PAGE學(xué)生檔案借閱管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范學(xué)生檔案的借閱管理，確保學(xué)生檔案的安全與完整，維護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各學(xué)院以及其他經(jīng)授權(quán)的單位或個(gè)人借閱學(xué)生檔案的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：借閱學(xué)生檔案必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保借閱目的合法、合理。2.安全保密原則：在借閱過程中，要采取必要的措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.限期歸還原則：借閱者應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，不得逾期。二、檔案借閱申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)條件1.本校內(nèi)部部門因工作需要查閱學(xué)生檔案，應(yīng)具備明確的查閱目的和合理的用途。2.外單位因工作需要借閱學(xué)生檔案，必須持有單位正式介紹信，說明借閱目的和用途，并經(jīng)本校相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.學(xué)生本人原則上不得借閱本人檔案，但在特殊情況下，如畢業(yè)申請(qǐng)、就業(yè)派遣等，可在學(xué)校規(guī)定的時(shí)間內(nèi)申請(qǐng)查閱部分檔案內(nèi)容。（二）申請(qǐng)流程1.借閱者需填寫《學(xué)生檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，如為外單位借閱，還需提交單位介紹信。3.申請(qǐng)表經(jīng)審核通過后，提交至學(xué)校檔案管理部門。（三）審批流程1.檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核，重點(diǎn)審查借閱目的、用途是否符合規(guī)定，借閱期限是否合理等。2.對(duì)于本校內(nèi)部部門的借閱申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于外單位的借閱申請(qǐng)，需報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門向借閱者發(fā)放《學(xué)生檔案借閱憑證》。三、檔案借閱期限與歸還（一）借閱期限1.本校內(nèi)部部門借閱學(xué)生檔案，一般不得超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.外單位借閱學(xué)生檔案，借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，須經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但最長不得超過[X]個(gè)工作日。3.學(xué)生本人查閱檔案內(nèi)容，應(yīng)在學(xué)校規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，一般不得超過[X]個(gè)工作日。（二）歸還要求1.借閱者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限屆滿前，將所借檔案完整無損地歸還至檔案管理部門。2.歸還檔案時(shí)，借閱者需填寫《學(xué)生檔案歸還登記表》，注明歸還日期、檔案是否完整等信息。3.檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱者的責(zé)任。四、檔案借閱過程中的管理（一）借閱場所1.本校內(nèi)部部門借閱學(xué)生檔案，應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出指定場所。2.外單位借閱學(xué)生檔案，如需在本校查閱，應(yīng)在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行；如需借出本校，必須經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照檔案管理部門的要求采取必要的安全保護(hù)措施。（二）查閱方式1.借閱者應(yīng)在檔案管理部門工作人員的指導(dǎo)下進(jìn)行查閱，不得擅自更改、涂抹、抽取、撤換檔案材料。2.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案材料應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋檔案管理部門的印章。（三）安全保密措施1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.借閱者在查閱檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要引用檔案信息，應(yīng)注明出處，并不得擅自擴(kuò)大引用范圍。3.檔案管理部門工作人員應(yīng)對(duì)借閱檔案的情況進(jìn)行記錄，包括借閱時(shí)間、借閱者姓名、借閱目的、歸還時(shí)間等信息，以備查詢。五、檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校建立健全學(xué)生檔案借閱監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行檢查，確保檔案借閱管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)借閱者的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，并向?qū)W校相關(guān)部門報(bào)告。（二）檢查內(nèi)容1.檢查借閱申請(qǐng)與審批手續(xù)是否齊全、規(guī)范。2.檢查借閱期限是否符合規(guī)定，借閱者是否按時(shí)歸還檔案。3.檢查檔案在借閱過程中是否存在損壞、丟失、泄露等情況。4.檢查檔案管理部門對(duì)借閱檔案的登記、保管等工作是否落實(shí)到位。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定借閱學(xué)生檔案的單位或個(gè)人，學(xué)校將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理。2.如因借閱者的違規(guī)行為導(dǎo)致檔案損壞、丟失、泄露等后果，借閱者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并負(fù)責(zé)采取措施挽回?fù)p失。3.對(duì)于檔案管理部門工作人員在檔案借閱管理工作中存在的違規(guī)行為，學(xué)校將按照有關(guān)規(guī)定給予嚴(yán)肅處理。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由學(xué)校檔案管理部門負(fù)