PAGE宗親會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強宗親會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在宗親會各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于宗親會機關各部門、各分支機構以及全體會員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：宗親會檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映宗親會的工作活動和歷史面貌。3.完整性原則：全面收集、整理和保存宗親會在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為宗親會工作提供便捷服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責宗親會檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理工作流程和規(guī)范。3.對檔案進行安全保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。4.開展檔案信息化建設，建立檔案數據庫，實現檔案信息的電子化管理和遠程查詢利用。5.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案進行處理。6.積極為宗親會各部門和會員提供檔案查閱、借閱等服務，根據利用需求編制檔案檢索工具和參考資料。（三）各部門職責1.負責本部門在工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.按照檔案管理規(guī)定，正確使用和保管檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.宗親會組織建設方面的文件材料，包括章程、組織機構變更文件、會員名單等。2.宗親會會議文件材料，如會議通知、議程、決議、紀要等。3.宗親會活動策劃與實施過程中形成的文件材料，包括活動方案、活動總結、活動照片、視頻等。4.宗親會與外部單位交流合作的文件材料，如合作協(xié)議、往來信函等。5.宗親會財務管理文件材料，如財務報表、審計報告、收支憑證等。6.宗親會會員管理文件材料，如會員入會申請表、會員證、會員獎懲記錄等。7.宗親會文化傳承與研究方面的文件材料，如族譜、家族歷史資料、研究成果等。8.其他與宗親會工作相關的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應保持原件的完整性，不得隨意裁剪、涂改或損壞。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和存儲方式進行收集，并確保電子文件的真實性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內容等因素進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、財務管理類、會員管理類、文化傳承類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應注意保持文件的原貌，不得壓蓋文件內容。四、檔案的保管（一）保管場所設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設備配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、除濕設備、防蟲藥品等，定期對保管設備進行檢查和維護，確保其正常運行。（三）檔案上架按照檔案分類編號順序，將檔案整齊上架存放，并在檔案柜上標明檔案類別和編號，便于查找和管理。（四）檔案保管期限根據檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種。具體保管期限按照國家有關規(guī)定和宗親會實際情況確定。（五）檔案定期檢查定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的保管狀況、數量、完整性等。如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）利用范圍宗親會各部門、會員以及其他經授權的單位和個人，因工作需要可查閱、借閱宗親會檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案：查閱者需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱者不得擅自涂改、抽取、復制檔案。2.借閱檔案：借閱者需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱檔案。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復制檔案。（三）利用登記檔案管理部門應對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）者姓名、所在部門、查閱（借閱）內容、歸還日期等信息，以便對檔案利用情況進行跟蹤和管理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定，準確判定檔案是否仍具有保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人以及檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，根據檔案的內容、來源、時間等因素，綜合判斷其保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較，分析其在內容、形式、歷史背景等方面的異同，確定其保存價值。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報宗親會領導審批。2.檔案銷毀前，應進行造冊登記，注明檔案名稱、數量、保管期限等信息。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀后的檔案清冊應妥善保存，以備查考。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的宗親會檔案信息化管理系統(tǒng)，實現檔案信息的電子化錄入、存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化管理內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行數字化掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質檔案內容一致。2.檔案數據庫建設：建立檔案數據庫，將檔案信息錄入數據庫，實現檔案信息的集中管理和快速查詢。3.檔案管理系統(tǒng)功能：檔案管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，滿足宗親會檔案管理工作的實際需求。（三）信息化安全管理1.設置用戶權限：根據不同人員的工作職責和權限，設置檔案管理系統(tǒng)的用戶權限，確保檔案信息的安全。2.數據備份與恢復：定期對檔案數據庫進行備份，備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。建立數據恢復機制，確保在數據丟失或損壞時能夠及時恢復。3.網絡安全防護：加強檔案管理系統(tǒng)的網絡安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密傳輸等技術手段，防止網絡攻擊和數據泄露。八、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制宗親會設立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現問題及時督促整改。（二）考核辦法制定檔案管理工作考核標準，對各部門檔案管理工作進行量化考核，考核結果納入部門績效考核體系。