PAGE審計(jì)工作檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司審計(jì)工作檔案的管理，確保審計(jì)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮審計(jì)檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)開(kāi)展審計(jì)工作形成的各類檔案，包括審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)工作底稿、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定書、審計(jì)移送處理書以及其他與審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的文件資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司審計(jì)工作檔案由審計(jì)部門集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自分散保存。2.完整性原則審計(jì)檔案應(yīng)全面反映審計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程和結(jié)果，包括審計(jì)立項(xiàng)依據(jù)、審計(jì)工作方案、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)結(jié)論等相關(guān)資料，確保檔案內(nèi)容完整無(wú)缺。3.準(zhǔn)確性原則審計(jì)檔案中的各項(xiàng)記錄和資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映審計(jì)工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)計(jì)算準(zhǔn)確，文字表述清晰，邏輯關(guān)系合理。4.保密性原則審計(jì)檔案涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播審計(jì)檔案內(nèi)容。二、檔案管理職責(zé)（一）審計(jì)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司審計(jì)工作檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)審計(jì)項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和查閱利用等工作。3.對(duì)審計(jì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估。4.按照規(guī)定向公司檔案管理部門移交審計(jì)檔案，并配合檔案管理部門做好檔案的保管、利用等相關(guān)工作。（二）審計(jì)人員職責(zé)1.在審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，按照審計(jì)工作規(guī)范和檔案管理要求，及時(shí)收集、整理審計(jì)工作底稿和相關(guān)資料，確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)本人形成的審計(jì)工作檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交審計(jì)部門。3.嚴(yán)格遵守審計(jì)檔案保密制度，不得擅自將審計(jì)檔案帶出工作場(chǎng)所或泄露檔案內(nèi)容。（三）公司檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督審計(jì)部門的檔案管理工作，制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.接收審計(jì)部門移交的審計(jì)檔案，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編目、上架保管，并提供檔案查閱利用服務(wù)。3.定期對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.根據(jù)公司發(fā)展需要和檔案保管期限規(guī)定，對(duì)超過(guò)保管期限的審計(jì)檔案提出鑒定和銷毀意見(jiàn)，并報(bào)公司批準(zhǔn)后組織實(shí)施。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的各類文件資料，包括但不限于以下內(nèi)容：1.審計(jì)計(jì)劃類審計(jì)項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、審計(jì)工作方案、審計(jì)通知書等。2.審計(jì)工作底稿類審計(jì)證據(jù)收集記錄、審計(jì)訪談?dòng)涗?、審?jì)測(cè)試記錄、審計(jì)數(shù)據(jù)分析結(jié)果等。3.審計(jì)報(bào)告類審計(jì)報(bào)告初稿、征求意見(jiàn)稿、正式審計(jì)報(bào)告、被審計(jì)單位反饋意見(jiàn)及整改情況說(shuō)明等。4.審計(jì)決定書、審計(jì)移送處理書類審計(jì)決定書、審計(jì)移送處理書及相關(guān)送達(dá)回證等。5.其他類與審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)文件、函證、證明材料等。（二）收集要求1.審計(jì)人員應(yīng)在審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將審計(jì)項(xiàng)目形成的各類文件資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件資料應(yīng)原件齊全，如無(wú)法取得原件，應(yīng)取得與原件核對(duì)無(wú)誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。復(fù)印件應(yīng)由提供單位蓋章或相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.對(duì)電子文件資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保文件的完整性和可讀性。同時(shí)，應(yīng)制作電子文件備份，與紙質(zhì)檔案一并歸檔保存。（三）整理方法1.分類按照審計(jì)項(xiàng)目的性質(zhì)、內(nèi)容和檔案形成的時(shí)間順序，將審計(jì)檔案分為審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)工作底稿、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定書、審計(jì)移送處理書及其他類等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類審計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)格式為：審計(jì)年度+審計(jì)項(xiàng)目序號(hào)+檔案類別代碼+檔案順序號(hào)。例如：2023001A001，表示2023年度第1個(gè)審計(jì)項(xiàng)目的A類（審計(jì)工作底稿類）第1份檔案。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，應(yīng)去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。4.編目編制審計(jì)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)存放。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后，審計(jì)人員應(yīng)在整理完畢并經(jīng)審計(jì)部門負(fù)責(zé)人審核后，于[X]個(gè)工作日內(nèi)將審計(jì)檔案移交審計(jì)部門歸檔。審計(jì)部門應(yīng)在收到檔案后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。（二）歸檔要求1.歸檔的審計(jì)檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列，編制檔案盒封面和脊背標(biāo)簽，注明檔案編號(hào)、檔案名稱、保管期限等信息。2.檔案盒應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格，材質(zhì)應(yīng)堅(jiān)固耐用，能夠有效保護(hù)檔案內(nèi)容。3.歸檔的審計(jì)檔案應(yīng)編制一式兩份的檔案清單，一份與檔案一同存放，一份作為檔案目錄單獨(dú)保存，以便查閱和核對(duì)。（三）保管期限審計(jì)工作檔案的保管期限分為永久、定期兩種。1.永久保管的檔案涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)處置、重大經(jīng)濟(jì)案件等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的審計(jì)檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管的檔案其他審計(jì)檔案的保管期限為[X]年。定期保管期限從審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后的次年1月1日起計(jì)算，并在檔案盒脊背標(biāo)簽上注明。（四）保管地點(diǎn)審計(jì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防磁等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全和完整。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。（五）檔案保管的檢查與維護(hù)1.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保密性以及檔案保管環(huán)境等情況。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，并做好記錄。3.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際使用情況，對(duì)超過(guò)保管期限或已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱審計(jì)檔案，應(yīng)填寫《審計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)審計(jì)部門負(fù)責(zé)人審批。2.因工作需要查閱審計(jì)檔案的公司外部人員，如律師、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《審計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)審計(jì)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的審計(jì)檔案，未經(jīng)公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供查閱。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人提交《審計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)審批同意后，到審計(jì)部門辦理查閱登記手續(xù)。2.審計(jì)部門工作人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的審計(jì)檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將檔案帶出工作場(chǎng)所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損毀。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，審計(jì)部門工作人員對(duì)檔案進(jìn)行檢查核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.審計(jì)檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度的規(guī)定，確保檔案信息的安全。2.如需對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)印、摘錄等利用操作，應(yīng)經(jīng)審計(jì)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印件應(yīng)注明“經(jīng)核對(duì)與原件一致”字樣，并加蓋審計(jì)部門印章。3.利用審計(jì)檔案形成的資料，如審計(jì)報(bào)告摘要、審計(jì)案例分析等，如需對(duì)外提供或發(fā)表，應(yīng)經(jīng)公司批準(zhǔn)，并注明資料來(lái)源，不得泄露公司商業(yè)秘密和敏感信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立審計(jì)檔案鑒定小組，由審計(jì)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括審計(jì)人員、檔案管理人員等。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期審計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)保管期限已滿的審計(jì)檔案，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、重要程度等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.具有下列情形之一的審計(jì)檔案，應(yīng)繼續(xù)保存：涉及未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)在該債權(quán)債務(wù)了結(jié)后繼續(xù)保存[X]年。正在進(jìn)行審計(jì)復(fù)議、訴訟或其他涉及法律糾紛的審計(jì)檔案，應(yīng)在案件終結(jié)后繼續(xù)保存[X]年。對(duì)公司經(jīng)營(yíng)管理、決策等具有重要參考價(jià)值的審計(jì)檔案，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，認(rèn)為確無(wú)保存價(jià)值的審計(jì)檔案，應(yīng)編制《審計(jì)檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《審計(jì)檔案銷毀清單》經(jīng)審計(jì)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由審計(jì)部門會(huì)同檔案管理部門共同組織銷毀。3.銷毀審計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行拍照或錄像，確保銷毀過(guò)程的