PAGE彩色檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司彩色檔案的管理，確保彩色檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類彩色檔案的管理。（三）定義彩色檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，以圖像、圖表、照片等形式存在的具有保存價(jià)值的資料。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司彩色檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)性原則：確保彩色檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：保證彩色檔案的全面、系統(tǒng)。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的彩色檔案嚴(yán)格保密。二、彩色檔案的收集（一）收集范圍1.公司各類會(huì)議、活動(dòng)的照片、錄像等。2.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)過程中的彩色圖紙、圖表等。3.公司市場(chǎng)推廣活動(dòng)中的宣傳海報(bào)、廣告設(shè)計(jì)等。4.公司重要客戶來訪、合作項(xiàng)目的相關(guān)彩色資料。5.其他具有保存價(jià)值的彩色資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)彩色檔案的收集工作，確保資料及時(shí)、完整地收集。2.收集的彩色檔案應(yīng)圖像清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等相關(guān)信息。3.對(duì)于電子形式的彩色檔案，應(yīng)確保存儲(chǔ)介質(zhì)的可靠性，并及時(shí)進(jìn)行備份。（三）收集流程1.各部門收集到彩色檔案后，應(yīng)填寫《彩色檔案收集登記表》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、來源等信息。2.將填寫好的登記表及彩色檔案一并移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)移交的彩色檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知相關(guān)部門補(bǔ)充或更正。三、彩色檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照公司業(yè)務(wù)類型分為行政管理類、生產(chǎn)管理類、市場(chǎng)營(yíng)銷類、財(cái)務(wù)管理類等。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如行政管理類可分為會(huì)議活動(dòng)、文件資料等。（二）整理方法1.照片檔案：按照拍攝時(shí)間順序排列，同時(shí)根據(jù)內(nèi)容進(jìn)行編號(hào)，并編寫照片說明。2.錄像檔案：按照項(xiàng)目或活動(dòng)名稱進(jìn)行分類，標(biāo)注錄制時(shí)間、時(shí)長(zhǎng)、內(nèi)容簡(jiǎn)介等信息。3.圖紙、圖表檔案：按照專業(yè)、項(xiàng)目進(jìn)行分類，編號(hào)并注明圖紙名稱、繪制日期、比例等。4.宣傳海報(bào)、廣告設(shè)計(jì)檔案：按照設(shè)計(jì)主題、時(shí)間進(jìn)行分類，標(biāo)注設(shè)計(jì)單位、設(shè)計(jì)時(shí)間等。（三）編目1.編制彩色檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便查詢和檢索。四、彩色檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、重要?dú)v史事件等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的彩色檔案。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和使用頻率，確定保管期限為10年、20年等。（二）保管方式1.紙質(zhì)彩色檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，保持通風(fēng)、干燥，防止受潮、霉變、蟲蛀。2.電子彩色檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，并建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制。3.對(duì)于珍貴的彩色檔案，可采用數(shù)字化存儲(chǔ)方式，同時(shí)制作副本進(jìn)行異地備份。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房，確需進(jìn)入的，應(yīng)辦理登記手續(xù)。五、彩色檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：利用彩色檔案應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.審批原則：查閱利用彩色檔案需經(jīng)相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)審批。3.保護(hù)原則：在利用過程中應(yīng)注意保護(hù)彩色檔案的完整性和保密性。（二）利用流程1.申請(qǐng)人填寫《彩色檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行初審。3.初審?fù)ㄟ^后，報(bào)相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批通過后，檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的彩色檔案，并做好查閱登記。5.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或帶出檔案。如需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）歸還查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將彩色檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門核對(duì)無(wú)誤后，在查閱登記表上注明歸還日期。六、彩色檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的彩色檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員等參加。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，提出鑒定意見。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的彩色檔案，應(yīng)填寫《彩色檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司建立彩色檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)各部門彩色檔案管理工作進(jìn)行檢查。（二）檢查內(nèi)容1.彩色檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合本制度要求。2.檔案管理人員的職責(zé)履行情況。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況。（三）問題處理對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。對(duì)違反本制度的