PAGE合同檔案精益管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同檔案管理，確保合同檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高合同檔案的利用效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門簽訂的各類合同檔案的管理，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同檔案管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：合同檔案應(yīng)如實(shí)反映合同簽訂、履行的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.安全保密原則：加強(qiáng)合同檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。4.高效利用原則：優(yōu)化合同檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司決策提供有力支持服務(wù)。二、合同檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門合同檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)合同檔案的集中保管，建立合同檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.定期對合同檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定提供合同檔案的查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤工作。6.負(fù)責(zé)合同檔案的鑒定、銷毀工作，按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）合同承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理和初步歸檔工作。2.在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同原件及相關(guān)資料移交檔案管理部門歸檔。3.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的數(shù)據(jù)和信息支持。4.對已履行完畢的合同，及時(shí)清理相關(guān)檔案資料，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守合同檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)合同檔案的日常收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案整齊規(guī)范。3.按照檔案管理要求，及時(shí)將合同檔案錄入數(shù)據(jù)庫，建立電子檔案目錄，方便查詢和利用。4.做好合同檔案的安全保管工作，定期檢查檔案存儲(chǔ)環(huán)境，防止檔案損壞、丟失或泄密。5.熱情接待合同檔案查閱、借閱人員，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)做好登記和跟蹤服務(wù)。6.定期對合同檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議和措施，不斷提高檔案管理水平。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍合同承辦部門應(yīng)收集合同簽訂、履行過程中形成的各類文件資料，包括但不限于合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、授權(quán)委托書、招投標(biāo)文件、往來函件、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收報(bào)告、結(jié)算憑證等。（二）收集要求1.合同承辦人員應(yīng)及時(shí)收集合同履行過程中的相關(guān)資料，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)收集與合同相關(guān)的所有文件資料，包括合同談判記錄、可行性研究報(bào)告等。3.收集的合同資料應(yīng)字跡清晰，并使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等。（三）整理原則1.遵循合同檔案的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。3.每份合同檔案應(yīng)編制頁碼，標(biāo)注清晰，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.合同文本應(yīng)按照合同編號順序排列，同一合同的正副本應(yīng)合并整理。2.補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等應(yīng)與原合同一并整理，并注明與原合同的關(guān)聯(lián)關(guān)系。3.授權(quán)委托書、招投標(biāo)文件等相關(guān)資料應(yīng)按照合同簽訂的時(shí)間順序，依次排列在合同文本之后。4.往來函件、會(huì)議紀(jì)要等應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行編號，并與合同檔案建立索引關(guān)系。5.驗(yàn)收報(bào)告、結(jié)算憑證等應(yīng)按照合同履行的時(shí)間順序，分別整理成冊，并與合同檔案相對應(yīng)。四、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的合同檔案移交檔案管理部門歸檔。2.移交的合同檔案應(yīng)填寫《合同檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案交接的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案管理部門應(yīng)在收到合同檔案后[X]個(gè)工作日內(nèi)，完成檔案的審核和入庫工作。（二）保管期限合同檔案的保管期限根據(jù)合同的性質(zhì)、重要程度等因素確定，一般分為永久保管、長期保管和短期保管。具體保管期限如下：1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、核心業(yè)務(wù)以及具有長期法律效力的合同檔案，如公司章程、股權(quán)變更協(xié)議、重大資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同等。此類合同檔案應(yīng)永久保存，不得銷毀。2.長期保管：保管期限為[X]年的合同檔案，主要包括公司日常經(jīng)營活動(dòng)中簽訂的重要合同，如大額買賣合同、長期租賃合同、重要服務(wù)合同等。此類合同檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，可按照規(guī)定辦理銷毀手續(xù)。3.短期保管：保管期限為[X]年的合同檔案，一般為公司日常經(jīng)營活動(dòng)中簽訂的一般性合同，如小額采購合同、短期租賃合同等。此類合同檔案在保管期限屆滿后，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（三）保管方式1.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于專用檔案柜中，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案索引目錄，方便快速檢索和查詢。3.檔案管理部門應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲(chǔ)狀態(tài)符合要求。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級報(bào)告。（四）檔案存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門區(qū)域存放電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備，并配備必要的安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止電子檔案信息泄露。五、合同檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司重大事項(xiàng)或機(jī)密信息的合同檔案，查閱申請人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司法律合規(guī)部門審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可到檔案管理部門查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并對查閱情況進(jìn)行記錄。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的合同檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損毀檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）查閱、借閱登記檔案管理部門應(yīng)建立合同檔案查閱、借閱登記制度，對查閱、借閱人員的姓名、部門、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間、借閱期限等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。查閱、借閱登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（四）歸還要求借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿后及時(shí)歸還合同檔案。檔案管理部門在收到歸還的合同檔案后，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立合同檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、法律合規(guī)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期合同檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過保管期限，且合同涉及的事項(xiàng)已處理完畢，無繼續(xù)保存價(jià)值的合同檔案。2.合同內(nèi)容已被新的合同或文件替代，原合同檔案已失去參考價(jià)值的。3.合同簽訂主體已注銷，且無其他單位或個(gè)人對該合同檔案提出權(quán)益主張的。4.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的其他合同檔案。（三）銷毀程序1.檔案管理部門定期對到期合同檔案進(jìn)行清理，編制《合同檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀合同檔案的名稱、編號、保管期限等信息。2.《合同檔案銷毀清單》經(jīng)合同檔案鑒定工作小組審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀后的合同檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案的名稱、數(shù)量等信息，確保銷毀工作徹底、無誤。4.銷毀過程中，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《合同檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔。七、合同檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的合同檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同檔案的收集、整理、歸檔、查閱、借閱、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理，提高合同檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：能夠快速、準(zhǔn)確地錄入合同檔案的基本信息、文本內(nèi)容、相關(guān)附件等，支持批量錄入和在線編輯。2.檔案查詢功能：提供多種查詢方式，如按合同編號、合同名稱、簽訂時(shí)間、承辦部門等條件進(jìn)行查詢，能夠快速定位所需檔案信息。3.檔案借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)合同檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，對借閱情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析。4.權(quán)限管理功能：根據(jù)不同用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保合同檔案信息的安全和保密。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對合同檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。6.統(tǒng)計(jì)分析功能：能夠?qū)贤瑱n案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)合同檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等，防止外部非法入侵和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.對合同檔案