PAGE衛(wèi)健局檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)健局檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的保管、利用和查閱，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合衛(wèi)健局實際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)健局機(jī)關(guān)各科室、下屬各事業(yè)單位在工作中形成的各類檔案，包括但不限于行政管理、業(yè)務(wù)工作、人事檔案、財務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)健局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映衛(wèi)健局各項工作的歷史過程和實際情況，確保檔案的真實性和完整性。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率，為衛(wèi)健局各項工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定衛(wèi)健局檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀衛(wèi)健局各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為衛(wèi)健局各項工作提供參考依據(jù)和歷史借鑒。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高衛(wèi)健局全體工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各科室、下屬事業(yè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室、本單位在工作中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，確保檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架、保管等，確保檔案的有序存放和安全保管。3.做好檔案的查閱、借閱登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時催還借出的檔案。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。5.積極參與檔案編研工作，為檔案的開發(fā)利用提供服務(wù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.衛(wèi)健局機(jī)關(guān)各科室在行政管理、業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件材料，包括上級文件、本局文件、會議文件、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、業(yè)務(wù)檔案等。2.下屬各事業(yè)單位在業(yè)務(wù)工作、行政管理、人事管理、財務(wù)管理等方面形成的各類文件材料，包括業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、行政管理檔案等。3.衛(wèi)健局在開展重大活動、重點(diǎn)項目、專項工作等過程中形成的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、下屬事業(yè)單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、上架和保管。（四）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事檔案類、財務(wù)檔案類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，并便于記憶和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保管。四、檔案保管與保護(hù)（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（三）保護(hù)措施1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案庫房進(jìn)行24小時監(jiān)控，確保檔案的安全。3.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，制定應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合衛(wèi)健局的實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。3.確保鑒定工作的客觀性、公正性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的保管期限。2.根據(jù)檔案的保管期限，將檔案分為永久、長期和短期三類。永久保管的檔案是指對衛(wèi)健局具有重要?dú)v史價值和長遠(yuǎn)利用價值的檔案；長期保管的檔案是指在一定時期內(nèi)對衛(wèi)健局工作具有查考利用價值的檔案；短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對衛(wèi)健局工作具有參考價值的檔案。3.對保管期限已滿的檔案，由檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的題名、年度、保管期限、檔號等信息。2.經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報衛(wèi)健局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.由檔案管理部門會同相關(guān)科室，在指定地點(diǎn)對擬銷毀檔案進(jìn)行監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、檔案利用與服務(wù)（一）利用范圍1.衛(wèi)健局機(jī)關(guān)各科室、下屬各事業(yè)單位因工作需要查閱檔案的。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱衛(wèi)健局檔案的。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門因辦案需要查閱衛(wèi)健局檔案的。4.其他因特殊情況需要查閱衛(wèi)健局檔案的個人或單位。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，檔案利用者應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在科室或單位負(fù)責(zé)人簽字同意，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案利用者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、銷毀檔案，借閱期滿后應(yīng)及時歸還檔案。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并收取相應(yīng)的復(fù)制費(fèi)用。（三）服務(wù)措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案利用服務(wù)制度，規(guī)范服務(wù)流程，提高服務(wù)質(zhì)量。2.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查閱和利用，方便檔案利用者。3.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，了解檔案利用需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。4.積極開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為衛(wèi)健局各項工作提供參考依據(jù)和歷史借鑒。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管與保護(hù)、鑒定與銷毀、利用與服務(wù)等工作的開展情況。3.檔案管理人員的履職情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對各科室、下屬事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查：檔案管理部門可根據(jù)工作需要，不定期對各科室、下屬事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項檢查：針對檔案管理工作中的突出問題或重要事項，開展專項檢查。（三）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時下達(dá)整改通