PAGE人事檔案材料管理制度一、總則（一）目的為了加強公司人事檔案材料管理，確保人事檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案材料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞等管理活動。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案材料應如實反映員工的真實情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集員工在各個方面的相關(guān)材料，保證檔案內(nèi)容完整。3.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，確保人事檔案信息不被泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標準進行人事檔案材料的管理工作。二、人事檔案材料的內(nèi)容及分類（一）履歷材料1.員工個人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。2.學歷學位證書、培訓結(jié)業(yè)證書等相關(guān)證明材料。3.工作經(jīng)歷證明，如勞動合同、離職證明等。（二）自傳材料員工撰寫的反映個人成長經(jīng)歷、思想變化等內(nèi)容的自傳。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核表、績效考核評價表等。2.晉升、調(diào)職、獎懲等考察材料。（四）學歷學位、培訓和專業(yè)技術(shù)職務（職稱）材料1.學歷學位證書復印件及驗證報告。2.參加各類培訓的結(jié)業(yè)證書、培訓記錄等。3.專業(yè)技術(shù)職務任職資格證書、評審表、聘任文件等。（五）政審材料1.政治歷史情況審查表。2.入黨、入團志愿書及相關(guān)審批材料。（六）黨團材料1.黨員、團員組織關(guān)系介紹信。2.黨團活動記錄等。（七）獎勵材料1.公司內(nèi)部及外部頒發(fā)的各類獎勵證書、表彰決定等。2.獎勵事跡材料。（八）處分材料1.違紀違規(guī)行為的處分決定、通報批評等。2.處分調(diào)查材料及本人檢討。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資發(fā)放記錄等。2.職務任免文件、任免審批表等。3.出國（境）審批表、護照等相關(guān)材料。（十）其他可供組織參考的材料1.員工獲得的榮譽稱號、專利證書、發(fā)表的文章等。2.員工個人認為有必要歸入檔案的其他材料。三、人事檔案材料的收集（一）收集責任1.人力資源部門負責統(tǒng)一組織人事檔案材料的收集工作。2.各部門應指定專人負責本部門員工檔案材料的收集，并及時移交人力資源部門。（二）收集范圍1.按照本制度規(guī)定的人事檔案材料內(nèi)容分類，全面收集員工相關(guān)材料。2.新員工入職時，應提交完整的個人基本信息及相關(guān)證明材料。3.員工在工作過程中產(chǎn)生的各類材料，如考核結(jié)果、獎懲情況、培訓記錄等，相關(guān)部門應及時收集并移交。（三）收集時間1.新員工入職后[X]個工作日內(nèi)，應將個人檔案材料提交齊全。2.各類考核、獎懲等材料應在結(jié)果產(chǎn)生后[X]個工作日內(nèi)收集歸檔。3.員工學歷學位、專業(yè)技術(shù)職務等發(fā)生變動時，應在變動后[X]個工作日內(nèi)提交相關(guān)材料。（四）收集要求1.收集的材料應真實、完整、有效，原件或復印件應清晰可辨。2.材料應統(tǒng)一使用A4紙張，左側(cè)裝訂。3.對于重要材料，應進行備份留存。四、人事檔案材料的整理（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律，保持材料之間的歷史聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用。（二）整理步驟1.分類：按照本制度規(guī)定的人事檔案材料分類標準，對收集到的材料進行分類。2.排序：在每一類材料中，按照時間順序或重要程度進行排序。3.編目：編制檔案材料目錄，注明材料名稱、日期、頁碼等信息。4.裝訂：將排序后的材料進行裝訂，確保整齊牢固。（三）整理要求1.整理過程中應認真核對材料，確保材料的準確性和完整性。2.對于破損、褪色的材料，應進行修復或復制。3.整理后的檔案應達到外觀整齊、目錄清晰、便于查閱的要求。五、人事檔案材料的歸檔（一）歸檔責任人力資源部門負責將整理好的人事檔案材料及時歸檔。（二）歸檔流程1.檔案管理人員按照檔案編號順序，將整理好的檔案材料放入相應的檔案盒中。2.在檔案盒封面和側(cè)面標注檔案編號、員工姓名、檔案類別等信息。3.將檔案盒存放在檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列。（三）歸檔時間整理好的人事檔案材料應在[X]個工作日內(nèi)歸檔完畢。（四）歸檔要求1.歸檔的檔案應保持整潔、完好，不得隨意涂改、抽取或損壞。2.檔案管理人員應定期對歸檔檔案進行檢查，確保檔案的安全和完整。六、人事檔案材料的保管（一）保管責任人力資源部門負責公司人事檔案的保管工作，指定專人擔任檔案管理員。（二）保管設(shè)施1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風良好。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。（三）保管要求1.檔案管理員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案材料應及時進行修復或復制。3.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。4.做好檔案庫房的安全防范工作，防止火災、水災、盜竊等事故發(fā)生。（四）保管期限人事檔案材料的保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定，一般分為長期、中期和短期。具體保管期限如下：1.長期：涉及員工基本情況、政治歷史、學歷學位、專業(yè)技術(shù)職務等重要材料，保管期限為員工離職后[X]年。2.中期：考核、獎懲、工資變動等材料，保管期限為員工離職后[X]年。3.短期：其他一般性材料，保管期限為員工離職后[X]年。七、人事檔案材料的查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱人事檔案，需經(jīng)所在部門負責人批準，并填寫《人事檔案查閱申請表》。2.人力資源部門因工作需要查閱人事檔案，可直接查閱。3.公司外部單位或個人查閱人事檔案，需持單位介紹信、查閱人有效身份證件等相關(guān)證明材料，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.按照查閱權(quán)限，提交相應的審批材料。3.檔案管理員根據(jù)審批意見，提供查閱服務，并做好查閱記錄。4.查閱人應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。（三）查閱要求1.查閱人應愛護檔案材料，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換或損壞。2.查閱完畢后，檔案管理員應及時將檔案歸還原位，并核對檔案材料是否齊全、完整。八、人事檔案材料的借閱（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱人事檔案，需經(jīng)所在部門負責人和人力資源部門負責人批準，并填寫《人事檔案借閱申請表》。2.公司外部單位或個人原則上不得借閱人事檔案，特殊情況需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。（二）借閱流程1.借閱人填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.按照借閱權(quán)限，提交相應的審批材料。3.檔案管理員根據(jù)審批意見，辦理借閱手續(xù)，將檔案交借閱人，并做好借閱記錄。4.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復印、傳播檔案內(nèi)容。2.借閱期間，檔案如有遺失、損壞等情況，借閱人應承擔相應責任。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理員應認真核對檔案材料是否齊全、完整，如有問題及時處理。九、人事檔案材料的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工離職、調(diào)動工作單位等情況，需要轉(zhuǎn)遞人事檔案。2.按照國家有關(guān)規(guī)定或公司要求，需要將人事檔案轉(zhuǎn)遞至其他單位或部門。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.人力資源部門根據(jù)員工離職、調(diào)動等情況，開具《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。2.檔案管理員按照《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的要求，整理檔案材料，密封檔案，并在封口處加蓋騎縫章。3.通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞?，將檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并辦理交接手續(xù)。4.接收單位收到檔案后，應及時將回執(zhí)寄回人力資源部門。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.轉(zhuǎn)遞的檔案應完整、齊全，不得扣留或遺