PAGE不動產(chǎn)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強公司不動產(chǎn)檔案的科學管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司范圍內(nèi)不動產(chǎn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司不動產(chǎn)檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映不動產(chǎn)的實際情況，不得弄虛作假。3.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則檔案管理應便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.負責制定和完善不動產(chǎn)檔案管理的各項規(guī)章制度。3.集中統(tǒng)一管理公司的不動產(chǎn)檔案，包括房產(chǎn)、土地等相關(guān)檔案資料。4.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。5.建立健全檔案檢索體系，為公司各部門提供檔案查詢服務。6.對公司各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督、指導和檢查。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門不動產(chǎn)檔案的形成、積累和整理工作。2.按照檔案管理要求，定期將整理好的檔案移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案的查詢、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.熟悉檔案內(nèi)容，掌握檢索方法，為利用者提供準確、快捷的檔案信息服務。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。5.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和準確。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司所有房產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)證書、購房合同、建設工程規(guī)劃許可證、施工許可證、竣工驗收備案表等相關(guān)資料。2.公司所有土地的土地使用證、土地出讓合同、土地勘測定界報告等相關(guān)資料。3.不動產(chǎn)的抵押、查封、租賃等相關(guān)協(xié)議和文件。4.不動產(chǎn)的評估報告、審計報告等相關(guān)資料。5.其他與不動產(chǎn)有關(guān)的文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的不動產(chǎn)檔案資料收集齊全，整理規(guī)范后移交檔案室。2.檔案資料應原件齊全，如有特殊情況無法提供原件的，應提供經(jīng)有關(guān)部門蓋章確認的復印件，并注明原件存放處。3.檔案資料應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，不得使用易褪色的書寫材料。（三）收集時間1.對于新形成的不動產(chǎn)檔案資料，各部門應在文件辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)移交檔案室。2.對于涉及不動產(chǎn)變更、處置等重要事項的檔案資料，應在事項辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)移交檔案室。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計。（二）分類方法1.按照不動產(chǎn)的類別，分為房產(chǎn)檔案和土地檔案。2.房產(chǎn)檔案再按照房屋的用途、建筑年代等進行細分。3.土地檔案按照土地的性質(zhì)、用途等進行細分。（三）整理步驟1.對收集到的檔案資料進行分類、編號。2.按照分類順序，將檔案資料進行排列、裝訂。3.編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.建立檔案盒，將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、名稱、保管期限等信息。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等。（二）保管方式1.檔案應按照類別、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.對于重要的檔案資料，應采取備份保管的方式，防止檔案丟失或損壞。（三）保管期限1.不動產(chǎn)檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括公司所有房產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)證書、土地使用證等重要文件。3.長期保管的檔案包括公司的購房合同、建設工程規(guī)劃許可證等文件，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括公司的一般性文件，保管期限為[X]年。（四）檔案清查1.檔案室應定期對檔案進行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。3.清查結(jié)果應形成書面報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。六、檔案利用（一）利用范圍1.在公司內(nèi)部，各部門因工作需要可查閱、借閱不動產(chǎn)檔案。2.因國家法律法規(guī)規(guī)定或司法機關(guān)要求，需查閱、借閱公司不動產(chǎn)檔案的，應按照相關(guān)程序辦理手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部查閱、借閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.因國家法律法規(guī)規(guī)定或司法機關(guān)要求查閱、借閱檔案的，應出具相關(guān)證明文件，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導簽字同意后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時，應在檔案室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。（三）利用登記1.檔案室應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等進行詳細登記。2.檔案利用登記記錄應妥善保管，以備查詢。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.嚴格按照國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和公司的檔案管理制度進行鑒定。2.以檔案的保存價值為主要依據(jù)，兼顧檔案的利用價值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務部門的代表組成。2.檔案鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，并提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容進行審查，判斷其是否具有保存價值。2.結(jié)合公司的實際情況，考慮檔案的利用頻率、重要程度等因素。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，由檔案室組織實施銷毀。3.