PAGE公司檔案制度密級分類一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保公司機密信息的安全與保密，規(guī)范檔案密級分類標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中涉及的文件、資料、記錄等各類檔案的密級分類。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.保密性原則：對涉及公司機密的檔案進行嚴格保密，防止信息泄露。3.準確性原則：準確劃分檔案密級，確保密級與檔案內容的敏感程度相符。4.實用性原則：分類標準應便于檔案的管理、查詢和利用，同時滿足保密要求。二、檔案密級分類標準（一）絕密級1.涉及公司核心商業(yè)秘密，如未公開的重大戰(zhàn)略決策、核心技術資料、關鍵業(yè)務數(shù)據(jù)等，一旦泄露將對公司造成極其嚴重的經(jīng)濟損失或競爭劣勢。2.包含公司尚未實施的重大投資計劃、并購方案、新產(chǎn)品研發(fā)計劃等具有高度保密性的信息。3.涉及國家機密或公司與國家機關、軍事單位等合作的敏感信息，且明確規(guī)定需按照絕密級管理的檔案。（二）機密級1.公司重要業(yè)務信息，如銷售策略、客戶資源信息、財務報表（未經(jīng)公開披露）等，泄露后可能對公司業(yè)務運營產(chǎn)生重大影響。2.內部管理的關鍵流程文檔，如人力資源管理中的薪酬體系、績效考核方案，財務管理中的預算編制及執(zhí)行情況等，屬于公司內部重要管理機密。3.與合作伙伴簽訂的具有保密條款的重要合同、協(xié)議，涉及公司商業(yè)利益和合作關系的維護。（三）秘密級1.一般性業(yè)務資料，如日常業(yè)務報表、市場調研報告、行業(yè)分析資料等，雖不涉及核心機密，但仍需一定程度保密，以防被競爭對手獲取后進行分析利用。2.公司內部規(guī)章制度、工作流程手冊等，屬于公司正常運營所需的內部管理文件，對公司秩序和工作開展有一定重要性。3.員工個人信息檔案，包含員工基本資料、薪資信息、工作經(jīng)歷等，需保護員工隱私并防止信息不當使用。（四）普通級1.公開的公司宣傳資料、產(chǎn)品說明書、年度報告（已公開版本）等，不涉及公司機密信息，可供外部人員查閱。2.一般性的會議記錄、通知、公告等，對公司運營影響較小，且不包含敏感信息。3.員工日常工作中產(chǎn)生的一般性文檔，如工作總結、培訓筆記等，僅供個人工作參考，不涉及公司機密。三、檔案密級確定流程（一）文件形成部門初判1.文件起草或承辦部門在文件形成過程中，應根據(jù)文件內容的敏感程度，初步判斷其密級，并在文件首頁右上角標注相應密級標識。2.對于難以確定密級的文件，起草部門應及時與公司保密管理部門溝通，共同商討確定密級。（二）保密管理部門審核1.公司保密管理部門收到各部門提交的文件后，對文件密級進行審核。審核內容包括文件內容是否符合密級分類標準、標注的密級是否準確合理等。2.如發(fā)現(xiàn)密級標注不當或存在疑問，保密管理部門應及時與文件形成部門溝通，要求其重新評估并調整密級標注。（三）主管領導審批1.經(jīng)保密管理部門審核通過的文件，由文件形成部門提交至主管領導進行審批。主管領導應根據(jù)文件的重要性和敏感程度以及公司整體保密要求，對文件密級進行最終審定。2.主管領導審批通過后，文件即確定為相應密級，并按照該密級進行管理。四、檔案密級管理措施（一）存儲管理1.絕密級檔案：應存儲在專門的加密存儲設備中，如加密硬盤、加密服務器等，并設置嚴格的訪問權限，只有經(jīng)過授權的高級管理人員才能訪問。存儲設備應放置在安全的物理環(huán)境中，如公司專門的保密檔案室，配備監(jiān)控、防盜等安全設施。2.機密級檔案：存儲在公司內部的專用服務器或存儲系統(tǒng)中，設置相應的用戶權限，限制訪問范圍。存儲介質應定期備份，備份數(shù)據(jù)也應按照相應密級進行存儲和管理。3.秘密級檔案：可存儲在公司的共享存儲區(qū)域，但應設置訪問密碼或權限控制，防止未經(jīng)授權人員訪問。同時，對存儲區(qū)域進行定期檢查，確保數(shù)據(jù)安全。4.普通級檔案：可存儲在公司通用的存儲設備或共享文件夾中，無需特殊的保密存儲措施，但應進行常規(guī)的文件管理和維護。（二）借閱管理1.絕密級檔案：原則上不允許借閱，如因特殊工作需要必須借閱，需經(jīng)公司最高管理層批準，并填寫詳細的借閱申請表，注明借閱目的、歸還時間等。借閱過程中，應安排專人全程陪同，確保檔案不被泄露。2.機密級檔案：借閱需經(jīng)部門負責人審批，填寫借閱申請表，明確借閱期限和歸還時間。借閱人員應在規(guī)定時間內歸還檔案，如遇特殊情況需要延期，應提前辦理延期手續(xù)。3.秘密級檔案：借閱由檔案管理部門進行登記備案，經(jīng)所在部門負責人同意后即可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人。4.普通級檔案：借閱無需審批，但需在檔案管理部門進行登記，借閱后應及時歸還，不得長期占用。（三）使用管理1.絕密級檔案：使用人員必須嚴格遵守保密規(guī)定，在指定的安全場所使用，嚴禁在非保密環(huán)境下使用。使用過程中，應采取必要的保密措施，如加密處理、限制復制等。2.機密級檔案：使用人員應在公司內部辦公區(qū)域使用，不得攜帶出公司。如需帶出公司，必須經(jīng)過嚴格的審批流程，并采取加密存儲、專人護送等安全措施。3.秘密級檔案：使用人員應注意保護檔案信息安全，如果涉及對外提供或共享，需經(jīng)過部門負責人同意，并按照公司相關規(guī)定進行處理。4.普通級檔案：使用人員可根據(jù)工作需要正常使用，但不得擅自修改或傳播檔案內容，確保檔案的完整性和準確性。（四）銷毀管理1.絕密級檔案：銷毀前需經(jīng)過公司最高管理層批準，制定詳細的銷毀方案，并在專人監(jiān)督下進行銷毀。銷毀方式應確保檔案信息無法恢復，如采用粉碎、焚燒等方式。2.機密級檔案：銷毀由檔案管理部門提出申請，經(jīng)部門負責人審核，公司保密管理部門批準后進行。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。3.秘密級檔案：檔案管理部門定期對超過保管期限或已無保存價值的秘密級檔案進行清理，填寫銷毀申請表，經(jīng)部門負責人審批后進行銷毀。銷毀記錄應保存一定期限，以備查詢。4.普通級檔案：按照公司常規(guī)檔案銷毀流程進行處理，可采用統(tǒng)一的批量銷毀方式，但也應做好銷毀記錄。五、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司保密管理部門定期對各部門檔案密級分類及管理情況進行檢查，檢查內容包括檔案密級標注是否準確、存儲管理是否符合要求、借閱使用及銷毀流程是否規(guī)范等。2.各部門應定期開展內部自查，對本部門檔案管理工作進行自我評估和整改，確保檔案密級管理工作的有效性。（二）違規(guī)處理1.對于違反檔案密級管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應處罰：對于輕微違規(guī)行為，如未按規(guī)定標注密級、未及時歸還借閱檔案等。給予警告處分，并要求責任人立即整改。對于嚴重違規(guī)行為，如故意泄露機密檔案信息、擅自更改檔案密級等，將給予記過、降職、撤職等處分，情節(jié)嚴重的將解除勞動合同，并依法追究法律責任。2.因違反檔案密級管理制度給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，責任人應承擔相應的賠償責任。六、培訓與宣傳（一）培訓1.公司定期組織檔案密級管理培訓，面向全體員工，特別是涉及檔案管理工作的人員，提高員工對檔案密級分類標準和管理制度的認識和理解。2.培訓內容包括密級分類標準解讀、檔案管理流程、保密意識教育等，通過案例分析、實際操作等方式，增強員工的保密意識和實際操作能力。（二）宣傳1.利用公司內部宣傳欄、內部刊物、電子