PAGE物資檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司物資檔案管理，確保物資檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于物資的合理調(diào)配、使用和維護，提高公司物資管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有物資檔案的管理，包括但不限于原材料、設備、工具、辦公用品等各類物資從采購、入庫、使用、維修、報廢等全過程所形成的文件、資料、記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司物資檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實準確原則：物資檔案應如實反映物資的實際情況，數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整，不得弄虛作假。3.分類科學原則：按照物資的類別、性質(zhì)、用途等進行科學分類，便于查找和管理。4.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保物資檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、物資檔案的分類與編號（一）分類標準1.按物資類別分類：分為原材料、輔助材料、設備、工具、辦公用品、勞保用品等大類。2.按物資用途分類：如生產(chǎn)用物資、辦公用物資、維修用物資等。3.按物資來源分類：包括外購物資、自制物資、租賃物資等。（二）編號規(guī)則1.編號結(jié)構：物資檔案編號采用[類別代碼][順序號]的結(jié)構。2.類別代碼：根據(jù)物資分類標準，為每一類物資設定特定的代碼，如原材料用“YC”表示，設備用“SB”表示等。3.順序號：按照物資入庫時間或其他規(guī)定順序依次編號，確保編號的唯一性。（三）示例如“YC001”表示公司編號為001的原材料檔案，“SB010”表示編號為010的設備檔案。三、物資檔案的收集與整理（一）收集范圍1.采購環(huán)節(jié)：采購合同、訂單、發(fā)票、驗收報告等。2.入庫環(huán)節(jié)：入庫單、質(zhì)量檢驗報告、物資合格證等。3.使用環(huán)節(jié)：領用記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄等。4.報廢環(huán)節(jié)：報廢申請單、報廢處理記錄等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責物資檔案的收集工作，確保檔案資料及時、準確、完整地收集。2.收集的檔案資料應字跡清晰、內(nèi)容完整，不得有涂改、缺頁等情況。3.對于電子文檔，應確保其格式規(guī)范、存儲安全，并與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類整理：按照物資檔案的分類標準，將收集到的檔案資料進行分類。2.編號標注：在每份檔案資料上標注相應的編號，確保編號與檔案內(nèi)容一致。3.裝訂成冊：對于紙質(zhì)文檔較多的類別，應進行裝訂成冊，并編制目錄。4.電子歸檔：將電子文檔按照類別和編號進行分類存儲，建立電子檔案庫。四、物資檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.整理好的物資檔案資料由檔案管理人員進行審核，確保檔案資料符合歸檔要求。2.審核通過后，檔案管理人員將檔案資料按照編號順序進行排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標注類別和編號范圍。3.建立物資檔案目錄清單，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、存放位置等信息。（二）保管期限1.長期保管檔案：對于重要的設備檔案、關鍵原材料檔案等，保管期限為[X]年。2.中期保管檔案：一般的物資檔案保管期限為[X]年。3.短期保管檔案：如臨時性的物資采購記錄等，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案庫房要求：檔案庫房應保持干燥、通風、清潔，溫度控制在[X]℃，濕度控制在[X]%。2.安全防護措施：配備必要的消防器材、防盜設備等，確保檔案庫房的安全。3.定期檢查：檔案管理人員應定期對物資檔案進行檢查，查看檔案是否完好、有無損壞、丟失等情況。4.防蟲防霉處理：對檔案進行防蟲防霉處理，防止檔案被蟲蛀、霉變。五、物資檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱物資檔案，應填寫《物資檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，交檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員應在指定地點提供檔案查閱服務，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保檔案資料的安全。4.查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等，如需復印或摘錄部分內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱物資檔案的，應填寫《物資檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期限屆滿，借閱人員應按時歸還檔案資料，如因特殊情況需要延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。六、物資檔案的銷毀（一）銷毀條件1.物資已報廢且不再具有使用價值和保存意義。2.檔案保管期限已滿且經(jīng)過鑒定可以銷毀。3.檔案因自然災害、意外事故等原因造成損壞無法修復且無利用價值。（二）銷毀流程1.由相關部門提出物資檔案銷毀申請，填寫《物資檔案銷毀申請表》，說明銷毀原因、檔案名稱、編號、數(shù)量等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人和公司分管領導簽字批準后，方可進行銷毀。3.檔案管理人員應會同相關部門人員對擬銷毀的檔案進行清點、核對，確保銷毀檔案的準確性。4.銷毀檔案時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。5.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認。七、物資檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設立物資檔案管理監(jiān)督小組，定期對物資檔案管理工作進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組有權對物資檔案管理部門和相關部門的工作進行抽查，查閱檔案資料，提出整改意見。（二）考核辦法1.將物資檔案管理工作納入公司績效考核體系，對檔案管理部門和相關部門進行考核。2.考核內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準確性、及時性，檔案管理的規(guī)范性、安全性等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵