PAGE學(xué)校采購(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校采購(gòu)檔案管理，規(guī)范采購(gòu)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保采購(gòu)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各類(lèi)采購(gòu)活動(dòng)所形成的檔案管理，包括但不限于教學(xué)設(shè)備采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)、基建工程采購(gòu)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：采購(gòu)檔案應(yīng)如實(shí)反映采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集采購(gòu)活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理工作流程。4.保密性原則：對(duì)涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的采購(gòu)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。二、采購(gòu)檔案的內(nèi)容（一）采購(gòu)計(jì)劃1.采購(gòu)申請(qǐng)文件，包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額等。2.采購(gòu)需求論證報(bào)告，如有必要。（二）采購(gòu)項(xiàng)目審批文件1.學(xué)校內(nèi)部審批流程中的各類(lèi)文件，如申請(qǐng)表、審批表、會(huì)議紀(jì)要等。2.上級(jí)主管部門(mén)的審批文件（如有）。（三）采購(gòu)文件1.招標(biāo)文件，包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件正文、投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等。2.投標(biāo)文件，包括投標(biāo)函、投標(biāo)報(bào)價(jià)表、技術(shù)規(guī)格偏離表、商務(wù)條款偏離表等。3.談判文件、詢(xún)價(jià)文件等其他采購(gòu)文件。（四）采購(gòu)合同1.采購(gòu)合同正本及副本。2.合同補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等相關(guān)文件。（五）采購(gòu)過(guò)程記錄1.開(kāi)標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)記錄、談判記錄、詢(xún)價(jià)記錄等。2.采購(gòu)活動(dòng)中的往來(lái)函件、電子郵件等。（六）驗(yàn)收文件1.驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告。2.驗(yàn)收方案。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，包括驗(yàn)收結(jié)論、驗(yàn)收人員簽字等。（七）付款憑證1.發(fā)票、付款申請(qǐng)單、付款審批單等。2.銀行付款記錄。（八）其他相關(guān)文件1.采購(gòu)項(xiàng)目的績(jī)效評(píng)估報(bào)告。2.與采購(gòu)項(xiàng)目有關(guān)的其他文件資料。三、采購(gòu)檔案的收集與整理（一）收集要求1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案的收集工作，確保各類(lèi)文件資料及時(shí)、完整地收集。2.在采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案內(nèi)容，及時(shí)將各自手中的文件資料移交至檔案管理人員。3.對(duì)于分散在不同部門(mén)或個(gè)人手中的采購(gòu)檔案，檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)進(jìn)行收集和催繳。（二）整理原則1.遵循文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（三）整理方法1.分類(lèi)按照采購(gòu)項(xiàng)目類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，如教學(xué)設(shè)備采購(gòu)類(lèi)、辦公用品采購(gòu)類(lèi)、基建工程采購(gòu)類(lèi)等。在每類(lèi)采購(gòu)項(xiàng)目下，再按照采購(gòu)流程環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)分，如采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)審批、采購(gòu)文件、采購(gòu)合同等。2.編號(hào)為每個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)采購(gòu)年份、項(xiàng)目類(lèi)別、項(xiàng)目順序等信息。例如：20XXJX001，其中20XX表示采購(gòu)年份，JX表示基建工程采購(gòu)類(lèi)別，001表示該類(lèi)別下的第1個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目。3.裝訂將同一采購(gòu)項(xiàng)目的各類(lèi)文件資料按照一定順序進(jìn)行排列，采用左側(cè)裝訂的方式，確保整齊牢固。對(duì)于紙張較大或較厚的文件，可進(jìn)行折疊或裁剪后再裝訂。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)、文件名稱(chēng)、日期、頁(yè)碼等信息。目錄應(yīng)打印或手寫(xiě)清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案首頁(yè)，一份單獨(dú)成冊(cè)。四、采購(gòu)檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類(lèi)別和編號(hào)進(jìn)行合理排列。（二）保管期限1.永久保管涉及學(xué)校重大采購(gòu)項(xiàng)目、具有重要?dú)v史價(jià)值或法律意義的采購(gòu)檔案，應(yīng)永久保管。例如：學(xué)校標(biāo)志性建筑的基建工程采購(gòu)檔案、對(duì)學(xué)校發(fā)展具有深遠(yuǎn)影響的教學(xué)設(shè)備采購(gòu)檔案等。2.定期保管其他采購(gòu)檔案根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定保管期限，一般分為30年、15年等。保管期限從采購(gòu)項(xiàng)目結(jié)束后的次年1月1日起計(jì)算。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。2.對(duì)于破損、褪色、變質(zhì)等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可用性。五、采購(gòu)檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門(mén)因工作需要，可查閱采購(gòu)檔案。2.接受上級(jí)主管部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)等的檢查和審計(jì)時(shí)，應(yīng)提供相關(guān)采購(gòu)檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他利用情形。（二）利用流程1.申請(qǐng)學(xué)校內(nèi)部各部門(mén)如需查閱采購(gòu)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《采購(gòu)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，提交至檔案管理部門(mén)。2.審批檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，對(duì)于符合利用規(guī)定的申請(qǐng)，報(bào)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。涉及重要采購(gòu)檔案或敏感信息的查閱申請(qǐng)，還需報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照申請(qǐng)表要求提供相應(yīng)的采購(gòu)檔案，并在指定地點(diǎn)供查閱人員查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。4.歸還查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《采購(gòu)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的采購(gòu)檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得對(duì)外提供查閱、復(fù)制等。2.采購(gòu)檔案的利用不得損害學(xué)校利益和他人合法權(quán)益。六、采購(gòu)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的采購(gòu)檔案進(jìn)行鑒定，成立鑒定小組，由檔案管理人員、采購(gòu)部門(mén)相關(guān)人員、財(cái)務(wù)人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)采購(gòu)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的采購(gòu)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《采購(gòu)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，報(bào)經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.銷(xiāo)毀采購(gòu)檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的合規(guī)性和徹底性。3.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《采購(gòu)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和學(xué)校制度要求。2.審計(jì)部門(mén)可定期對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案的真實(shí)性、完整性和合規(guī)性。（二）檢查內(nèi)容1.采購(gòu)檔案的收集、整理、保管、利用情況。2.檔案管理制度的執(zhí)行情況。3.檔案管理人員的工作履職情況。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢