PAGE工廠電子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工廠電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，便于電子檔案的查閱、利用和保存，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本工廠實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工廠各部門在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件和電子檔案的管理。（三）定義1.電子文件：指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。2.電子檔案：指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工廠電子檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保電子檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程管理原則：對(duì)電子文件從形成到永久保存或銷毀的全過程進(jìn)行管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、有效和安全。3.前端控制原則：在電子文件形成階段，采取有效措施對(duì)電子文件的形成、收集、整理、歸檔等進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子檔案的質(zhì)量。4.便于利用原則：電子檔案的管理應(yīng)便于查閱、利用，滿足工廠生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和管理工作的需要。二、電子檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)電子檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善工廠電子檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)對(duì)工廠各部門電子文件的形成、收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。3.負(fù)責(zé)電子檔案的集中存儲(chǔ)、保管和維護(hù)，確保電子檔案的安全。4.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息化管理。5.負(fù)責(zé)電子檔案的鑒定、銷毀等工作。6.負(fù)責(zé)提供電子檔案的查閱、利用服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門電子文件的形成、收集、整理和歸檔工作，確保電子文件的真實(shí)、完整、有效。2.按照工廠電子檔案管理制度的要求，定期向檔案管理部門移交電子檔案。3.負(fù)責(zé)本部門電子檔案的查閱、利用工作，并及時(shí)歸還檔案管理部門。4.配合檔案管理部門做好電子檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供電子檔案管理所需的技術(shù)支持和保障，確保電子檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.負(fù)責(zé)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)和管理，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。3.協(xié)助檔案管理部門做好電子檔案的信息化管理工作，提供相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。三、電子文件的形成與收集（一）電子文件的形成1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，明確電子文件的形成流程和要求，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。2.電子文件應(yīng)采用通用的、標(biāo)準(zhǔn)的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如PDF、DOC、XLS等，確保電子文件能夠長(zhǎng)期保存和有效利用。3.電子文件應(yīng)具備必要的元數(shù)據(jù)，如文件編號(hào)、題名、日期、作者、來(lái)源等，以便于電子文件的管理和檢索。（二）電子文件的收集1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的電子文件，確保電子文件的完整性。2.電子文件的收集應(yīng)與紙質(zhì)文件的收集同步進(jìn)行，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。3.對(duì)于外來(lái)電子文件，如上級(jí)部門下發(fā)的文件、合作單位提供的文件等，各部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集和整理，并按照要求進(jìn)行歸檔。四、電子文件的整理與歸檔（一）電子文件的整理1.各部門應(yīng)按照工廠電子檔案管理制度的要求，對(duì)收集的電子文件進(jìn)行分類整理，確保電子文件的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.電子文件的分類應(yīng)按照工廠檔案分類方案進(jìn)行，如按照年度、機(jī)構(gòu)、問題等進(jìn)行分類。3.電子文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于電子文件的管理和檢索。（二）電子文件的歸檔1.各部門應(yīng)定期將整理好的電子文件向檔案管理部門進(jìn)行歸檔，歸檔時(shí)間應(yīng)按照工廠規(guī)定執(zhí)行。2.電子文件的歸檔應(yīng)采用在線歸檔或離線歸檔的方式進(jìn)行，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。3.檔案管理部門在接收電子檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。五、電子檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)設(shè)備的選擇1.檔案管理部門應(yīng)選擇安全可靠、性能穩(wěn)定的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行電子檔案的存儲(chǔ)，如磁帶庫(kù)、磁盤陣列、光盤庫(kù)等。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。3.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行。（二）存儲(chǔ)方式1.電子檔案應(yīng)采用在線存儲(chǔ)和離線存儲(chǔ)相結(jié)合的方式進(jìn)行保管，確保電子檔案的長(zhǎng)期保存。2.在線存儲(chǔ)的電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置。3.離線存儲(chǔ)的電子檔案應(yīng)按照要求進(jìn)行存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇和管理，如磁帶、光盤等，確保離線存儲(chǔ)電子檔案的質(zhì)量。（三）保管環(huán)境1.電子檔案的保管環(huán)境應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，保持適宜的溫度、濕度和潔凈度。2.保管環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，確保電子檔案的安全。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保保管環(huán)境的正常運(yùn)行。六、電子檔案的利用與保密（一）利用1.工廠內(nèi)部人員因工作需要查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)填寫《電子檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定為查閱人員提供電子檔案的查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.查閱電子檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)制、下載、傳播電子檔案。4.因工作需要將電子檔案帶出檔案管理部門的，應(yīng)填寫《電子檔案外借申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理外借手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。（二）保密1.檔案管理部門應(yīng)建立健全電子檔案保密制度，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保密管理。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的電子檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，限制查閱和使用范圍。3.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露電子檔案的內(nèi)容。4.對(duì)違反保密制度的行為，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定，確定電子檔案的保管期限。2.電子檔案的鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和工廠實(shí)際情況，按照電子檔案的重要性、時(shí)效性等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。3.檔案管理部門應(yīng)成立電子檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)電子檔案的鑒定工作。鑒定小組應(yīng)由檔案管理部門、信息技術(shù)部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門等人員組成。（二）銷毀1.對(duì)超過保管期限且無(wú)保存價(jià)值的電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.電子檔案的銷毀應(yīng)填寫《電子檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門和信息技術(shù)部門共同實(shí)施銷毀。3.電子檔案的銷毀應(yīng)采用物理或化學(xué)方法進(jìn)行，確保電子檔案數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。4.電子檔案銷毀時(shí)，應(yīng)做好銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等。八、電子檔案管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)建設(shè)1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)工廠電子檔案管理的需要，建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息化管理。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備電子文件的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、檢索、利用、鑒定、銷毀等功能，滿足工廠電子檔案管理的要求。3.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與工廠其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的共享和交換。（二）系統(tǒng)維護(hù)1.信息技術(shù)部門應(yīng)定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.系統(tǒng)維護(hù)應(yīng)包括系統(tǒng)硬件維護(hù)、軟件維護(hù)及數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等工作，確保系統(tǒng)的安全性和可靠性。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全管理1.信息技術(shù)部門應(yīng)建立健全電子檔案管理系統(tǒng)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的安全管理。2.系統(tǒng)安全管理應(yīng)包括用戶認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、病毒防范等措施，確保系統(tǒng)的安全性。3.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守系統(tǒng)安全管理制度，不得擅自更改系統(tǒng)設(shè)置和密碼。4.對(duì)違反系統(tǒng)安全管理制度的行為，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、培訓(xùn)與監(jiān)督（一）培訓(xùn)1.檔案管理部門應(yīng)定期組織電子檔案管理培訓(xùn)，提高工廠員工的電子檔案管理意識(shí)和技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括電子檔案管理法律法規(guī)、電子文件形成與收集、電子檔案整理與歸檔、電子檔案存儲(chǔ)與保管、電子檔案利用與保密、電子檔案鑒定與銷毀等方面的知識(shí)。3.培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、實(shí)地操作等多種形式，確保培訓(xùn)效果。（二）監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工廠各部門電子檔案管理工作的監(jiān)督檢查，確保電子檔案管理制度的有效執(zhí)行。2