PAGE財務(wù)資料檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)資料檔案的管理，確保財務(wù)資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和保密性，提高財務(wù)工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構(gòu)的財務(wù)資料檔案管理工作。（三）定義1.財務(wù)資料檔案：指公司在財務(wù)活動中形成的各類憑證、賬簿、報表、文件、合同、協(xié)議等具有保存價值的資料。2.歸檔：將財務(wù)資料按照規(guī)定的分類、編號、裝訂等要求整理后，移交至檔案管理部門保存的過程。3.查閱：因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后對財務(wù)資料檔案進行查看、翻閱的行為。4.借閱：因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后將財務(wù)資料檔案借出檔案管理部門使用的行為。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司財務(wù)資料檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分級負(fù)責(zé)原則：財務(wù)部門負(fù)責(zé)財務(wù)資料檔案的收集、整理、立卷等前期工作，檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的保管、查閱、借閱等管理工作，各部門按照職責(zé)分工，共同做好財務(wù)資料檔案管理工作。3.安全保密原則：采取有效措施，確保財務(wù)資料檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、財務(wù)資料檔案的分類與編號（一）分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片等。3.財務(wù)報告類：包括月度、季度、年度財務(wù)報表及附注等。4.稅務(wù)資料類：包括納稅申報表、稅務(wù)審計報告、發(fā)票存根等。5.合同協(xié)議類：包括與財務(wù)相關(guān)的各類合同、協(xié)議，如借款合同、投資合同、租賃合同等。6.文件類：包括財務(wù)規(guī)章制度、內(nèi)部審計報告、財務(wù)分析報告等。7.其他類：不屬于上述分類的其他財務(wù)資料。（二）編號1.財務(wù)資料檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式。2.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)上述分類，分別用兩位字母表示，如“KP”表示會計憑證類，“ZB”表示會計賬簿類等。4.流水號：按照資料形成的先后順序，從“001”開始依次編號。5.例如，2023年的第10份會計憑證的編號為“2023KP010”。三、財務(wù)資料檔案的收集與整理（一）收集1.財務(wù)部門各崗位人員應(yīng)按照各自職責(zé)，及時收集本崗位工作中形成的財務(wù)資料，并定期移交至檔案管理人員。2.對于外部單位或個人提供的與財務(wù)相關(guān)的資料，經(jīng)辦人員應(yīng)在接收后及時交予檔案管理人員。3.檔案管理人員應(yīng)定期對財務(wù)資料的收集情況進行檢查，確保資料無遺漏。（二）整理1.檔案管理人員收到財務(wù)資料后，應(yīng)按照分類和編號規(guī)則進行整理。2.對于會計憑證，應(yīng)按照編號順序排列，檢查憑證的完整性，確保附件齊全，然后進行裝訂。裝訂時應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的憑證封面和封底，注明憑證所屬期間、冊數(shù)、編號等信息。3.對于會計賬簿，應(yīng)檢查賬頁是否齊全、連續(xù)，編號是否正確，然后進行裝訂成冊。4.對于財務(wù)報告，應(yīng)按照月度、季度、年度分別整理，檢查報告內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章是否齊全，然后進行裝訂。5.對于稅務(wù)資料、合同協(xié)議、文件等其他資料，應(yīng)按照類別進行分類整理，每份資料應(yīng)注明日期、編號、標(biāo)題等信息。6.整理后的財務(wù)資料應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括資料名稱、編號、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱。四、財務(wù)資料檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的財務(wù)資料檔案應(yīng)及時歸檔，檔案管理人員應(yīng)按照檔案存放位置，將資料放入相應(yīng)的檔案柜或檔案架中。2.歸檔時應(yīng)在檔案盒或檔案袋上注明檔案編號、名稱、類別、保管期限等信息。3.對于電子財務(wù)資料檔案，應(yīng)按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進行存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，以便于查找和使用。（二）保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施，確保財務(wù)資料檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行檢查，確保庫房環(huán)境符合要求，檔案無損壞、丟失等情況。3.財務(wù)資料檔案應(yīng)按照保管期限進行分類存放，保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。具體保管期限按照國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。4.對于超過保管期限的財務(wù)資料檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，確保檔案管理的有效性和合規(guī)性。5.檔案管理人員應(yīng)建立財務(wù)資料檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、類別、歸檔日期、保管期限等信息，便于對檔案進行跟蹤和管理。五、財務(wù)資料檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財務(wù)資料檔案時，應(yīng)填寫《財務(wù)資料檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到申請表后，應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，確定查閱范圍，并安排專人陪同查閱。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記簿上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財務(wù)資料檔案時，應(yīng)填寫《財務(wù)資料檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到申請表后，應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，評估借閱風(fēng)險，并報財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核。審核通過后，檔案管理部門應(yīng)與借閱人員簽訂《財務(wù)資料檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議約定的時間歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并按照規(guī)定追究借閱人員的責(zé)任。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善導(dǎo)致檔案丟失、損壞的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、財務(wù)資料檔案的保密與安全（一）保密1.財務(wù)資料檔案涉及公司的商業(yè)機密和財務(wù)信息，檔案管理人員及查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得將財務(wù)資料檔案提供給外部單位或個人。3.在查閱、借閱財務(wù)資料檔案時，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息被不當(dāng)獲取。（二）安全1.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案庫房的安全管理工作，制定安全管理制度，明確安全責(zé)任。2.定期對檔案庫房的設(shè)施設(shè)備進行檢查和維護，確保防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施設(shè)備正常運行。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故的發(fā)生。4.如發(fā)生財務(wù)資料檔案丟失、損壞、泄露等安全事故，應(yīng)立即采取措施進行處理，并及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。同時，應(yīng)配合相關(guān)部門進行調(diào)查，查明原因，追究責(zé)任。七、財務(wù)資料檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的財務(wù)資料檔案進行鑒定，確定是否需要銷毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，對檔案的保存價值進行評估。3.對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《財務(wù)資料檔案銷毀清單》。（二）銷毀1.《財務(wù)資料檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)組織專人進行銷毀。銷毀時應(yīng)確保檔案內(nèi)容無法恢復(fù)，防止信息泄露。2.銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由銷毀人員簽字確