PAGE項目測量檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司項目測量檔案的管理，確保測量檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮測量檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及技術創(chuàng)新中的作用，依據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項目測量檔案的管理，包括但不限于工程建設、地質(zhì)勘探、地形測繪等各類涉及測量工作的項目所形成的檔案資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設立專門的檔案管理部門，對項目測量檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則測量檔案應如實反映項目測量工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確、資料完整。3.及時性原則項目測量工作完成后，應及時整理、歸檔相關檔案資料，確保檔案的時效性。4.保密性原則對涉及公司機密或商業(yè)秘密的測量檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善項目測量檔案管理制度，并組織實施。2.負責項目測量檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等日常管理工作。3.對項目測量檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性進行審核和監(jiān)督。4.定期對項目測量檔案進行統(tǒng)計、分析和鑒定，提出檔案保管期限的調(diào)整意見。5.負責檔案管理設施設備的配備、維護和管理，確保檔案安全。（二）項目測量部門職責1.負責本部門項目測量檔案的形成、積累和初步整理工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交。2.明確專人負責項目測量檔案的管理，確保檔案資料的真實、完整和及時歸檔。3.在項目測量過程中，嚴格按照相關標準和規(guī)范進行操作，保證測量數(shù)據(jù)的準確性和可靠性，為檔案的形成提供良好的基礎。4.配合檔案管理部門做好項目測量檔案的查閱、借閱等工作。（三）相關人員職責1.項目測量人員負責測量原始數(shù)據(jù)的記錄、采集和整理，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。及時將測量過程中形成的各類資料移交給項目測量部門的檔案管理人員。2.檔案管理人員熟悉檔案管理業(yè)務，嚴格遵守檔案管理制度，認真做好檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作。對檔案的查閱、借閱進行登記和跟蹤，確保檔案的安全和規(guī)范使用。三、檔案的形成與收集（一）項目測量檔案的形成1.項目測量準備階段項目立項文件、測量任務書、技術設計書等。測量儀器設備的檢定證書、校準記錄等。測量控制點的相關資料，如控制點成果表、點之記等。2.項目測量實施階段測量原始記錄，包括觀測數(shù)據(jù)、計算過程、草圖等。測量成果資料，如平面控制測量成果、高程控制測量成果、地形測量成果等。測量過程中形成的各類技術總結、報告等。3.項目測量驗收階段測量成果驗收報告、驗收意見等。對測量成果的質(zhì)量評定資料。（二）檔案的收集1.項目測量部門應在項目測量工作結束后，及時組織相關人員對測量檔案進行收集。2.收集的檔案資料應包括紙質(zhì)文件、電子文件及其他介質(zhì)的資料。3.對收集到的檔案資料進行初步審核，確保資料的完整性和準確性，對不符合要求的資料應及時補充或修正。四、檔案的整理與歸檔（一）檔案整理的要求1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.分類科學、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。3.紙質(zhì)文件應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。4.電子文件應格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全、載體完好。（二）檔案分類1.按照項目類別分類，如工程建設項目、地質(zhì)勘探項目、地形測繪項目等。2.在每個項目類別下，按照測量階段分類，如準備階段、實施階段、驗收階段等。3.每個測量階段再按照文件材料的性質(zhì)分類，如技術文件、原始記錄、成果資料等。（三）檔案組卷1.同一項目、同一測量階段、同一性質(zhì)的文件材料應組成一卷或數(shù)卷。2.卷內(nèi)文件應按照重要程度、時間順序等進行排列。3.卷內(nèi)文件應編制頁碼，頁碼應連續(xù)、準確。（四）檔案編號1.檔案編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。2.編號格式為：項目類別代碼+項目編號+測量階段代碼+卷號。3.項目類別代碼、項目編號、測量階段代碼應按照公司統(tǒng)一規(guī)定編制，卷號應按照組卷順序依次編寫。（五）檔案歸檔1.項目測量部門整理好的檔案資料應及時移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，符合要求的予以歸檔，并辦理交接手續(xù)。3.歸檔后的檔案應按照編號順序上架存放，便于查找和管理。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應保持清潔、整齊，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.庫房內(nèi)應配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應采用裝訂成冊或裝盒的方式進行保管，并按照檔案編號順序排列上架。2.電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)應選用質(zhì)量可靠、存儲容量足夠的設備，并定期進行檢查和維護。3.對重要的檔案資料應進行異地備份，以防止因自然災害、人為破壞等原因導致檔案丟失。（三）檔案保管期限1.項目測量檔案的保管期限應根據(jù)國家有關規(guī)定和公司實際情況確定，一般分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項目立項文件、測量任務書、技術設計書、測量成果驗收報告等重要文件。3.長期保管的檔案主要包括測量原始記錄、成果資料、技術總結等具有一定歷史價值和參考價值的文件，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括一些臨時性的文件資料，保管期限一般為1年至10年。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。2.每年至少進行一次全面檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題應及時采取措施進行處理，如修復破損檔案、補充缺失文件等。3.檢查結果應記錄在案，并作為檔案管理工作考核的依據(jù)之一。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項目測量檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密或商業(yè)秘密的測量檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)公司批準，不得擅自復制、摘抄或傳播。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司項目測量檔案的，應持單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)公司主管領導批準后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應安排專人陪同，并對查閱情況進行記錄。（二）借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱項目測量檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，符合要求的予以借閱，并在《檔案借閱登記簿》上登記。3.借閱人員應按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取或拆卷。（三）查閱與借閱記錄1.檔案管理部門應建立《檔案查閱登記簿》和《檔案借閱登記簿》，對查閱和借閱檔案的人員、時間、檔案名稱、編號等信息進行詳細記錄。2.查閱和借閱記錄應保存完整，以備查詢和統(tǒng)計。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司機密或商業(yè)秘密的項目測量檔案，應嚴格保密，明確保密責任人和保密范圍。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱、借閱過程中，應采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。4.對檔案管理工作中接觸到的保密信息，相關人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密義務和違約責任。（二）安全管理1.檔案管理部門應加強檔案安全管理，制定安全管理制度，落實安全責任。2.檔案庫房應安裝必要的安全防護設施，如監(jiān)控設備、防盜報警裝置等。3.定期對檔案管理設施設備進行檢查和維護，確保其正常運行。4.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止因人為疏忽導致檔案安全事故的發(fā)生。八、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期滿的項目測量檔案進行鑒定，鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關業(yè)務部門的人員共同進行。2.鑒定內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、歷史價值和現(xiàn)實利用價值等。3.對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》。（二）檔案銷毀1.《檔案銷