PAGE企業(yè)退休檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)退休檔案管理，確保退休檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護(hù)企業(yè)和退休人員的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)全體退休人員檔案的管理工作。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：退休檔案由企業(yè)指定的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映退休人員的工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲等情況，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：采取有效措施確保退休檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)退休人員的隱私。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理制度，便于檔案的查閱、借閱和利用，為企業(yè)和退休人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)企業(yè)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)退休檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)1.負(fù)責(zé)退休檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.制定和完善退休檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。3.對(duì)退休檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。5.按照規(guī)定的期限保管退休檔案，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。6.為企業(yè)和退休人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，解答相關(guān)咨詢(xún)。三、檔案收集（一）收集范圍退休檔案應(yīng)包括以下材料：1.職工履歷表、自傳、鑒定、考核、考察材料。2.學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）評(píng)聘材料。3.黨團(tuán)材料。4.獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料。5.勞動(dòng)合同、工資待遇、社會(huì)保險(xiǎn)等材料。6.其他與退休人員有關(guān)的重要材料。（二）收集時(shí)間退休人員辦理退休手續(xù)時(shí)，所在部門(mén)應(yīng)及時(shí)將其檔案材料移交檔案管理部門(mén)。（三）收集要求1.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.材料應(yīng)真實(shí)可靠，不得偽造、篡改。3.對(duì)不符合要求的檔案材料，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)補(bǔ)充或更正。四、檔案整理（一）整理原則同總則（二）整理步驟1.分類(lèi)：按照檔案材料的內(nèi)容和性質(zhì)，將退休檔案分為履歷類(lèi)、學(xué)歷學(xué)位類(lèi)、黨團(tuán)類(lèi)、獎(jiǎng)勵(lì)處分類(lèi)、工資待遇類(lèi)、社會(huì)保險(xiǎn)類(lèi)等類(lèi)別。2.編號(hào)：為每一份檔案材料編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢(xún)。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、材料名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息，方便檔案的查閱和利用。4.裝訂：將整理好的檔案材料按照一定的順序裝訂成冊(cè)，確保檔案的整齊美觀。五、檔案歸檔（一）歸檔要求1.檔案整理完畢后，應(yīng)及時(shí)歸檔，存入專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房。2.歸檔的檔案應(yīng)排列有序，便于查找和利用。3.建立檔案索引，記錄檔案的存放位置和相關(guān)信息。（二）歸檔流程1.檔案管理部門(mén)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行審核，確保檔案符合歸檔要求。2.將審核通過(guò)的檔案按照編號(hào)順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、姓名、類(lèi)別等信息。3.將檔案盒存放在檔案庫(kù)房的指定位置，并更新檔案索引。六、檔案保管（一）保管環(huán)境檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，保持適宜的溫度和濕度。（二）保管措施1.建立檔案庫(kù)房管理制度，明確檔案管理人員的職責(zé)和工作流程。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)破損、褪色的檔案材料及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.采用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和設(shè)備，提高檔案保管的效率和質(zhì)量。（三）保管期限退休檔案的保管期限為永久。七、檔案查閱（一）查閱范圍1.企業(yè)內(nèi)部有關(guān)部門(mén)因工作需要查閱退休檔案的。2.退休人員本人或其直系親屬因特殊原因查閱退休檔案的。（二）查閱流程1.申請(qǐng)：查閱人應(yīng)填寫(xiě)《退休檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.審批：檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：經(jīng)審批同意后，查閱人在檔案管理人員的陪同下查閱檔案，查閱過(guò)程中應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案材料。4.登記：查閱完畢后，檔案管理人員應(yīng)將查閱情況進(jìn)行登記，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。（三）查閱限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案材料，未經(jīng)授權(quán)不得查閱。2.退休檔案一般不得外借，確因工作需要外借的，須經(jīng)企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。八、檔案借閱（一）借閱范圍同查閱范圍（二）借閱流程1.申請(qǐng)：借閱人應(yīng)填寫(xiě)《退休檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.審批：檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱：經(jīng)審批同意后，借閱人在檔案管理人員的陪同下辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。4.歸還：借閱期限屆滿(mǎn)，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。九、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)退休檔案的數(shù)量、類(lèi)別、保管期限等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。（二）統(tǒng)計(jì)方法采用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)或手工臺(tái)賬相結(jié)合的方式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確可靠。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門(mén)和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。十、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理制度，對(duì)保管期滿(mǎn)的退休檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案專(zhuān)家組成，負(fù)責(zé)對(duì)退休檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)保管期滿(mǎn)的退休檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案的保存價(jià)值。2.根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案分為永久保存、定期保存和銷(xiāo)毀三類(lèi)。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《退休檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息。（四）銷(xiāo)毀程序1.《退休檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。2