PAGE財(cái)務(wù)檔案管理制度手冊一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財(cái)務(wù)檔案管理。（三）定義財(cái)務(wù)檔案是指公司在財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等各種形式的會(huì)計(jì)資料以及其他與財(cái)務(wù)相關(guān)的資料。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理財(cái)務(wù)檔案，各分公司、子公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)本單位財(cái)務(wù)檔案的具體管理工作，并接受公司財(cái)務(wù)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.真實(shí)完整原則。財(cái)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司財(cái)務(wù)活動(dòng)情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性。3.安全保密原則。采取有效措施確保財(cái)務(wù)檔案的安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.便于利用原則。財(cái)務(wù)檔案的整理、保管和利用應(yīng)便于查閱和使用，提高工作效率。二、財(cái)務(wù)檔案的分類與歸檔（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、銀行對賬單等。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的記賬憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬簿。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目設(shè)置的分類賬簿，包括三欄式明細(xì)賬、多欄式明細(xì)賬、數(shù)量金額式明細(xì)賬等。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。4.輔助賬簿：如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺(tái)賬等。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)報(bào)告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財(cái)務(wù)報(bào)告：在月度財(cái)務(wù)報(bào)告的基礎(chǔ)上，增加附注等內(nèi)容。3.年度財(cái)務(wù)報(bào)告：包括年度資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注等。（四）其他財(cái)務(wù)資料1.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算資料：包括年度財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告及相關(guān)資料。2.財(cái)務(wù)分析報(bào)告：定期或不定期的財(cái)務(wù)分析報(bào)告。3.稅務(wù)資料：包括納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。4.財(cái)務(wù)合同：如借款合同、投資合同、租賃合同等。5.財(cái)務(wù)審批文件：如費(fèi)用報(bào)銷審批單、資金支付審批單等。6.財(cái)務(wù)制度及相關(guān)文件：公司制定的財(cái)務(wù)制度、辦法及相關(guān)文件。（五）歸檔要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊，標(biāo)明月份、憑證種類、起止號碼、附件張數(shù)等，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按年打印成冊，封面應(yīng)注明賬簿名稱、年度、單位名稱等，并由記賬人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名或蓋章。4.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按規(guī)定的格式和內(nèi)容編制，加蓋單位公章，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名或蓋章。5.其他財(cái)務(wù)資料應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行整理歸檔，確保資料的齊全和規(guī)范。6.歸檔的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查找和利用。三、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿：保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管，月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年。4.其他財(cái)務(wù)資料：保管期限根據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為10年或永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案室，用于存放財(cái)務(wù)檔案。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.財(cái)務(wù)檔案也可采用電子存儲(chǔ)方式，但應(yīng)定期進(jìn)行備份，并與紙質(zhì)檔案同時(shí)保管。電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.檔案室應(yīng)建立檔案借閱登記制度，對檔案的借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱日期、借閱人姓名、借閱檔案名稱及歸還日期等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對超過保管期限的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，防止檔案長期積壓。四、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)查閱。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等因?qū)徲?jì)、檢查工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在財(cái)務(wù)部門指定人員的陪同下查閱。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案名稱、借閱期限、借閱用途等內(nèi)容，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.外部人員因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)出具正式函件，說明借閱目的、范圍和期限等內(nèi)容，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換或標(biāo)注檔案內(nèi)容。2.查閱和借閱人員不得將檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.查閱和借閱人員應(yīng)遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度，愛護(hù)檔案設(shè)施和設(shè)備，確保檔案安全。五、財(cái)務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限已滿且無繼續(xù)保存價(jià)值的財(cái)務(wù)檔案。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聯(lián)p壞無法使用的財(cái)務(wù)檔案。（二）銷毀程序1.由財(cái)務(wù)部門提出銷毀申請，填寫財(cái)務(wù)檔案銷毀申請表，注明擬銷毀檔案的名稱、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并附上需銷毀檔案的清單。2.公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對銷毀申請進(jìn)行審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.公司應(yīng)成立由財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等人員組成的檔案銷毀鑒定小組，對擬銷毀的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，確保銷毀檔案符合銷毀條件。4.檔案銷毀鑒定小組對符合銷毀條件的檔案進(jìn)行登記造冊，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽名或蓋章。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)將銷毀情況報(bào)告公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人，并將銷毀清冊歸檔保存。六、財(cái)務(wù)檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對財(cái)務(wù)檔案的整理、保管、查閱、借閱、銷毀等情況進(jìn)行檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.財(cái)務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.財(cái)務(wù)檔案的整理、歸檔是否符合要求。3.財(cái)務(wù)檔案的保管是否安全、完整。4.財(cái)務(wù)檔案的查閱、借閱手續(xù)是否齊全、規(guī)范。5.財(cái)務(wù)檔案的銷毀程序是否合規(guī)。（三）問題處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，要求責(zé)任部