PAGE結(jié)對(duì)幫扶檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)結(jié)對(duì)幫扶工作的規(guī)范化管理，確保幫扶工作的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，提高幫扶工作成效，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部開(kāi)展的結(jié)對(duì)幫扶工作所涉及的各類(lèi)檔案資料管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映幫扶工作的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理幫扶工作過(guò)程中形成的各類(lèi)資料，保證檔案資料的齊全完整。3.規(guī)范性原則：檔案資料的整理、歸檔應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，便于查閱和管理。4.保密性原則：對(duì)涉及幫扶對(duì)象個(gè)人隱私等敏感信息的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）幫扶工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善結(jié)對(duì)幫扶檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作。2.定期檢查檔案管理工作情況，對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)。（二）幫扶責(zé)任人職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理和保管本人在幫扶工作中形成的各類(lèi)資料，確保資料的真實(shí)、完整。2.按照檔案管理要求，及時(shí)將整理好的資料移交檔案管理人員。3.配合檔案管理人員做好檔案資料的查閱、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案資料的集中統(tǒng)一管理，制定檔案整理方案，對(duì)各類(lèi)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等整理工作。2.建立檔案目錄和索引，便于快速查找和利用檔案資料。3.做好檔案資料的安全保管工作，確保檔案資料不丟失、不損壞、不泄密。4.按照規(guī)定辦理檔案資料的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行登記。5.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。三、檔案內(nèi)容及分類(lèi)（一）幫扶工作規(guī)劃與計(jì)劃1.公司/組織結(jié)對(duì)幫扶工作年度計(jì)劃，明確幫扶目標(biāo)、任務(wù)、措施和責(zé)任人等。2.針對(duì)具體幫扶對(duì)象制定的個(gè)性化幫扶計(jì)劃，包括幫扶項(xiàng)目、幫扶時(shí)間安排等。（二）幫扶對(duì)象信息檔案1.幫扶對(duì)象基本情況登記表，涵蓋姓名、性別、年齡、家庭住址聯(lián)系方式、貧困狀況等。2.幫扶對(duì)象家庭經(jīng)濟(jì)狀況證明材料，如收入證明、財(cái)產(chǎn)證明等。3.幫扶對(duì)象致貧原因分析報(bào)告及相關(guān)證明材料。（三）幫扶工作記錄1.幫扶責(zé)任人與幫扶對(duì)象溝通交流記錄，包括走訪記錄、電話溝通記錄等，詳細(xì)記載每次溝通的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等。2.幫扶措施實(shí)施記錄，如產(chǎn)業(yè)幫扶項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程記錄、就業(yè)幫扶培訓(xùn)記錄等，包括項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)間、實(shí)施進(jìn)度與成效、遇到的問(wèn)題及解決辦法等。3.幫扶資金使用記錄，包括資金來(lái)源、金額、用途、支出時(shí)間等，附相關(guān)票據(jù)復(fù)印件。（四）幫扶成效資料1.幫扶對(duì)象收入變化情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表及相關(guān)證明材料，如工資收入憑證、產(chǎn)業(yè)收益證明等。2.幫扶對(duì)象生活條件改善情況資料，如住房改善照片、生活設(shè)施更新記錄等。3.幫扶對(duì)象脫貧證明材料，如脫貧驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、相關(guān)部門(mén)認(rèn)定文件等。（五）幫扶工作總結(jié)與評(píng)估1.年度幫扶工作總結(jié)，全面總結(jié)幫扶工作開(kāi)展情況、取得的成效、存在的問(wèn)題及下一步工作計(jì)劃。2.幫扶工作成效評(píng)估報(bào)告，通過(guò)數(shù)據(jù)分析、實(shí)地走訪等方式對(duì)幫扶工作成效進(jìn)行客觀評(píng)估，提出改進(jìn)建議。（六）其他相關(guān)資料1.幫扶工作中形成的各類(lèi)會(huì)議紀(jì)要、文件、通知等。2.幫扶工作中的典型案例、經(jīng)驗(yàn)交流材料等。3.與幫扶工作相關(guān)的影像資料，如幫扶活動(dòng)照片、視頻等。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.檔案資料應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)整理，同一類(lèi)別的資料應(yīng)集中存放。2.每份檔案資料應(yīng)保持完整，不得隨意裁剪、涂改。如有破損或缺失，應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或補(bǔ)充。3.檔案資料應(yīng)使用A4紙張進(jìn)行打印或復(fù)印，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。（二）編號(hào)與裝訂1.根據(jù)檔案分類(lèi)，為每類(lèi)檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于記憶和查詢(xún)。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)，不得重復(fù)。3.將整理好的檔案資料按照編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)。（三）歸檔流程1.幫扶責(zé)任人在完成一項(xiàng)幫扶工作任務(wù)或一個(gè)階段的幫扶工作后，應(yīng)及時(shí)將所形成的檔案資料進(jìn)行整理，并填寫(xiě)檔案移交清單。2.檔案移交清單應(yīng)包括檔案資料名稱(chēng)、數(shù)量、編號(hào)、移交日期等信息，由幫扶責(zé)任人與檔案管理人員雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理人員收到移交的檔案資料后，應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行進(jìn)一步整理和歸檔，并將檔案資料存入專(zhuān)門(mén)的檔案柜或檔案庫(kù)房。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案資料的，查閱人應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.檔案查閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，查閱人不得擅自將檔案資料帶出查閱場(chǎng)所。4.查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案資料的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、借閱用途等。2.檔案借閱申請(qǐng)表經(jīng)幫扶工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱人進(jìn)行登記，包括借閱人姓名、部門(mén)、借閱檔案資料名稱(chēng)、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還檔案資料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案資料的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向借閱人提出并記錄在案。六、檔案保管與保密（一）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)的檔案柜或檔案庫(kù)房，確保檔案資料存放安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)電子檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及幫扶對(duì)象個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案資料，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱人、借閱人遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案資料內(nèi)容。3.對(duì)違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.檔案資料已超過(guò)保管期限，且確無(wú)保存價(jià)值的。2.檔案資料因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無(wú)法修復(fù)且無(wú)利用價(jià)值的。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清查，提出銷(xiāo)毀檔案資料清單，報(bào)幫扶工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核。2.幫扶工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核通過(guò)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門(mén)人員對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案資料進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)。3.對(duì)清點(diǎn)核對(duì)無(wú)誤的檔案資料，采用焚