PAGE學(xué)生處檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)生處檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)生處各科室在學(xué)生管理工作中形成的各類檔案，包括學(xué)生基本信息檔案、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲檔案、資助檔案、就業(yè)檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)生處檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映學(xué)生的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保學(xué)生檔案信息不泄露。4.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)生管理工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立學(xué)生處檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)生處處長擔(dān)任組長，副處長擔(dān)任副組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督學(xué)生處檔案管理工作，審議檔案管理工作中的重大事項(xiàng)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案的安全和保密。3.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。4.積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和水平。5.為學(xué)校各部門和師生提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)生入學(xué)登記表、成績單、體檢表、學(xué)籍變動(dòng)材料等學(xué)籍檔案。2.學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)、處分文件及相關(guān)材料。3.學(xué)生資助申請、審批及發(fā)放材料。4.學(xué)生就業(yè)推薦表、協(xié)議書、就業(yè)情況統(tǒng)計(jì)等就業(yè)檔案。5.學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐、志愿服務(wù)等相關(guān)材料。6.其他與學(xué)生管理工作有關(guān)的文件、材料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理的要求。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防原件丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同類別和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.按照檔案管理的規(guī)范化要求，對檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲檔案、資助檔案、就業(yè)檔案等類別。2.編號(hào)：對每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各科室應(yīng)定期將整理好的檔案移交檔案管理人員進(jìn)行歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)符合檔案整理的要求，手續(xù)齊全，裝訂整齊。3.檔案管理人員應(yīng)對歸檔的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的質(zhì)量。（二）保管期限1.學(xué)籍檔案、就業(yè)檔案等重要檔案應(yīng)長期保管。2.獎(jiǎng)懲檔案、資助檔案等一般檔案保管期限為[X]年。3.其他臨時(shí)性檔案根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。（三）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.學(xué)校各部門因工作需要查閱學(xué)生檔案的，應(yīng)填寫《學(xué)生檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)生處檔案管理人員處查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《學(xué)生檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱學(xué)生檔案的，應(yīng)填寫《學(xué)生檔案借閱申請表》，經(jīng)學(xué)生處處長簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《學(xué)生檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、各科室負(fù)責(zé)人等組成。2.鑒定小組對檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。3.在鑒定過程中，應(yīng)充分征求相關(guān)部門和人員的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報(bào)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立學(xué)生處檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化利用。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的查閱、借閱和統(tǒng)計(jì)分析。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息不泄露。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。3.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。4.利用檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程管理，提高檔案管理工作的規(guī)范化水平。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組定期對學(xué)生處檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行自查，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。（二）考核評價(jià)1.將檔案管理工作納入學(xué)生處各科室的