PAGE城建檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強城建檔案室的科學(xué)管理，確保城建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織城建檔案室的檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴(yán)格遵守國家檔案法律法規(guī)，依法開展檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理原則：城建檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.完整準(zhǔn)確原則：保證城建檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確反映城市建設(shè)活動的真實情況。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織各項工作提供有力支持。二、檔案管理機構(gòu)與人員（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)立城建檔案室，負責(zé)本公司/組織城建檔案的具體管理工作。檔案室應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，確保檔案管理工作的正常開展。（二）人員配備檔案室應(yīng)配備專職檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉城建檔案業(yè)務(wù)，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，取得相應(yīng)的崗位資格證書。檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，如有變動應(yīng)及時做好交接工作。（三）崗位職責(zé)1.檔案管理人員職責(zé)負責(zé)城建檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等具體工作。制定和執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范有序。對檔案進行分類、編號、編目等，建立健全檔案檢索體系。定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。積極為公司/組織各部門提供檔案利用服務(wù)，及時準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。參與檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。2.各部門兼職檔案員職責(zé)負責(zé)本部門城建檔案的收集、整理、移交等工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確、完整。協(xié)助檔案管理人員做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計等工作。配合檔案管理人員開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息。三、檔案收集（一）收集范圍1.城市規(guī)劃方面：包括城市總體規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃、詳細規(guī)劃等各類規(guī)劃文件及相關(guān)圖紙。2.城市建設(shè)工程方面：涵蓋工程項目的立項、可行性研究、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等各個環(huán)節(jié)形成的文件資料，如工程前期文件、施工圖紙、技術(shù)資料、竣工圖、驗收報告等。3.城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面：包括道路、橋梁、給排水、供電、供氣、供熱、通信等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時將本部門形成的城建檔案資料整理齊全，定期移交檔案室。2.檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.歸檔的文件資料應(yīng)采用耐久性強的書寫材料和載體，如碳素墨水、藍黑墨水書寫或打印，紙質(zhì)檔案應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，電子檔案應(yīng)符合相關(guān)格式要求。（三）收集程序1.各部門兼職檔案員負責(zé)收集本部門的檔案資料，對收集到的檔案進行初步整理，填寫檔案移交清單。2.檔案管理人員定期到各部門接收檔案資料，對移交的檔案進行審核，符合要求的予以接收，不符合要求的退回原部門補充完善。3.對于重大建設(shè)項目或重要檔案資料，檔案管理人員應(yīng)提前介入，參與檔案資料的形成過程，確保檔案的質(zhì)量。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照城市建設(shè)的不同領(lǐng)域和項目類型進行分類，如規(guī)劃類、工程建設(shè)類、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)類等。2.在每一大類下，再根據(jù)文件的性質(zhì)、時間、來源等因素進行細分，形成二級、三級類目。（三）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理對收集到的紙質(zhì)文件進行分類、排序，去除重復(fù)、無效的文件。按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行組卷，每卷厚度適中，一般不超過20mm。編寫卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號等內(nèi)容。填寫卷皮，注明卷號、題名、年度、保管期限、密級等信息。裝訂卷內(nèi)文件，采用三孔一線或縫紉機裝訂，確保整齊牢固。2.電子檔案整理對電子文件進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。按照檔案編號規(guī)則為電子文件命名，確保文件名準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容和性質(zhì)。對電子文件進行元數(shù)據(jù)著錄，包括文件的題名、責(zé)任者、日期、格式、大小等信息，以便于檢索和利用。定期對電子檔案進行備份，采用異地備份等方式，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)具備適宜的溫濕度條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，做好防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防光、防磁等工作。3.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、防火設(shè)備、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）檔案存放1.按照檔案分類體系，將檔案有序存放在檔案柜或檔案架上，便于查找和利用。2.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放地點和順序，方便快速定位檔案。（三）檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的重要程度、利用價值等因素，確定檔案的保管期限，分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的補救措施，并報告上級主管部門。3.對清查結(jié)果進行記錄，形成檔案清查報告，作為檔案管理工作的重要參考資料。六、檔案鑒定（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和利用價值，對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和分管領(lǐng)導(dǎo)組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織實施。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對到期檔案進行逐卷審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷檔案的價值。2.對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對于確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單，報經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀清單經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會同相關(guān)人員對擬銷毀檔案進行清點核對，確保銷毀檔案準(zhǔn)確無誤。2.采用焚燒、粉碎等方式對檔案進行銷毀，銷毀過程應(yīng)進行記錄，由監(jiān)銷人員簽字確認。3.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期、方式等信息，并永久保存。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的卷數(shù)、件數(shù)、長度等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計，如分類、編目、裝訂等工作的完成情況。3.檔案的利用情況統(tǒng)計，如查閱檔案的人次、卷次、利用效果等。4.檔案的保管情況統(tǒng)計，如檔案的完好率、破損率、丟失率等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案管理工作的各項數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件等工具，對檔案數(shù)據(jù)進行自動化統(tǒng)計分析，提高統(tǒng)計工作的效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計報表1.定期編制檔案統(tǒng)計報表，如年度檔案統(tǒng)計報表、季度檔案利用情況報表等，向上級主管部門和本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織檔案利用規(guī)定，提供檔案利用服務(wù)。2.方便快捷原則：優(yōu)化檔案利用流程，提高服務(wù)效率，為利用者提供便利。3.保密安全原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息安全。（二）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案資料。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱本公司/組織的城建檔案資料。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要，依法查閱、調(diào)取本公司/組織的相關(guān)檔案資料。（三）利用程序1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向本公司/組織提出書面申請，說明查閱、借閱的目的、范圍、期限等，經(jīng)本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案時應(yīng)指定專人陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱、調(diào)取檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，按照規(guī)定程序辦理查閱、調(diào)取手續(xù)。（四）利用方式1.查閱：利用者可在檔案室查閱檔案原件或復(fù)印件，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.借閱：因工作需要確需借出檔案的，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定期限歸還，借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞等。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，按照規(guī)定程序辦理復(fù)制手續(xù)，并注明復(fù)制用途。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)城建檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和利用水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)建設(shè)檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)平臺搭建：建立檔案信息網(wǎng)站或內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)檔案信息的在線查詢、利用和共享。（三）數(shù)據(jù)安全與維護1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行維