PAGE企業(yè)檔案電子管理制度一、總則（一）目的為加強企業(yè)檔案電子管理，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本企業(yè)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門及所屬單位在各項活動中形成的電子檔案的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則企業(yè)檔案電子管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一流程，確保電子檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.全程管理原則對電子檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程進行有效管理，確保電子檔案的質(zhì)量。3.真實可靠原則采取有效措施保證電子檔案的真實性和可靠性，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等效力。4.安全保密原則建立健全電子檔案安全保密制度，采取技術(shù)和管理措施，防止電子檔案信息泄露、篡改和丟失。二、電子檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定企業(yè)檔案電子管理制度和工作流程。2.負責(zé)企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)、維護和升級，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門電子檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，對不符合要求的提出整改意見。4.負責(zé)企業(yè)電子檔案的集中存儲和保管，定期進行備份和數(shù)據(jù)維護，確保電子檔案的安全完整。5.組織開展電子檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)徟髮嵤?.負責(zé)電子檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門電子檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保電子檔案的真實、完整和準確。2.按照企業(yè)檔案電子管理制度和工作流程，及時將本部門形成的電子檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好電子檔案的鑒定、銷毀和利用工作，提供必要的支持和協(xié)助。4.明確專人負責(zé)本部門電子檔案管理工作，確保工作的順利開展。（三）電子檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的日常操作和維護，及時處理系統(tǒng)故障和問題。2.按照檔案管理要求，對電子檔案進行分類、編號、著錄等整理工作，確保電子檔案的規(guī)范有序。3.負責(zé)電子檔案的存儲、備份和數(shù)據(jù)安全管理，定期檢查電子檔案的存儲情況，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。4.嚴格遵守電子檔案安全保密制度，不得擅自泄露電子檔案信息。5.積極參與電子檔案管理的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)能力和水平。三、電子檔案的形成與收集（一）電子文件的形成1.企業(yè)各部門在業(yè)務(wù)活動中應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)實際情況，規(guī)范電子文件的形成過程，確保電子文件的原始性、真實性和完整性。2.電子文件應(yīng)采用符合國家標準的文件格式，確保文件能夠長期保存和有效利用。3.電子文件的內(nèi)容應(yīng)清晰、準確、完整，能夠反映業(yè)務(wù)活動的真實情況，不得隨意修改和刪除。（二）電子檔案的收集1.各部門應(yīng)定期對本部門形成的電子文件進行收集，確保電子文件無遺漏。2.收集的電子文件應(yīng)包括紙質(zhì)文件的電子版本、電子數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式的電子信息。3.對于重要的電子文件，應(yīng)同時收集相關(guān)的元數(shù)據(jù)，如文件的背景信息、形成時間、來源、作者等，以便更好地理解和利用電子檔案。4.電子檔案收集過程中，應(yīng)做好記錄，注明電子檔案的名稱、數(shù)量、來源、收集時間等信息。四、電子檔案的整理與歸檔（一）電子檔案的整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類方案，對收集到的電子檔案進行分類整理。2.電子檔案的分類應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、實用性原則，便于檢索和利用。3.對電子檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。4.對電子檔案進行著錄，著錄項目應(yīng)包括文件編號、題名、日期、來源、保管期限等，確保電子檔案的準確描述。（二）電子檔案的歸檔1.整理后的電子檔案應(yīng)及時歸檔，歸檔時間應(yīng)符合企業(yè)檔案管理規(guī)定。2.電子檔案的歸檔應(yīng)采用在線歸檔或離線歸檔的方式，確保電子檔案的安全存儲。3.歸檔的電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份數(shù)量應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。4.電子檔案歸檔后，應(yīng)建立相應(yīng)的索引和目錄，便于快速檢索和查找。五、電子檔案的保管（一）保管環(huán)境1.電子檔案應(yīng)存放在安全可靠的環(huán)境中，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標準。2.存儲電子檔案的設(shè)備應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等功能，確保電子檔案的安全。3.定期對存儲電子檔案的設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行。（二）備份管理1.建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份。2.備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、硬盤備份等多種方式，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲。3.定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（三）數(shù)據(jù)維護1.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行清理和維護，刪除過期或無用的數(shù)據(jù)。2.對電子檔案的格式進行轉(zhuǎn)換，確保電子檔案能夠在不同的系統(tǒng)和設(shè)備上正常讀取和使用。3.對電子檔案的元數(shù)據(jù)進行更新和維護，保證元數(shù)據(jù)的準確性和完整性。六、電子檔案的利用（一）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要可查閱和利用電子檔案。2.企業(yè)外部有關(guān)單位因合法事由需要查閱和利用電子檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.提供電子檔案的在線查閱服務(wù)，方便用戶隨時隨地查閱電子檔案。2.根據(jù)用戶需求，提供電子檔案的打印、復(fù)制、下載等服務(wù)。3.對于涉及機密的電子檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進行查閱和利用，嚴格控制查閱范圍和使用方式。（三）利用審批1.企業(yè)內(nèi)部人員查閱和利用電子檔案，應(yīng)填寫《電子檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.企業(yè)外部人員查閱和利用電子檔案，應(yīng)提交查閱申請函，注明查閱目的、范圍等信息，經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門按照規(guī)定提供查閱服務(wù)。七、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.電子檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、便于利用的原則。2.根據(jù)電子檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷其保存價值。（二）鑒定組織1.成立電子檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)技術(shù)專家組成。2.鑒定小組負責(zé)制定電子檔案鑒定方案，組織實施鑒定工作。（三）鑒定方法1.對電子檔案的內(nèi)容進行審查，判斷其是否具有歷史價值、現(xiàn)實價值和法律價值。2.對電子檔案的形成過程、保管狀況等進行評估，判斷其是否完整、準確、可靠。3.根據(jù)企業(yè)檔案保管期限表，確定電子檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的電子檔案，應(yīng)填寫《電子檔案銷毀申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核、企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，進行銷毀。2.電子檔案的銷毀應(yīng)采用物理或化學(xué)方法，確保電子檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀電子檔案時，應(yīng)做好記錄，注明銷毀時間、地點、方式、數(shù)量等信息。八、電子檔案的安全保密（一）安全保密制度1.建立健全電子檔案安全保密制度，明確安全保密責(zé)任和措施。2.對電子檔案管理人員進行安全保密培訓(xùn)，提高其安全保密意識和技能。（二）安全技術(shù)措施1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等安全技術(shù)手段，防止電子檔案信息泄露、篡改和丟失。2.對電子檔案管理系統(tǒng)進行安全加固，設(shè)置用戶權(quán)限管理，嚴格控制對電子檔案的訪問。（三）保密管理1.對涉及企業(yè)機密的電子檔案，應(yīng)嚴格按照保