PAGE防汛檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司防汛檔案管理，確保防汛工作相關(guān)文件、資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，提高防汛工作的科學(xué)性、規(guī)范性和有效性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在防汛工作中形成的各類檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司防汛檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：防汛檔案應(yīng)如實(shí)反映防汛工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實(shí)。3.分類科學(xué)原則：按照防汛工作的特點(diǎn)和檔案的形成規(guī)律，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：確保防汛檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司防汛檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好防汛檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)防汛檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。4.定期對(duì)防汛檔案進(jìn)行檢查和清理，確保檔案質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)防汛檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門防汛工作中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按規(guī)定及時(shí)移交公司檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門防汛檔案工作的日常管理，確保檔案的完整和安全。3.配合檔案管理部門做好防汛檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級(jí)有關(guān)防汛工作的文件、指示、通知等。2.公司制定的防汛工作方案、應(yīng)急預(yù)案、工作制度等。3.防汛工作會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.防汛物資儲(chǔ)備、調(diào)配、使用記錄。5.防汛搶險(xiǎn)隊(duì)伍組建、培訓(xùn)、演練記錄。6.防汛檢查、隱患排查、整改記錄。7.雨情、水情、工情等監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)及分析報(bào)告。8.防汛工作中的照片、錄像、錄音等聲像資料。9.其他與防汛工作有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)防汛檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。4.聲像資料應(yīng)同時(shí)收集文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，并進(jìn)行整理歸檔。（三）收集時(shí)間1.每年防汛工作結(jié)束后，各部門應(yīng)在[具體時(shí)間]內(nèi)將本年度防汛檔案收集整理完畢，并移交公司檔案管理部門。2.對(duì)于臨時(shí)性防汛工作形成的檔案，應(yīng)在工作結(jié)束后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)收集歸檔。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.綜合類：包括上級(jí)文件、公司文件、會(huì)議材料、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.預(yù)案類：防汛工作方案、應(yīng)急預(yù)案等。3.物資類：防汛物資儲(chǔ)備、調(diào)配、使用記錄等。4.隊(duì)伍類：防汛搶險(xiǎn)隊(duì)伍組建、培訓(xùn)、演練記錄等。5.檢查類：防汛檢查、隱患排查、整改記錄等。6.監(jiān)測(cè)類：雨情、水情、工情等監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)及分析報(bào)告。7.聲像類：防汛工作中的照片、錄像、錄音等聲像資料。（二）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。5.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的電子目錄。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)符合檔案管理的規(guī)范要求，便于查找和利用。2.檔案的分類應(yīng)科學(xué)合理，避免交叉和重復(fù)。3.檔案編號(hào)應(yīng)連續(xù)、清晰，不得隨意更改。4.檔案目錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，與檔案內(nèi)容一致。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門兼職檔案員將整理好的防汛檔案移交公司檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核合格的檔案進(jìn)行歸檔入庫(kù)，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。4.對(duì)于審核不合格的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改，直至符合要求后再進(jìn)行歸檔。（二）歸檔時(shí)間1.每年[具體時(shí)間]，檔案管理部門應(yīng)完成上一年度防汛檔案的歸檔工作。2.對(duì)于臨時(shí)性防汛工作形成的檔案，應(yīng)在工作結(jié)束后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，符合整理要求。2.檔案應(yīng)按照分類順序依次排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止日期等信息。3.檔案管理部門應(yīng)建立防汛檔案臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的歸檔情況。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的防汛檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管方式1.防汛檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等多種形式，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。4.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）保管期限1.防汛檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括：上級(jí)有關(guān)防汛工作的重要文件、公司制定的防汛工作方案、應(yīng)急預(yù)案、重大防汛事件的相關(guān)材料等。3.長(zhǎng)期保管的檔案包括：防汛工作會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議，防汛物資儲(chǔ)備、調(diào)配、使用記錄，防汛搶險(xiǎn)隊(duì)伍組建、培訓(xùn)、演練記錄等，保管期限為[具體年限]。4.短期保管的檔案包括：防汛檢查、隱患排查、整改記錄，雨情、水情、工情等監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)及分析報(bào)告等，保管期限為[具體年限]。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)防汛檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失和泄密。4.按照規(guī)定的保管期限，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)防汛檔案進(jìn)行鑒定，一般每年進(jìn)行一次。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限。3.準(zhǔn)確判斷原則：根據(jù)檔案的實(shí)際情況，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值和保管期限。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)于保管期限已滿且無(wú)保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)。（三）銷毀程序1.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。（四）銷毀要求1.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在防汛工作中查閱相關(guān)檔案資料。2.上級(jí)主管部門、政府有關(guān)部門因工作需要查閱公司防汛檔案。3.因防汛科研、學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)需要查閱相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料供其查閱。2.借閱：對(duì)于確需借出檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（三）利用要求1.利用者應(yīng)遵守檔案查閱、借閱制度，愛(ài)護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，如需帶出查閱室，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.復(fù)制檔案應(yīng)保證復(fù)制件與原件內(nèi)容一致，并注明復(fù)制日期和復(fù)制人。九、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.防汛檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、利用等工作情況。3.檔案的鑒定、銷毀情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理部門應(yīng)建立防汛檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)