PAGE美國審計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范美國審計(jì)檔案的管理，確保審計(jì)工作的準(zhǔn)確性、完整性和可追溯性，為公司的決策提供可靠依據(jù)，同時(shí)符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）適用范圍本制度適用于美國境內(nèi)所有涉及公司審計(jì)工作產(chǎn)生的檔案管理，包括但不限于財(cái)務(wù)審計(jì)、內(nèi)部審計(jì)、合規(guī)審計(jì)等各類審計(jì)項(xiàng)目所形成的文件、記錄、報(bào)告等資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：審計(jì)檔案應(yīng)如實(shí)反映審計(jì)工作的全過程及結(jié)果，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋審計(jì)項(xiàng)目從計(jì)劃制定到報(bào)告出具的各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的相關(guān)資料，保證檔案的完整性。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密信息、商業(yè)秘密及敏感數(shù)據(jù)的審計(jì)檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理遵循統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保檔案的規(guī)范性和一致性。二、審計(jì)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件：包括審計(jì)項(xiàng)目申請(qǐng)、審批文件、項(xiàng)目計(jì)劃等。2.審計(jì)工作底稿：記錄審計(jì)過程中獲取的審計(jì)證據(jù)、執(zhí)行的審計(jì)程序、分析計(jì)算過程等。3.審計(jì)證據(jù)資料：如合同、發(fā)票、報(bào)表、函證回函等相關(guān)證明材料。4.審計(jì)報(bào)告：包括審計(jì)意見稿、正式審計(jì)報(bào)告及相關(guān)的溝通記錄等。5.后續(xù)跟蹤文件：對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題整改情況的跟蹤記錄、報(bào)告等。（二）編號(hào)為便于審計(jì)檔案的識(shí)別、查找和管理，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“年份+項(xiàng)目類別代碼+順序號(hào)”的形式。例如，2023SJ001，其中“2023”表示年份，“SJ”表示審計(jì)項(xiàng)目類別代碼，“001”為該類別下的順序號(hào)。三、審計(jì)檔案的形成與收集（一）形成要求1.審計(jì)人員在審計(jì)工作過程中，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄審計(jì)工作情況，形成各類審計(jì)文件和資料。2.審計(jì)工作底稿應(yīng)清晰、完整地反映審計(jì)程序的執(zhí)行情況和審計(jì)結(jié)論的得出過程，相關(guān)數(shù)據(jù)計(jì)算準(zhǔn)確，審計(jì)標(biāo)識(shí)規(guī)范統(tǒng)一。3.審計(jì)證據(jù)資料應(yīng)真實(shí)、有效，與審計(jì)事項(xiàng)相關(guān)聯(lián)，能夠充分支持審計(jì)結(jié)論。（二）收集職責(zé)1.審計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目審計(jì)檔案的收集工作，確保各類文件和資料齊全、完整。2.審計(jì)人員應(yīng)按照項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的要求，及時(shí)將各自工作中形成的資料提交至項(xiàng)目負(fù)責(zé)人處。3.在審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成對(duì)所有審計(jì)檔案的收集、整理和初步核對(duì)工作。四、審計(jì)檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.對(duì)收集到的審計(jì)檔案進(jìn)行分類整理，按照編號(hào)順序排列各類文件和資料。2.去除不必要的重復(fù)文件，對(duì)同一文件的不同版本進(jìn)行標(biāo)識(shí)和區(qū)分，保留最具代表性和有效性的版本。3.對(duì)審計(jì)工作底稿進(jìn)行編號(hào)、編頁，確保頁碼連續(xù)，內(nèi)容完整。（二）歸檔流程1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將整理好的審計(jì)檔案提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)提交的檔案進(jìn)行再次核對(duì)，確認(rèn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.核對(duì)無誤后，檔案管理部門按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行裝訂、裝盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案名稱、編號(hào)、年份等信息。4.將裝訂好的檔案存放在專門的檔案庫中，按照類別和年份進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。五、審計(jì)檔案的保管期限（一）財(cái)務(wù)審計(jì)檔案1.涉及公司年度財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)的檔案，保管期限為十年。2.對(duì)于重要的財(cái)務(wù)審計(jì)事項(xiàng)或有特殊要求的審計(jì)項(xiàng)目，保管期限可適當(dāng)延長，但最長不超過三十年。（二）內(nèi)部審計(jì)檔案1.一般內(nèi)部審計(jì)項(xiàng)目檔案，保管期限為五年。2.涉及重大決策、重要業(yè)務(wù)流程、關(guān)鍵內(nèi)部控制等審計(jì)項(xiàng)目的檔案，保管期限為十年。（三）合規(guī)審計(jì)檔案1.常規(guī)合規(guī)審計(jì)檔案，保管期限為五年。2.針對(duì)特定法律法規(guī)或重大合規(guī)事件的審計(jì)檔案，保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求確定，但最短不少于五年。六、審計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱審計(jì)檔案，需填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱范圍等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司高層管理人員、重大決策事項(xiàng)等重要審計(jì)檔案的查閱，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人提交查閱申請(qǐng)表至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄（包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等）。3.查閱人員只能在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、損毀、抽取等操作。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部因工作需要借閱審計(jì)檔案的，需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.外部單位（如監(jiān)管機(jī)構(gòu)、合作伙伴等）因特殊原因需要借閱審計(jì)檔案的，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，方可借閱。（四）借閱流程1.借閱申請(qǐng)人提交借閱申請(qǐng)表至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，向借閱人發(fā)放檔案，并辦理借閱登記手續(xù)（包括借閱時(shí)間、借閱人、檔案名稱及編號(hào)、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等）。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案完整無損后，辦理歸還手續(xù)。七、審計(jì)檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密信息、商業(yè)秘密及敏感數(shù)據(jù)的審計(jì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密管理。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，未經(jīng)授權(quán)不得向任何單位或個(gè)人泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱、借閱過程中，嚴(yán)格控制查閱和借閱范圍，對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.檔案庫應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.定期對(duì)檔案庫進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。3.對(duì)電子審計(jì)檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，建立電子檔案的訪問權(quán)限控制機(jī)制，確保電子檔案的安全性。八、審計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.審計(jì)檔案保管期限屆滿，且已無繼續(xù)保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因?qū)徲?jì)檔案涉及的事項(xiàng)已不再具有重要性，或相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)已發(fā)生變化，原檔案已不符合要求的，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期限屆滿的審計(jì)檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并編制銷毀清單。2.銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀審計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的銷毀清單應(yīng)作為檔