PAGE綜治辦檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)綜治辦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，充分發(fā)揮檔案在綜治工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于綜治辦在開展社會(huì)治安綜合治理工作過程中形成的各類檔案，包括文件、會(huì)議記錄、工作臺(tái)賬、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)研報(bào)告、圖片音像等資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則綜治辦檔案由專門的檔案管理人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映綜治工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，材料完整齊全。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜治辦主任職責(zé)1.領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督綜治辦檔案管理工作，將檔案管理工作納入綜治工作整體規(guī)劃，保障檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)備。2.審核檔案管理工作制度、工作計(jì)劃和總結(jié)，對(duì)檔案管理工作中的重大問題進(jìn)行決策。3.定期檢查檔案管理工作情況，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善綜治辦檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)綜治辦各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝盒，建立檔案檢索工具，編制檔案目錄和索引，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案庫房的安全。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為綜治工作提供參考依據(jù)和決策支持。7.參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，不斷提高檔案管理水平。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在綜治工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理人員歸檔。2.嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定，妥善保管本部門使用的檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。3.在工作中需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。4.協(xié)助檔案管理人員做好檔案管理工作，積極提供檔案管理工作所需的信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)有關(guān)社會(huì)治安綜合治理工作的文件、指示、通知、通報(bào)等。2.綜治辦制定的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等。3.社會(huì)治安綜合治理工作的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)資料、調(diào)研報(bào)告等。4.綜治工作中形成的各類工作臺(tái)賬，如矛盾糾紛排查調(diào)處臺(tái)賬、社會(huì)治安重點(diǎn)地區(qū)排查整治臺(tái)賬、平安創(chuàng)建工作臺(tái)賬等。5.社會(huì)治安綜合治理工作的檢查、考核、驗(yàn)收等文件材料。6.社會(huì)治安綜合治理工作的宣傳資料、圖片、音像等資料。7.其他與社會(huì)治安綜合治理工作有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、剪裁、損毀。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，進(jìn)行分類整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案（包括上級(jí)文件、本級(jí)文件、下級(jí)文件、內(nèi)部文件等）、業(yè)務(wù)檔案（包括社會(huì)治安綜合治理工作的各項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案）、聲像檔案（包括照片、錄音、錄像等）、實(shí)物檔案（包括獎(jiǎng)牌、證書、錦旗等）等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在每項(xiàng)工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。3.聲像檔案和實(shí)物檔案應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，文件材料齊全、完整，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔的檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、題名等信息。3.編制檔案移交清單，一式兩份，交接雙方簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份。（三）保管期限1.永久保管反映本地區(qū)社會(huì)治安綜合治理工作重大歷史事件和重要?dú)v史階段的文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本地區(qū)長(zhǎng)期執(zhí)行的文件，本地區(qū)制定的重要文件、法規(guī)性文件；重要會(huì)議文件、重要請(qǐng)示報(bào)告、重要統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要總結(jié)、重要調(diào)研報(bào)告等。2.定期保管分為30年和10年兩種。定期保管的檔案主要包括一般性文件材料、階段性工作文件材料、一般性會(huì)議文件材料、一般性請(qǐng)示報(bào)告、一般性統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一般性總結(jié)、一般性調(diào)研報(bào)告等。（四）保管措施1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火器材和防蟲、防鼠藥品。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本單位工作人員因工作需要查閱檔案的，可查閱與本人工作相關(guān)的檔案資料。外單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本單位工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)綜治辦主任簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。3.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表或單位介紹信的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。（三）利用方式1.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的查閱條件，如檔案查閱室、桌椅、照明設(shè)備等。查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案查閱室。2.查閱人員如需復(fù)印、摘抄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印、摘抄手續(xù)。復(fù)印、摘抄的檔案資料應(yīng)與原件內(nèi)容一致，不得擅自涂改、剪裁、損毀。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（四）保密規(guī)定1.查閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將檔案內(nèi)容告知無關(guān)人員。對(duì)違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法追究責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合綜治辦檔案管理的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.根據(jù)檔案的保管期限和價(jià)值，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜治辦主任擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理人員和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等特征，判斷檔案的價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法綜合考慮檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實(shí)意義等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面、系統(tǒng)的分析，確定檔案的價(jià)值和保管期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見，填寫《檔案銷毀審批表》，報(bào)綜治辦主任審批。2.經(jīng)審批同意銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，一式兩份，一份留存，一份交檔案管理人員作