PAGE起重設備檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司起重設備的管理，確保起重設備的安全運行，規(guī)范起重設備檔案的建立、保管和使用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有起重設備檔案的管理，包括但不限于橋式起重機、門式起重機、塔式起重機、流動式起重機等各類起重設備。（三）管理職責1.設備管理部門負責起重設備檔案的歸口管理工作，制定檔案管理制度和流程。組織收集、整理、審核、歸檔起重設備的各類文件資料。定期對檔案進行檢查、維護和更新，確保檔案的完整性和準確性。為公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱等服務。2.使用部門負責本部門起重設備檔案資料的收集、整理，并及時移交設備管理部門。在設備使用過程中，配合設備管理部門做好檔案資料的補充和更新工作。嚴格按照檔案管理制度的規(guī)定，正確使用和保管檔案資料。3.安全管理部門參與起重設備檔案的審核工作，確保檔案內(nèi)容符合安全管理要求。監(jiān)督檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況，對違反制度的行為進行糾正和處理。根據(jù)檔案資料，分析起重設備的安全狀況，提出改進安全管理的建議。二、檔案內(nèi)容（一）設備基本信息1.設備臺賬記錄起重設備的名稱、型號規(guī)格、制造廠家、出廠編號、購置日期、啟用日期、使用地點、設備原值等基本信息。2.產(chǎn)品質(zhì)量證明文件包括設備制造許可證、產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗報告、特種設備制造監(jiān)督檢驗證書等。3.安裝資料安裝單位資質(zhì)證明、安裝合同、安裝施工方案、安裝驗收報告等。（二）運行維護資料1.運行記錄每日運行時間、起重量累計、運行故障記錄等。2.維護保養(yǎng)計劃與記錄維護保養(yǎng)周期、內(nèi)容、執(zhí)行情況、維修記錄等。3.潤滑記錄潤滑部位、潤滑劑種類、潤滑時間等。（三）安全管理資料1.安全管理制度公司制定的起重設備安全操作規(guī)程、安全檢查制度、事故應急預案等。2.安全檢查記錄定期安全檢查、專項安全檢查、日常巡查等記錄。3.安全培訓記錄操作人員、維修人員等的安全培訓計劃、培訓內(nèi)容、考核記錄等。4.事故記錄事故發(fā)生時間、地點、經(jīng)過、原因分析、處理結(jié)果等。（四）技術(shù)資料1.設備圖紙包括總圖、部件圖、電氣原理圖等。2.技術(shù)文件使用說明書、安裝說明書、操作手冊、維修手冊等。三、檔案建立（一）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對每臺起重設備建立唯一的檔案編號。編號規(guī)則如下：[公司簡稱首字母縮寫][設備類型代碼][購置年份后兩位][流水號]例如：GSQZ022001，其中GS為公司簡稱首字母縮寫，QZ為起重設備類型代碼，02為購置年份后兩位，01為流水號。（二）資料收集1.設備管理部門在起重設備購置合同簽訂后，及時向供應商索取產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、設備圖紙等資料。2.使用部門在設備安裝調(diào)試過程中，負責收集安裝單位資質(zhì)證明、安裝合同、安裝施工方案、安裝驗收報告等資料。3.設備投入使用后，各部門按照職責分工，定期收集運行維護、安全管理、技術(shù)資料等，并移交設備管理部門。（三）檔案整理與歸檔1.設備管理部門對收集到的資料進行分類整理，按照檔案編號順序進行排列。2.對每份資料進行編號、編目，并填寫檔案目錄清單。3.將整理好的資料裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、設備名稱、檔案內(nèi)容等信息。4.將檔案盒存放在專門的檔案柜中，建立檔案索引，便于查找。四、檔案保管（一）保管環(huán)境檔案應存放在干燥、通風、防火、防潮、防蟲的專用檔案室內(nèi)，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。（二）保管期限1.起重設備檔案的保管期限為設備報廢后10年。2.對于重要設備或有特殊要求的檔案，保管期限可適當延長。（三）檔案檢查與維護1.設備管理部門每年對檔案進行一次全面檢查，檢查檔案的完整性、準確性、保管狀況等。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時進行修復、補充或重新歸檔。3.定期對檔案進行除塵、消毒等維護工作，確保檔案的質(zhì)量。五、檔案使用（一）查閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱起重設備檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)部門負責人簽字后，提交設備管理部門。2.設備管理部門對申請表進行審核，批準后安排專人負責查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容、歸還日期等。3.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印檔案資料，應經(jīng)設備管理部門負責人批準，并按照規(guī)定進行登記。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱起重設備檔案時，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還日期等，經(jīng)部門負責人和設備管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.設備管理部門對借閱申請表進行審核，收取一定的押金，并將檔案資料交借閱人。借閱人應妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復制、涂改、損毀檔案。3.借閱期限屆滿，借閱人應按時歸還檔案資料。如因特殊原因需要延期歸還，應提前向設備管理部門申請，經(jīng)批準后方可延期。4.設備管理部門在借閱人歸還檔案資料后，應及時檢查檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，借閱人應承擔相應的賠償責任。六、檔案變更與銷毀（一）檔案變更1.起重設備的基本信息、運行維護、安全管理、技術(shù)資料等發(fā)生變更時，相關(guān)部門應及時將變更后的資料提交設備管理部門。2.設備管理部門對變更資料進行審核，確認無誤后，對檔案進行更新，并在檔案目錄清單上注明變更日期和變更內(nèi)容。（二）檔案銷毀1.起重設備報廢后，設備管理部門應及時對該設備的檔案進行清理。2.對于保管期限已滿且無保存價值的檔案，由設備管理部門填寫《檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)公司領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括