìn)行歸檔，確保檔案存放有序，便于查找。2.歸檔的檔案應(yīng)建立相應(yīng)的索引目錄，注明檔案的編號、名稱、存放位置等信息，方便查閱。3.對于重要的結(jié)算信息檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份方式可采用紙質(zhì)備份、電子備份或異地存儲等多種形式，以防止檔案丟失或損壞。五、檔案的保管（一）保管方式1.結(jié)算信息檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放；電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。2.檔案存放地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管期限1.短期保管期限為[X]年，適用于一般性的結(jié)算信息檔案，如日常采購、銷售業(yè)務(wù)的結(jié)算憑證等。2.中期保管期限為[X]年，適用于重要的結(jié)算信息檔案，如年度財務(wù)結(jié)算報表、重大項目的結(jié)算資料等。3.長期保管期限為[X]年或永久保存，適用于涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大決策、法律糾紛等方面的結(jié)算信息檔案，如公司成立以來的所有財務(wù)結(jié)算檔案、重要合同的結(jié)算檔案等。（三）保管期間的維護(hù)1.定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、變質(zhì)等情況，如有問題及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或更換。2.對電子檔案進(jìn)行定期維護(hù)，檢查存儲設(shè)備的運行狀況，確保數(shù)據(jù)完整、可讀。3.根據(jù)檔案的保管期限和實際情況，適時對檔案進(jìn)行重新整理和分類，確保檔案管理的有序性。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱結(jié)算信息檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及財務(wù)、審計等重要事項的查閱申請，還需經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人或?qū)徲嫴块T負(fù)責(zé)人審核同意。3.檔案管理部門根據(jù)審批后的查閱申請表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱結(jié)算信息檔案的，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂借閱協(xié)議。2.借閱協(xié)議應(yīng)明確借閱期限、借閱范圍、保密責(zé)任、歸還要求等事項。3.檔案管理部門按照借閱協(xié)議的要求，為借閱人員提供檔案，并進(jìn)行借閱登記。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照借閱協(xié)議的規(guī)定使用檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。2.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)機密和敏感信息的結(jié)算信息檔案，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格保密，限制查閱和使用范圍。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案的查閱、借閱過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對查閱人員進(jìn)行身份驗證、對檔案內(nèi)容進(jìn)行遮蓋等，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強檔案存放地點的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，確保檔案安全。2.對電子檔案的存儲和傳輸進(jìn)行加密處理，防止信息被竊取或篡改。3.定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全漏洞。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時采取措施保護(hù)檔案安全，并按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理。八、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.結(jié)算信息檔案超過保管期限，且確無繼續(xù)保存價值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)合并或撤銷等原因，導(dǎo)致相關(guān)結(jié)算信息檔案不再需要的，也可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對超過保管期限的結(jié)算信息檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀申請表。2.檔案銷毀申請表應(yīng)詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.涉及財務(wù)、審計等重要事項的檔案銷毀申請，還需經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人或?qū)徲嫴块T負(fù)責(zé)人審核同意。4.公司主管領(lǐng)導(dǎo)對檔案銷毀申請表進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后由檔案管理部門組織實施銷毀工作。5.銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞?/p>