PAGE人事資料檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人事資料檔案的管理，確保人事資料檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事資料檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事資料檔案管理。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：人事資料檔案應(yīng)如實(shí)反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等信息。2.完整性原則：人事資料檔案應(yīng)涵蓋員工從入職到離職全過(guò)程的各類(lèi)相關(guān)資料。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)人事資料檔案的安全，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動(dòng)、業(yè)績(jī)變化等情況，及時(shí)更新人事資料檔案。二、人事資料檔案的內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.身份證明：身份證、戶口本等復(fù)印件。2.學(xué)歷證明：最高學(xué)歷畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件。3.入職登記表：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式、家庭住址等。（二）工作經(jīng)歷1.勞動(dòng)合同：歷次簽訂的勞動(dòng)合同文本。2.工作履歷：詳細(xì)記錄員工在公司及其他單位的工作起止時(shí)間、職位、工作職責(zé)等。3.離職證明：原工作單位出具的離職證明。（三）培訓(xùn)與發(fā)展1.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的課程名稱、時(shí)間、培訓(xùn)證書(shū)等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：?jiǎn)T工個(gè)人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及相關(guān)調(diào)整記錄。（四）績(jī)效考核1.績(jī)效考核表：月度、季度、年度績(jī)效考核結(jié)果及評(píng)價(jià)意見(jiàn)。2.績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃：針對(duì)績(jī)效考核結(jié)果制定的改進(jìn)計(jì)劃及執(zhí)行情況記錄。（五）薪酬福利1.工資條：每月工資發(fā)放明細(xì)。2.福利記錄：社保、公積金繳納記錄，各類(lèi)福利享受情況。（六）獎(jiǎng)懲情況1.獎(jiǎng)勵(lì)記錄：獲得的公司級(jí)、部門(mén)級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)及相關(guān)文件。2.懲罰記錄：受到的警告、記過(guò)、降職、辭退等處罰決定及相關(guān)文件。（七）其他資料1.體檢報(bào)告：?jiǎn)T工入職及定期體檢的報(bào)告。2.職業(yè)資格證書(shū)：如專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格證書(shū)、職業(yè)技能等級(jí)證書(shū)等。3.員工異動(dòng)記錄：崗位調(diào)動(dòng)、晉升、降職等相關(guān)審批文件。三、人事資料檔案的收集與整理（一）收集渠道1.新員工入職時(shí)：由員工本人提交個(gè)人基本信息及相關(guān)證明材料。2.日常工作中：各部門(mén)負(fù)責(zé)收集本部門(mén)員工的工作業(yè)績(jī)、培訓(xùn)情況、獎(jiǎng)懲情況等資料，并及時(shí)移交人事部門(mén)。3.員工異動(dòng)時(shí)：相關(guān)部門(mén)提供員工崗位調(diào)動(dòng)、晉升、降職等異動(dòng)的審批文件及相關(guān)資料。（二）整理要求1.分類(lèi)清晰：按照人事資料檔案的內(nèi)容分類(lèi)，將各類(lèi)資料分別整理成冊(cè)。2.編號(hào)規(guī)范：為每份檔案資料編號(hào)，便于查詢和管理。3.裝訂整齊：資料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的文件夾或檔案袋裝訂，確保整齊美觀。4.標(biāo)注準(zhǔn)確：在每份資料上標(biāo)注日期、來(lái)源等信息，以便快速定位。四、人事資料檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.資料審核：人事部門(mén)對(duì)收集到的人事資料檔案進(jìn)行審核，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.檔案編號(hào)：為審核通過(guò)的檔案資料賦予唯一的編號(hào)。3.歸檔存放：按照編號(hào)順序?qū)n案資料存放在專(zhuān)用的檔案柜中，并建立檔案索引目錄。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全。2.電子檔案：建立電子檔案管理系統(tǒng)，將人事資料檔案進(jìn)行電子化存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.長(zhǎng)期保存：?jiǎn)T工的基本信息、工作經(jīng)歷、勞動(dòng)合同等重要資料應(yīng)長(zhǎng)期保存。2.定期銷(xiāo)毀：績(jī)效考核、薪酬福利等時(shí)效性較強(qiáng)的資料，保存一定期限后（如三年），經(jīng)審批后進(jìn)行銷(xiāo)毀。五、人事資料檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門(mén)：人力資源部門(mén)工作人員因工作需要可查閱員工人事資料檔案。2.相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人：涉及員工績(jī)效考核、薪酬調(diào)整、崗位調(diào)動(dòng)等工作時(shí)，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱員工的部分人事資料檔案，但需經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.公司高層管理人員：公司高層管理人員因決策需要可查閱員工人事資料檔案，但需說(shuō)明查閱目的，并經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.填寫(xiě)申請(qǐng)表：查閱人需填寫(xiě)《人事資料檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后交人力資源部門(mén)。3.查閱登記：人力資源部門(mén)工作人員根據(jù)審批意見(jiàn)，為查閱人辦理查閱登記手續(xù)，并提供相應(yīng)的檔案資料。4.查閱地點(diǎn)：查閱應(yīng)在指定的檔案查閱室進(jìn)行，查閱人不得擅自將檔案資料帶出查閱室。（三）借閱權(quán)限1.特殊情況需要借閱的：需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限：借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，需重新辦理審批手續(xù)。（四）借閱程序1.填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表：借閱人填寫(xiě)《人事資料檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限等。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)公司總經(jīng)理審批后交人力資源部門(mén)。3.借閱登記：人力資源部門(mén)工作人員對(duì)借閱人進(jìn)行身份核實(shí)，辦理借閱登記手續(xù)，收取一定的押金（如[X]元），并提供檔案資料。4.歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案資料，人力資源部門(mén)工作人員檢查檔案資料是否完整、有無(wú)損壞，如無(wú)問(wèn)題，退還押金。六、人事資料檔案的保密與安全（一）保密措施1.人員管理：與接觸人事資料檔案的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.環(huán)境管理：檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.信息管理：電子檔案應(yīng)設(shè)置不同級(jí)別的訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)涉及員工隱私的信息進(jìn)行加密處理。（二）安全防范1.防火措施：檔案庫(kù)房配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和滅火設(shè)備。2.防潮措施：檔案柜應(yīng)放置在干燥通風(fēng)的地方，必要時(shí)可使用除濕設(shè)備。3.防蟲(chóng)措施：定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害及時(shí)采取措施。4.防盜措施：檔案庫(kù)房安裝監(jiān)控?cái)z像頭，門(mén)窗應(yīng)堅(jiān)固防盜。七、人事資料檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門(mén)：每年定期對(duì)人事資料檔案進(jìn)行全面檢查和更新，確保資料的時(shí)效性。2.各部門(mén)：及時(shí)向人力資源部門(mén)提供本部門(mén)員工的最新工作信息，如業(yè)績(jī)變化、獎(jiǎng)懲情況等。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.員工異動(dòng)時(shí)：人力資源部門(mén)及時(shí)更新員工的人事資料檔案，包括崗位調(diào)動(dòng)、晉升、降職、離職等信息。2.信息變更時(shí)：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、學(xué)歷、聯(lián)系方式等發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交變更申請(qǐng)，人力資源部門(mén)審核后進(jìn)行更新。八、人事資料檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.保管期限屆滿：按照規(guī)定保管期限已滿的人事資料檔案，經(jīng)審批后可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.資料無(wú)效：因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、政策變化等原因，部分人事資料檔案已失去保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.提出申請(qǐng)：由人力資源部門(mén)提出人事資料檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等。2.審批：申請(qǐng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.銷(xiāo)毀實(shí)施：人力資源部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)人員對(duì)擬銷(xiāo)毀的