PAGE大同區(qū)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)大同區(qū)檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于大同區(qū)各部門及所屬單位在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案室對(duì)全區(qū)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：各部門應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映工作活動(dòng)的全過程。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，嚴(yán)格保密制度，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施本單位檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本單位的各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.開展檔案的鑒定、銷毀工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，剔除無保存價(jià)值的檔案。4.編制檔案檢索工具，開發(fā)檔案信息資源，為單位各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識(shí)。6.指導(dǎo)和監(jiān)督所屬單位的檔案管理工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，配合檔案室做好檔案的接收、整理等工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向檔案室提出檔案利用申請(qǐng)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本單位有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.本單位形成的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本單位的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。4.本單位的人事檔案，包括干部職工的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲等材料。5.本單位的基建檔案，包括工程項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等文件。6.本單位的設(shè)備檔案，包括設(shè)備的購置、安裝、調(diào)試、維修等資料。7.本單位的科研檔案，包括科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、研究、成果鑒定等材料。8.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案室。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制保存，一套紙質(zhì)檔案，一套電子檔案。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等書寫。（三）整理方法1.按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行分類、組卷。2.分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用。一般可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等類別。3.組卷應(yīng)遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照一定的原則和方法進(jìn)行排列。4.卷內(nèi)文件應(yīng)按照排列順序依次編號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。5.裝訂應(yīng)牢固整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。5.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保管，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考國家和地方有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位的工作特點(diǎn)和發(fā)展需要，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案的題名、年度、保管期限、文號(hào)、責(zé)任者、密級(jí)等內(nèi)容。3.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。5.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱本單位檔案，須持有效證件和相關(guān)法律文書，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.查閱檔案時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保查閱工作的順利進(jìn)行。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.外單位查閱檔案，如需借出檔案，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]天。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、復(fù)印、摘錄、借出等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案利用登記表應(yīng)包括利用日期、利用部門、利用人、檔案題名、查閱內(nèi)容、利用方式等內(nèi)容。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為單位各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，形成電子檔案。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本單位的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)和安全防護(hù)機(jī)制，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。3.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)信息安全的法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保密管理，防止信息泄露。八、檔案管理人員（一）人員配備檔案室應(yīng)配備專職或兼職檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理工作流程。（二）人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真履行崗位職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.負(fù)責(zé)檔案信息管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。4.加強(qiáng)與各部門的溝通協(xié)調(diào)，指導(dǎo)和監(jiān)督各