PAGE道路施工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)道路施工檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為道路施工及后續(xù)維護(hù)、管理提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有道路施工項(xiàng)目檔案的管理，包括從項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過程中形成的各類文件、資料、圖表等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則道路施工檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映道路施工的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案資料。3.完整性原則全面收集、整理道路施工過程中產(chǎn)生的各類文件，確保檔案資料不遺漏。4.及時(shí)性原則及時(shí)對(duì)道路施工檔案進(jìn)行整理、歸檔，保證檔案資料與施工進(jìn)度同步。5.保密性原則對(duì)涉及公司機(jī)密或敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善道路施工檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)道路施工檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好道路施工檔案的形成、積累和整理工作。4.定期對(duì)道路施工檔案進(jìn)行檢查、鑒定，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制或處理。5.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)形成和有效積累。2.協(xié)調(diào)項(xiàng)目各部門之間的檔案管理工作，明確各部門在檔案形成過程中的職責(zé)。3.對(duì)本項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，督促檔案管理人員及時(shí)整理、歸檔項(xiàng)目檔案。（三）各部門職責(zé)1.工程技術(shù)部門負(fù)責(zé)收集、整理道路施工過程中的技術(shù)文件、施工圖紙、變更通知等資料，并及時(shí)提交給檔案管理部門。2.物資設(shè)備部門負(fù)責(zé)整理物資采購合同、設(shè)備清單、設(shè)備驗(yàn)收資料等檔案，并按要求移交檔案管理部門。3.質(zhì)量安全部門負(fù)責(zé)收集質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全檢查記錄、事故處理文件等檔案，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)整理項(xiàng)目費(fèi)用預(yù)算、結(jié)算文件、財(cái)務(wù)憑證等檔案，并配合檔案管理部門做好相關(guān)工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)任務(wù)書等。2.設(shè)計(jì)文件初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更文件等。3.施工文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄、施工日志、工程測(cè)量記錄、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。4.物資設(shè)備文件物資采購合同、設(shè)備清單、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.質(zhì)量安全文件質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全檢查記錄、質(zhì)量事故處理文件、安全事故處理文件等。6.竣工驗(yàn)收文件竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。7.其他文件與道路施工相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、來往信函、影像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，符合檔案管理要求。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并確保其可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類按照道路施工檔案的形成階段、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為項(xiàng)目前期、設(shè)計(jì)、施工、物資設(shè)備、質(zhì)量安全、竣工驗(yàn)收等類別。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂與裝盒對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固；將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、起止日期等信息。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在項(xiàng)目完成一個(gè)階段或一項(xiàng)工作后，及時(shí)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)在收到檔案資料后，對(duì)其進(jìn)行審核，符合要求的予以歸檔。3.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔清單，一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交移交部門備查。（二）保管期限1.道路施工檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等重要文件。3.長期保管的檔案包括設(shè)計(jì)文件、施工文件、質(zhì)量安全文件等，保管期限一般為10年至30年。4.短期保管的檔案包括物資設(shè)備文件、一般性的來往信函等，保管期限一般為5年以下。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對(duì)重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便查閱和利用。五、檔案利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、利用道路施工檔案；外部單位因項(xiàng)目審計(jì)、驗(yàn)收、查詢等原因，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可查閱相關(guān)檔案。（二）借閱流程1.內(nèi)部借閱借閱部門填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后提供檔案借閱服務(wù)，并做好借閱登記。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因需要延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部借閱外部單位借閱檔案，需提交書面申請(qǐng)，說明借閱目的、范圍、期限等，并加蓋單位公章。申請(qǐng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門與外部單位簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。檔案管理部門按照協(xié)議要求提供檔案借閱服務(wù)，并對(duì)借閱情況進(jìn)行跟蹤管理。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得涂改、損壞、丟失檔案。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在復(fù)印件上加蓋“與原件核對(duì)無誤”章。3.利用檔案過程中形成的相關(guān)記錄，如查閱記錄、復(fù)印清單等，應(yīng)及時(shí)交檔案管理部門歸檔。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對(duì)道路施工檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性，剔除失去保存價(jià)值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。2.對(duì)超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.檔案鑒定小組對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程中應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員和銷毀人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。3.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)作為檔案資料長期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立道路施工檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)功能模塊包括檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析、鑒定銷毀等功能模塊，滿足檔案管理工作的需要。3.安全管理建立完善的檔案信息化安全管理制度，保障檔案數(shù)據(jù)的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)功能的完善和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)道路施工檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)，確保檔案管理工作符合相關(guān)規(guī)定。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)