PAGE學(xué)生會(huì)章程檔案制度一、總則（一）目的本檔案制度旨在規(guī)范學(xué)生會(huì)檔案管理工作，確保學(xué)生會(huì)各項(xiàng)工作資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為學(xué)生會(huì)的決策、管理、活動(dòng)開展以及歷史研究提供可靠依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)生會(huì)各部門及全體成員在學(xué)生會(huì)工作期間所形成的各類檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)生會(huì)檔案由專門的檔案管理部門或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生會(huì)的工作實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則全面收集、整理學(xué)生會(huì)在各項(xiàng)工作中形成的各類文件、資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則對(duì)涉及學(xué)生會(huì)機(jī)密、隱私以及不宜公開的檔案信息，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善學(xué)生會(huì)檔案管理制度，明確檔案管理的流程和要求。2.負(fù)責(zé)學(xué)生會(huì)各類檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等日常管理工作。3.建立檔案目錄和索引，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平。6.按照有關(guān)規(guī)定，做好檔案的鑒定、銷毀工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工作中形成的各類文件、資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、編目等工作，提供必要的信息和資料。3.在工作中嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管本部門的檔案資料，防止丟失、損壞。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格按照檔案管理制度開展工作。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)，建立準(zhǔn)確的檔案目錄和索引。4.做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案被盜、被篡改、被損壞。5.積極為學(xué)生會(huì)成員提供檔案查閱、使用等服務(wù)，及時(shí)解答相關(guān)問題。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.組織建設(shè)類包括學(xué)生會(huì)章程、組織架構(gòu)圖、成員名單、換屆選舉資料等。2.會(huì)議記錄類各類學(xué)生會(huì)會(huì)議的會(huì)議通知、議程、會(huì)議記錄、決議等。3.活動(dòng)策劃與執(zhí)行類活動(dòng)策劃書、活動(dòng)方案、活動(dòng)總結(jié)、活動(dòng)照片、視頻等。4.工作文件類學(xué)生會(huì)工作計(jì)劃、工作總結(jié)、工作匯報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、規(guī)章制度等。5.宣傳資料類學(xué)生會(huì)宣傳海報(bào)、宣傳單頁(yè)、新聞稿件、公眾號(hào)推文等。6.財(cái)務(wù)管理類經(jīng)費(fèi)預(yù)算、報(bào)銷憑證、賬目明細(xì)等。7.對(duì)外交流類與其他學(xué)校學(xué)生會(huì)、社會(huì)組織的交流合作文件、協(xié)議等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用年度類別流水號(hào)的編號(hào)方式。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別：用大寫字母表示，如“ZJ”表示組織建設(shè)類，“HL”表示會(huì)議記錄類等。4.流水號(hào)：用三位數(shù)字表示，從“001”開始依次編號(hào)。例如：2023ZJ001，表示2023年組織建設(shè)類的第一份檔案。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)文件、資料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行排序，按照時(shí)間順序或重要程度排列。3.去除檔案資料中的無關(guān)材料，如重復(fù)的文件、空白頁(yè)等。4.對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄清單。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)良好。2.檔案應(yīng)存放在檔案柜或檔案架上，按照編號(hào)順序排列，便于查找。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。（二）保管期限1.永久保管涉及學(xué)生會(huì)重大決策、重要?dú)v史事件、長(zhǎng)期有效的規(guī)章制度等檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他檔案根據(jù)其重要程度和使用價(jià)值，確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。（三）保管措施1.建立檔案出入庫(kù)登記制度，詳細(xì)記錄檔案的出入庫(kù)時(shí)間、名稱、數(shù)量、借閱人等信息。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如檔案發(fā)霉、蟲蛀等情況，應(yīng)采取相應(yīng)的防治措施。3.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案的安全。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.學(xué)生會(huì)成員因工作需要，可查閱本人所在部門或與本人工作相關(guān)的檔案資料。2.非學(xué)生會(huì)成員查閱檔案，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案資料僅供查閱、參考，如需復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.復(fù)制、摘錄的檔案資料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。3.利用檔案資料時(shí)，不得泄露檔案中涉及的機(jī)密信息和隱私內(nèi)容。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、使用價(jià)值等因素，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，分析其內(nèi)容、價(jià)值和保管期限是否合理。2.參考檔案的利用情況，判斷其是否仍有保存必要。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，綜合評(píng)估檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案清單。2.檔案管理部門填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)學(xué)生會(huì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀