PAGE供船食品檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)供船食品檔案管理，確保供船食品質(zhì)量安全可追溯，保障船舶航行期間人員飲食安全，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所有涉及供船食品采購、儲(chǔ)存、運(yùn)輸、供應(yīng)等環(huán)節(jié)的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映供船食品的實(shí)際情況，不得虛假記錄。2.完整性原則：涵蓋供船食品從源頭到上船供應(yīng)全過程的各類信息，確保檔案完整無缺。3.準(zhǔn)確性原則：記錄準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字等信息清晰明確。4.可追溯性原則：通過檔案能夠快速準(zhǔn)確追溯供船食品的來源、流向及相關(guān)質(zhì)量安全信息。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善供船食品檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理供船食品檔案，確保檔案的安全、完整和有序存放。3.定期對檔案進(jìn)行整理、歸檔、分類和編號，建立電子和紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫。4.組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的檔案管理意識和技能。（二）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理供船食品供應(yīng)商的資質(zhì)證明、營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告等檔案資料，并及時(shí)提交給檔案管理部門。2.記錄每次食品采購的訂單信息，包括采購日期、品種、數(shù)量、規(guī)格、價(jià)格、供應(yīng)商名稱等，形成采購檔案，定期移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好采購環(huán)節(jié)相關(guān)檔案的查詢和追溯工作。（三）儲(chǔ)存部門職責(zé)1.建立供船食品出入庫臺賬，詳細(xì)記錄食品的入庫日期、批次、保質(zhì)期、儲(chǔ)存位置等信息，定期將臺賬提交給檔案管理部門。2.負(fù)責(zé)食品儲(chǔ)存期間的質(zhì)量檢查記錄，包括檢查時(shí)間、檢查人員、食品質(zhì)量狀況等，形成質(zhì)量檢查檔案，及時(shí)歸檔保存。3.配合檔案管理部門對儲(chǔ)存環(huán)節(jié)檔案的查詢和追溯工作。（四）運(yùn)輸部門職責(zé)1.記錄供船食品運(yùn)輸過程中的相關(guān)信息，如運(yùn)輸車輛或船只信息（車牌號、船名等）、運(yùn)輸時(shí)間、運(yùn)輸路線、溫度記錄等，形成運(yùn)輸檔案，按時(shí)移交檔案管理部門。2.確保運(yùn)輸過程中食品的質(zhì)量安全，對運(yùn)輸過程中出現(xiàn)的異常情況及時(shí)記錄并反饋給檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行運(yùn)輸環(huán)節(jié)檔案的查詢和追溯。（五）供應(yīng)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)供船食品上船供應(yīng)記錄，包括供應(yīng)日期、船舶名稱、食品品種、數(shù)量、食用人員等信息，定期整理成供應(yīng)檔案，移交檔案管理部門。2.收集船舶上食品使用后的反饋信息，如是否有質(zhì)量問題、食用人員意見等，形成反饋檔案，提交給檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好供應(yīng)環(huán)節(jié)檔案的查詢和追溯工作。三、檔案內(nèi)容及分類（一）供應(yīng)商檔案1.供應(yīng)商基本信息：包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人等。2.資質(zhì)證明文件：營業(yè)執(zhí)照副本、食品生產(chǎn)許可證或食品經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書等。3.產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告：每批次供船食品的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告原件或復(fù)印件。4.合作記錄：合作時(shí)間、采購產(chǎn)品明細(xì)、交易金額、付款記錄、質(zhì)量反饋等。（二）采購檔案1.采購訂單：詳細(xì)記錄每次采購的食品品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、供應(yīng)商名稱等信息。2.采購合同：與供應(yīng)商簽訂的采購合同原件或復(fù)印件，包括合同條款、雙方權(quán)利義務(wù)等。3.驗(yàn)收記錄：食品到貨后的驗(yàn)收情況，如驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收結(jié)果等。（三）儲(chǔ)存檔案1.出入庫臺賬：記錄食品的入庫日期、批次、保質(zhì)期、數(shù)量、儲(chǔ)存位置、出庫日期、領(lǐng)用部門等信息。2.庫存盤點(diǎn)記錄：定期對庫存食品進(jìn)行盤點(diǎn)的記錄，包括盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)人員、實(shí)際庫存數(shù)量、賬實(shí)差異情況及處理結(jié)果等。3.質(zhì)量檢查記錄：對儲(chǔ)存食品進(jìn)行質(zhì)量檢查的記錄，如檢查時(shí)間、檢查項(xiàng)目、檢查結(jié)果、處理措施等。（四）運(yùn)輸檔案1.運(yùn)輸記錄：運(yùn)輸車輛或船只信息、運(yùn)輸時(shí)間、運(yùn)輸路線、運(yùn)輸溫度記錄（如有要求）等。2.運(yùn)輸過程中的異常情況記錄：如運(yùn)輸途中的溫度異常、食品損壞等情況的記錄及處理結(jié)果。（五）供應(yīng)檔案1.上船供應(yīng)記錄：供應(yīng)日期、船舶名稱、食品品種、數(shù)量、食用人員等信息。2.食品使用反饋記錄：船舶上對食品質(zhì)量、口感等方面的反饋意見及處理情況。四、檔案建立與歸檔（一）檔案建立1.各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)開展過程中，應(yīng)按照本制度要求及時(shí)收集、整理相關(guān)資料，確保檔案信息的原始性和真實(shí)性。2.資料收集應(yīng)做到全面、準(zhǔn)確，不得遺漏重要信息。對于電子文檔，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整；對于紙質(zhì)文檔，應(yīng)保證字跡清晰、頁面整潔。（二）檔案歸檔1.每月末，各部門應(yīng)將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。檔案管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案退回原部門補(bǔ)充完善。2.檔案管理部門對審核通過的檔案進(jìn)行編號、裝訂（紙質(zhì)檔案），并錄入電子檔案系統(tǒng)。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，便于查詢和管理。3.建立檔案索引目錄，明確各類檔案的存放位置和編號，方便快速查找檔案。五、檔案保管與維護(hù)（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對重要的紙質(zhì)檔案可采取復(fù)印件與原件分開保管的方式，原件妥善保存，復(fù)印件用于日常查閱。（二）維護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、褪色、霉變等情況。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取修復(fù)、更換等措施。2.對電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。定期更新殺毒軟件，防范病毒入侵。3.根據(jù)檔案的保存期限和實(shí)際使用情況，對超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。銷毀檔案應(yīng)進(jìn)行登記，記錄銷毀時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱供船食品檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及食品安全事故調(diào)查、質(zhì)量追溯等特殊情況，公司外部相關(guān)部門（如食品藥品監(jiān)管部門等）需要查閱檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.檔案管理部門收到《檔案查閱申請表》或查閱函后，對查閱申請進(jìn)行審核，符合要求的予以批準(zhǔn)。2.根據(jù)查閱申請，檔案管理人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在專門的查閱登記簿上記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案資料。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱供船食品檔案的，必須填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制、傳播檔案信息。借閱期滿后應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.供船食品檔案涉及公司商業(yè)機(jī)密和食品安全信息，檔案管理人員及查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。2.在檔案查閱、借閱過程中，如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明用途和使用范圍。3.對接觸檔案的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材（滅火器、消防栓等）、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入人