PAGE檔案室會(huì)計(jì)檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案室會(huì)計(jì)檔案的管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整與有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門形成的會(huì)計(jì)檔案的管理，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等。（三）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善會(huì)計(jì)檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作；負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的集中統(tǒng)一管理，建立會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、立卷工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交；協(xié)助檔案管理部門做好會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱等利用工作；負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。3.其他部門負(fù)責(zé)本部門形成的會(huì)計(jì)檔案的收集、整理工作，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門；配合檔案管理部門做好會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱等利用工作。二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍（一）會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的原始書(shū)面證明，如發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單等；記賬憑證是根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的，用以確定會(huì)計(jì)分錄，作為登記賬簿依據(jù)的憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿?？傎~是根據(jù)總分類科目開(kāi)設(shè)賬戶，用來(lái)登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細(xì)賬是根據(jù)明細(xì)分類科目開(kāi)設(shè)賬戶，用來(lái)登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行明細(xì)分類核算，提供明細(xì)核算資料的分類賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)間的先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿；固定資產(chǎn)卡片是記錄固定資產(chǎn)詳細(xì)情況的卡片式賬簿。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，主要有資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注等。財(cái)務(wù)報(bào)告是企業(yè)對(duì)外提供的反映企業(yè)某一特定日期財(cái)務(wù)狀況和某一會(huì)計(jì)期間經(jīng)營(yíng)成果、現(xiàn)金流量等會(huì)計(jì)信息的文件。（四）其他會(huì)計(jì)資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。銀行存款余額調(diào)節(jié)表是在銀行對(duì)賬單余額與企業(yè)賬面余額的基礎(chǔ)上，各自加上對(duì)方已收、本單位未收賬項(xiàng)數(shù)額，減去對(duì)方已付、本單位未付賬項(xiàng)數(shù)額，以調(diào)整雙方余額使其一致的一種調(diào)節(jié)方法；銀行對(duì)賬單是銀行和企業(yè)核對(duì)賬務(wù)的聯(lián)系單，也是證實(shí)企業(yè)業(yè)務(wù)往來(lái)的記錄；納稅申報(bào)表是納稅人履行納稅義務(wù)，按期向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)納稅期應(yīng)繳稅額時(shí)應(yīng)填報(bào)的表格；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)是記錄會(huì)計(jì)檔案從一個(gè)部門或崗位移交到另一個(gè)部門或崗位時(shí)詳細(xì)情況的清單；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)是記錄會(huì)計(jì)檔案保管情況的清單；會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)是記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀情況的清單。三、會(huì)計(jì)檔案的整理與立卷（一）整理要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按記賬憑證的編號(hào)順序排列，記賬憑證所附原始憑證應(yīng)折疊整齊，附在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按總賬賬頁(yè)順序編號(hào)，明細(xì)賬、日記賬應(yīng)按賬戶順序編號(hào)，固定資產(chǎn)卡片應(yīng)按類別和編號(hào)順序排列。3.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按月份、季度、年度分別裝訂成冊(cè)，并在封面上注明報(bào)告名稱、所屬期間、單位名稱等內(nèi)容。4.將銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等其他會(huì)計(jì)資料，按時(shí)間順序整理成冊(cè)。（二）立卷方法1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月立卷，每月的記賬憑證應(yīng)裝訂成一冊(cè)，每?jī)?cè)厚度一般不超過(guò)2厘米。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按年度立卷，總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片等應(yīng)分別立卷。3.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按年度立卷，月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告可合并裝訂成一冊(cè)，年度財(cái)務(wù)報(bào)告單獨(dú)裝訂成冊(cè)。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)按年度立卷，同一類別的資料應(yīng)裝訂成一冊(cè)。（三）裝訂要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)使用棉線在左上角裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有壓字、掉頁(yè)等現(xiàn)象。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)使用線繩或金屬夾在左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)平整、牢固，不得有缺頁(yè)、跳行等現(xiàn)象。3.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)使用訂書(shū)釘或線繩在左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不得有散頁(yè)、折角等現(xiàn)象。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)根據(jù)資料的大小和形狀，選擇合適的裝訂方式，確保裝訂牢固、整齊。（四）編目要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)編制記賬憑證封面、封底，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員等內(nèi)容。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)編制賬簿封面、封底，并在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。3.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)編制報(bào)告封面、封底，并在封面上注明單位名稱、報(bào)告名稱、所屬期間、報(bào)告編號(hào)等內(nèi)容。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)編制資料封面、封底，并在封面上注明單位名稱、資料名稱、所屬期間、資料編號(hào)等內(nèi)容。四、會(huì)計(jì)檔案的歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在月度終了后15日內(nèi)整理立卷，并在年度終了后3個(gè)月內(nèi)歸檔。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后30日內(nèi)整理立卷，并在年度終了后3個(gè)月內(nèi)歸檔。3.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)在月度、季度終了后15日內(nèi)編制完成，并在年度終了后3個(gè)月內(nèi)歸檔。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)在形成后及時(shí)整理立卷，并在年度終了后3個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理工作，按照本制度的要求進(jìn)行整理、立卷，并編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。2.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)應(yīng)一式三份，一份由移交部門留存，一份由檔案管理部門留存，一份由接收部門留存。3.各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將整理好的會(huì)計(jì)檔案移交檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)的內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后辦理接收手續(xù)。（三）移交手續(xù)1.移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，移交人員應(yīng)填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，注明移交會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.接收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)的內(nèi)容，清點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量，檢查會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量，核對(duì)無(wú)誤后在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽字或蓋章。3.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分，與會(huì)計(jì)檔案一同保管。五、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證的保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿的保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告的保管期限為年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管，月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年。4.其他會(huì)計(jì)資料的保管期限為銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久保管。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)施，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照會(huì)計(jì)檔案的類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和利用。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)保持整潔、整齊，不得隨意堆放、折疊、損壞。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（三）庫(kù)房管理1.會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。2.庫(kù)房?jī)?nèi)不得存放易燃、易爆、腐蝕性等物品，不得使用明火。3.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，如滅火器、消火栓、防盜門、防盜窗等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格執(zhí)行庫(kù)房管理制度，非庫(kù)房管理人員不得擅自進(jìn)入庫(kù)房。六、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案查閱登記表。2.外單位人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案查閱登記表。3.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，查閱人員不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。（二）借閱程序1.本公司/組織內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表的內(nèi)容進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員借閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表的內(nèi)容進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后辦理借閱手續(xù)。3.借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿上簽字或蓋章，并注明借閱日期、歸還日期等內(nèi)容。4.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還會(huì)計(jì)檔案，如需延期歸還，應(yīng)辦理延期手續(xù)。（三）歸還要求1.借閱人員歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量和質(zhì)量，檢查會(huì)計(jì)檔案是否有損壞、丟失等情況。2.如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.借閱人員歸還會(huì)計(jì)檔案后，檔案管理部門應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿上注明歸還日期，并將會(huì)計(jì)檔案歸還原位。七、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由檔案管理部門提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。2.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。3.公司/組織負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。4.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)