PAGE幼兒園檔案室外借制度一、總則（一）目的為加強幼兒園檔案管理，規(guī)范檔案室外借行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在幼兒園各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園全體教職工、因工作需要查閱檔案的外部單位或個人。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.遵循方便利用、提高效率的原則，在不影響檔案正常管理和安全的前提下，為利用者提供必要的服務。二、檔案室外借的范圍與條件（一）可外借檔案的范圍1.一般性的行政管理文件，如通知、報告、會議紀要等，且不涉及敏感信息的。2.教學活動相關的參考資料，如教案、教學計劃、學生成績記錄等，但需經(jīng)過相關負責人審核同意。3.幼兒園歷史資料中已公開且不涉及隱私的部分，如園慶活動照片、早期發(fā)展歷程記錄等。（二）外借條件1.因工作需要，確需查閱、使用檔案資料。2.借閱人須填寫《檔案外借申請表》，詳細說明借閱目的、內(nèi)容、期限等，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。3.涉及重要或機密檔案的外借，需經(jīng)幼兒園檔案管理部門負責人及相關領導審批。三、檔案室外借的流程（一）申請1.借閱人登錄幼兒園檔案管理系統(tǒng)或到檔案管理室領取《檔案外借申請表》。2.認真填寫申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等信息。3.將申請表提交所在部門負責人審核簽字，確認借閱需求的合理性。（二）審批1.一般性檔案外借申請，由檔案管理部門負責人審批。2.重要或機密檔案外借申請，需經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報幼兒園分管領導審批。3.審批通過后，檔案管理部門在申請表上加蓋審批章，并留存一份備案。（三）借閱登記1.檔案管理人員根據(jù)審批通過的申請表，對擬外借檔案進行清點、核對。2.在《檔案外借登記簿》上詳細記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、數(shù)量開始日期、預計歸還日期等信息。3.借閱人簽字確認。（四）檔案交付1.檔案管理人員按照借閱人填寫的需求，將檔案整理、包裝好后交付借閱人。2.同時向借閱人說明檔案的保管要求和注意事項，如避免折疊、防止受潮、不得擅自涂改等。（五）歸還1.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需續(xù)借，應提前[X]個工作日向檔案管理部門提出申請，經(jīng)審批同意后方可續(xù)借。2.歸還時，借閱人需將檔案當面交還給檔案管理人員。檔案管理人員對歸還的檔案進行認真核對，檢查檔案是否完整、有無損壞、涂改等情況。3.核對無誤后，檔案管理人員在《檔案外借登記簿》上記錄歸還日期，并由借閱人簽字確認。四、檔案室外借的期限與管理（一）借閱期限1.一般性檔案外借期限一般不超過[X]個工作日。2.重要或機密檔案外借期限根據(jù)具體情況確定，但最長不超過[X]個工作日。（二）催還1.在借閱期限屆滿前[X]個工作日，檔案管理人員應通過電話、郵件等方式提醒借閱人按時歸還檔案。2.對于逾期未還的借閱人，檔案管理人員應再次與其溝通，了解原因，并督促其盡快歸還。（三）續(xù)借管理1.借閱人如需續(xù)借檔案，應填寫《檔案續(xù)借申請表》，注明續(xù)借原因和期限。2.續(xù)借申請經(jīng)原審批人審批同意后，檔案管理人員辦理續(xù)借手續(xù)，并在《檔案外借登記簿》上記錄續(xù)借信息。（四）檔案保管要求1.借閱人應妥善保管所借檔案，不得轉借他人，不得擅自復印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。2.檔案應存放在安全、干燥、通風的地方，避免與易燃、易爆、潮濕等物品接觸。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。五、檔案室外借的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門定期對借出的檔案進行檢查，了解檔案的使用情況和保管狀況。2.檢查內(nèi)容包括檔案是否按時歸還、有無損壞丟失、是否按規(guī)定使用等。（二）不定期抽查1.檔案管理部門不定期對借閱檔案的情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.抽查方式可包括查閱《檔案外借登記簿》、與借閱人面談、實地查看檔案保管情況等。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的借閱人，檔案管理部門視情節(jié)輕重給予警告、通報批評等處理。2.因違規(guī)行為導致檔案丟失、損壞、泄密等嚴重后果的，借閱人應承擔相應的法律責任，并按照幼兒園相關規(guī)定進行賠償。六、檔案室外借的保密規(guī)定（一）保密要求1.借閱人應對所借檔案中的機密信息嚴格保密，不得向無關人員透露。2.涉及幼兒園商業(yè)秘密、教學成果、學生隱私等重要信息的檔案，借閱人必須采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。（二）保密措施1.借閱人在使用檔案過程中，如需復印、摘錄等，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。2.復印、摘錄的檔案內(nèi)容應妥善保管，使用完畢后及時歸還檔案管理部門，不得擅自留存。3.借閱人離開工作崗位時，應將所借檔案妥善存放，防止他人獲取。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)借閱人有泄密行為跡象，檔案管理部門應立即采取措施，制止泄密行為，并及時報告幼兒園相關領導。2.對于已造成泄密后果的，應依法追究借閱人的責任，并采取相應措施減少損失和消除影響。七、附則（一）解釋權本制