PAGE工會(huì)人員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工會(huì)人員檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮檔案在工會(huì)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本工會(huì)所有在職人員、退休人員以及離職人員的檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映工會(huì)人員的真實(shí)情況。2.完整性原則：全面收集工會(huì)人員各個(gè)方面的資料，確保檔案資料的齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)工會(huì)人員檔案信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行檔案管理，保證檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（包括手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等）。3.家庭住址、緊急聯(lián)系人及聯(lián)系方式。（二）入職信息1.入職時(shí)間、入職崗位、勞動(dòng)合同簽訂情況。2.試用期表現(xiàn)及考核結(jié)果。（三）工作經(jīng)歷1.在工會(huì)內(nèi)部的工作崗位變動(dòng)情況。2.參與的工會(huì)活動(dòng)及項(xiàng)目記錄。3.獲得的工會(huì)內(nèi)部表彰獎(jiǎng)勵(lì)情況。（四）教育培訓(xùn)1.學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件。2.參加的各類(lèi)培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)名稱、時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等。（五）考核評(píng)價(jià)1.年度考核、季度考核結(jié)果。2.工作表現(xiàn)評(píng)價(jià)、民主評(píng)議情況。（六）薪資福利1.工資變動(dòng)記錄、獎(jiǎng)金發(fā)放情況。2.社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金繳納情況。（七）獎(jiǎng)懲情況1.獲得的外部榮譽(yù)稱號(hào)及相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)復(fù)印件。2.受到的紀(jì)律處分、違規(guī)違紀(jì)記錄。（八）健康狀況1.年度體檢報(bào)告。2.重大疾病、工傷等相關(guān)記錄。（九）其他1.個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)等。2.其他與工會(huì)人員相關(guān)的重要資料。三、檔案收集與整理（一）收集渠道1.新入職人員在入職時(shí)提交個(gè)人檔案材料。2.各部門(mén)定期將涉及工會(huì)人員的相關(guān)資料移交至檔案管理部門(mén)。3.工會(huì)人員主動(dòng)提交個(gè)人獲得的新資料。（二）收集要求1.檔案材料應(yīng)真實(shí)有效，由本人或相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.材料應(yīng)完整無(wú)缺頁(yè)、無(wú)破損，字跡清晰。3.對(duì)于復(fù)印件，需注明“與原件核對(duì)無(wú)誤”并加蓋提供部門(mén)公章。（三）整理流程1.對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)。2.按照檔案內(nèi)容的先后順序進(jìn)行排列。3.為每份檔案材料編制頁(yè)碼，并填寫(xiě)檔案目錄。4.將整理好的檔案材料裝入檔案袋或檔案盒，并貼上標(biāo)簽。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、通風(fēng)、防潮、防火、防蟲(chóng)。（二）保管設(shè)施配備必要的檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。（三）檔案編號(hào)為每份檔案編制唯一的編號(hào)，便于查詢和管理。（四）定期檢查1.每月對(duì)檔案進(jìn)行一次外觀檢查，查看檔案是否有損壞、丟失等情況。2.每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面清查，核實(shí)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（五）電子檔案管理建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化掃描存儲(chǔ)。1.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同地點(diǎn)。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可讀取性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.工會(huì)人員本人可查閱自己的檔案。2.工會(huì)內(nèi)部因工作需要查閱檔案的，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.外部單位因特殊原因需要查閱檔案的，需持有單位介紹信，并經(jīng)工會(huì)主席批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排查閱。3.查閱人在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督。（三）借閱權(quán)限1.工會(huì)人員因特殊原因需要借閱檔案的，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，需重新辦理手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等。2.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，收取借閱押金（根據(jù)檔案重要性確定金額）。3.借閱人在借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門(mén)檢查檔案無(wú)損壞、丟失等情況后，退還借閱押金。六、檔案轉(zhuǎn)出與銷(xiāo)毀（一）檔案轉(zhuǎn)出1.工會(huì)人員離職時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。2.轉(zhuǎn)出檔案需填寫(xiě)檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)表，經(jīng)工會(huì)主席批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理封裝。3.將檔案轉(zhuǎn)至新的工作單位或相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)，并辦理交接手續(xù)，留存交接記錄。（二）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)于已過(guò)保管期限、失去保存價(jià)值或因其他原因需要銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)。2.銷(xiāo)毀申請(qǐng)需詳細(xì)說(shuō)明銷(xiāo)毀檔案的名稱、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等，并經(jīng)工會(huì)主席批準(zhǔn)。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀清單存檔。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)工會(huì)人員檔案管理工作，制定和完善檔案管理制度。2.組織檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等工作。3.定期檢查檔案管理工作情況，及時(shí)解決存在的問(wèn)題。4.根據(jù)工作需要，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。(二)檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作。2.嚴(yán)格按照檔案管理制度進(jìn)行檔案保管，確保檔案安全。3.根據(jù)查閱、借閱申請(qǐng)，辦理相關(guān)手續(xù)，并做好記錄。4.協(xié)助檔案銷(xiāo)毀工作，負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)并記錄銷(xiāo)毀情況。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。八、監(jiān)督與考核（一）工會(huì)成立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。1.檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.查看檔案管理工作流程是否規(guī)范。3.核實(shí)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）將檔案管理工作納入工會(huì)人員績(jī)效考核體系。1.對(duì)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人的考核，重點(diǎn)關(guān)