PAGE檔案移交工作制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案移交工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免檔案分散保存造成的管理混亂和信息丟失。2.依法依規(guī)原則檔案移交工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案移交的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。4.及時(shí)完整原則各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將檔案移交至檔案管理部門，確保檔案的完整性和連續(xù)性。二、檔案移交的范圍（一）文書(shū)檔案1.公司制發(fā)的各種文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.公司收到的上級(jí)機(jī)關(guān)、平級(jí)單位和下級(jí)單位的來(lái)文、函件等。3.公司內(nèi)部各部門之間的往來(lái)文件、資料等。（二）合同檔案1.公司簽訂的各類合同、協(xié)議，包括買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。2.合同的變更、補(bǔ)充、解除等相關(guān)文件。（三）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算資料。2.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等。3.公司資金管理、資產(chǎn)管理等方面的文件。（四）人事檔案1.員工的入職登記表、勞動(dòng)合同、工資表、考勤記錄等。2.員工的培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等。3.員工的離職手續(xù)辦理文件等。（五）業(yè)務(wù)檔案1.公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件、資料，如項(xiàng)目策劃書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.業(yè)務(wù)合同執(zhí)行過(guò)程中的相關(guān)文件，如訂單、發(fā)貨單、收貨單等。3.市場(chǎng)調(diào)研、客戶信息等方面的資料。（六）其他檔案1.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)等。2.公司舉辦的各類活動(dòng)的文件、照片、視頻等資料。3.公司固定資產(chǎn)的購(gòu)置、使用、處置等相關(guān)文件。三、檔案移交的時(shí)間要求（一）年度檔案移交各部門應(yīng)在每年的[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交至檔案管理部門。（二）項(xiàng)目檔案移交1.對(duì)于一般性項(xiàng)目，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后的[具體時(shí)間]內(nèi)完成檔案移交。2.對(duì)于重大項(xiàng)目，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度，分階段及時(shí)移交相關(guān)檔案，確保項(xiàng)目檔案的完整性和連續(xù)性。項(xiàng)目全部結(jié)束后，應(yīng)在[具體時(shí)間]內(nèi)完成全部檔案的移交工作。（三）人員離職檔案移交員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)在員工辦理離職手續(xù)前，將該員工的檔案整理完畢，并移交至檔案管理部門。四、檔案移交的程序（一）檔案整理1.各部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行收集、分類、整理和編目。2.檔案整理應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案整理過(guò)程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，對(duì)破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（二）檔案審核1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)組織專人對(duì)檔案進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性等方面。對(duì)于不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。（三）檔案交接1.經(jīng)審核合格的檔案，由檔案管理部門與移交部門辦理交接手續(xù)。2.交接雙方應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并簽字確認(rèn)。3.《檔案移交清單》一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份，作為檔案移交的憑證。五、檔案移交的責(zé)任（一）移交部門責(zé)任1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、審核和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將檔案移交至檔案管理部門，并配合檔案管理部門做好檔案交接工作。3.對(duì)移交檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，不得隱瞞、篡改檔案信息。（二）檔案管理部門責(zé)任1.負(fù)責(zé)制定檔案移交工作制度和流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案移交工作。2.對(duì)各部門移交過(guò)來(lái)的檔案進(jìn)行審核、接收和保管，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案管理制度，做好檔案的整理、編目、檢索、利用等工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案支持。六、檔案移交的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案移交工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案移交的程序是否合規(guī)、檔案內(nèi)容是否真實(shí)準(zhǔn)確等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案移交情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。2.根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，定期對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，不斷完善檔案管理工作。七、檔案移交的保密規(guī)定（一）保密范圍檔案移交過(guò)程中涉及的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等信息均屬于保密范圍。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)移交檔案中的保密信息予以保密。2.在檔案交接過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止保密信息泄露。3.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播檔案中的保密信息。八、檔案移交的信息化管理（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)檔案的收集、整理、移交、存儲(chǔ)、檢索、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行全過(guò)程管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）檔案數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、存儲(chǔ)和管理。2.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，采取加密存儲(chǔ)、備份等措施，防止電子檔案丟失、損壞或被篡改。（三）檔案信息共享與利用1.通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與利用。各部門可根據(jù)工作需要，經(jīng)授權(quán)后查閱、下載相關(guān)檔案信息。2.鼓勵(lì)員工利用檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案檢索和利用，提高檔案信息的利用率，為公司各項(xiàng)工