PAGE幼兒園檔案規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在幼兒園管理、教育教學(xué)、后勤保障等工作中的作用，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門及全體教職工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指幼兒園在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字材料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、移交等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和系統(tǒng)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映幼兒園各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集幼兒園在各個(gè)方面形成的檔案材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、幼兒園商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善幼兒園檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理幼兒園各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全存放。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和教職工的檔案意識(shí)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和幼兒園檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等日常工作，確保檔案材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。3.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交綜合檔案室。4.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查詢、借閱等服務(wù)工作。5.對本部門檔案的安全保管負(fù)責(zé)，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類幼兒園檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括幼兒園行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)管理等方面的檔案材料。2.教育教學(xué)類：涵蓋教學(xué)計(jì)劃、教案、教材、教學(xué)研究、課程改革、學(xué)生成績等相關(guān)檔案。3.師資培訓(xùn)類：涉及教師培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書、教師業(yè)務(wù)檔案等內(nèi)容。4.幼兒學(xué)籍類：包含幼兒入園登記表、學(xué)籍卡片、健康檔案、考勤記錄、畢業(yè)離園等檔案。5.后勤管理類：如校園建設(shè)規(guī)劃、維修記錄、物資采購、食品安全、衛(wèi)生保健等方面的檔案。6.安全保衛(wèi)類：包括安全制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、事故處理等檔案。7.家園共育類：家長委員會(huì)記錄、家長會(huì)資料、家園聯(lián)系手冊、家長意見反饋等檔案。8.特色活動(dòng)類：幼兒園組織的各類特色活動(dòng)方案、活動(dòng)照片、活動(dòng)總結(jié)等檔案。9.榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)類：幼兒園獲得的各級各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等檔案。10.聲像檔案類：幼兒園工作中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。（二）編號規(guī)則1.每大類檔案給予一個(gè)大寫英文字母代碼，如行政管理類為“A”，教育教學(xué)類為“B”等。2.每大類檔案下的二級類目再給予兩位數(shù)字編碼，如行政管理類中的行政文件為“A01”，會(huì)議記錄為“A02”等。3.二級類目下的具體檔案材料按順序給予三位數(shù)字編號，如“A01001”表示行政管理類行政文件中的第一份文件。4.聲像檔案類按照形成時(shí)間順序編號，如“V001”表示最早形成的聲像檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案材料的及時(shí)收集。2.在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)、電子等各種形式，都應(yīng)及時(shí)收集齊全，不得遺漏。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)完備。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類和編號規(guī)則，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案材料進(jìn)行檢查，去除不必要的附件，保證檔案內(nèi)容的簡潔明了。3.按照檔案裝訂要求，將檔案材料左側(cè)對齊，采用三孔一線的方式裝訂，確保整齊牢固。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每學(xué)期末將本學(xué)期形成的檔案材料整理歸檔，并移交綜合檔案室。2.重要活動(dòng)、專項(xiàng)工作等形成的檔案材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或工作完成后一個(gè)月內(nèi)歸檔移交。（二）移交手續(xù)1.檔案移交時(shí)，移交部門應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的類別、數(shù)量、題名等信息。2.綜合檔案室接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對移交清單，清點(diǎn)檔案數(shù)量，檢查檔案質(zhì)量，無誤后雙方簽字確認(rèn)。3.檔案移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。六、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的房間，配備必要的消防器材和溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備。2.庫房內(nèi)設(shè)置專門的檔案架，檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。3.庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類別的檔案，并有明顯的標(biāo)識(shí)。（二）保管措施1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有破損、霉變等情況及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換。2.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)采用專門的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行保管，定期檢查播放效果，確保聲像資料的清晰完整。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。5.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期進(jìn)行消毒，防止蟲害和鼠害。七、檔案的利用（一）利用范圍1.幼兒園內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.因教學(xué)研究、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等需要，教師可查閱、借閱教育教學(xué)類檔案。3.因辦理入園、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)等手續(xù)，家長可查閱幼兒學(xué)籍類檔案。4.外單位因工作需要查閱幼兒園檔案，須經(jīng)幼兒園領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。4.查閱、借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或丟失，查閱、借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)，從幼兒園工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定，平時(shí)可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行局部鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估和鑒定。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對反映幼兒園主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的檔案，應(yīng)長期保存。2.對在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案，可定為短期保存。3.對已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。（四）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)注明擬銷毀檔案的編號、題名、日期、保管