PAGE農(nóng)機(jī)檔案管理制度薊縣一、總則（一）目的為加強(qiáng)薊縣農(nóng)機(jī)檔案管理，確保農(nóng)機(jī)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮農(nóng)機(jī)檔案在農(nóng)機(jī)管理、維修、使用等方面的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本縣實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于薊縣行政區(qū)域內(nèi)所有農(nóng)機(jī)檔案的管理，包括農(nóng)業(yè)機(jī)械的購(gòu)置、登記、使用、維修、報(bào)廢等環(huán)節(jié)形成的各類文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則農(nóng)機(jī)檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專人負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則農(nóng)機(jī)檔案應(yīng)如實(shí)反映農(nóng)機(jī)的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則加強(qiáng)農(nóng)機(jī)檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露和損壞，確保檔案的安全性。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于農(nóng)機(jī)管理人員、維修人員、操作人員等查閱和利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本縣農(nóng)機(jī)檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)全縣農(nóng)機(jī)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀等工作。3.建立健全農(nóng)機(jī)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.指導(dǎo)和監(jiān)督本縣各農(nóng)機(jī)管理部門(mén)、農(nóng)機(jī)合作社、農(nóng)機(jī)維修企業(yè)等單位的農(nóng)機(jī)檔案管理工作。5.組織開(kāi)展農(nóng)機(jī)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）農(nóng)機(jī)管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)農(nóng)機(jī)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的農(nóng)機(jī)檔案移交檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理。3.在辦理農(nóng)機(jī)購(gòu)置、登記、使用、維修、報(bào)廢等業(yè)務(wù)過(guò)程中，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定，做好檔案材料的收集和整理工作，并及時(shí)歸檔。4.配合檔案管理部門(mén)做好農(nóng)機(jī)檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)等工作，為農(nóng)機(jī)管理和服務(wù)提供支持。（三）農(nóng)機(jī)合作社職責(zé)1.建立健全本社農(nóng)機(jī)檔案管理制度，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)本社農(nóng)機(jī)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，記錄農(nóng)機(jī)的購(gòu)置、使用、維修、保養(yǎng)等情況。3.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將本社農(nóng)機(jī)檔案報(bào)送檔案管理部門(mén)備案。4.積極配合檔案管理部門(mén)和農(nóng)機(jī)管理部門(mén)的工作，提供農(nóng)機(jī)檔案查閱和利用服務(wù)。（四）農(nóng)機(jī)維修企業(yè)職責(zé)1.建立本企業(yè)農(nóng)機(jī)維修檔案管理制度，對(duì)維修的農(nóng)機(jī)進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.負(fù)責(zé)收集、整理和保管本企業(yè)維修農(nóng)機(jī)的檔案材料，包括維修記錄、更換零部件清單、維修發(fā)票等。3.按照規(guī)定向檔案管理部門(mén)和農(nóng)機(jī)管理部門(mén)報(bào)送維修檔案信息，配合做好檔案管理工作。（五）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)農(nóng)機(jī)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、編目、上架、保管等。3.做好檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)登記和歸還檔案。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，核實(shí)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.農(nóng)機(jī)購(gòu)置檔案包括農(nóng)機(jī)購(gòu)置申請(qǐng)表、購(gòu)置發(fā)票、產(chǎn)品合格證、使用說(shuō)明書(shū)、三包憑證等。2.農(nóng)機(jī)登記檔案包括農(nóng)機(jī)登記申請(qǐng)表、行駛證、登記證書(shū)、檢驗(yàn)合格標(biāo)志等。3.農(nóng)機(jī)使用檔案包括農(nóng)機(jī)作業(yè)記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄、事故記錄等。4.農(nóng)機(jī)維修檔案包括維修合同、維修記錄、更換零部件清單、維修發(fā)票等。5.農(nóng)機(jī)報(bào)廢檔案包括農(nóng)機(jī)報(bào)廢申請(qǐng)表、報(bào)廢證明、回收憑證等。6.其他與農(nóng)機(jī)管理相關(guān)的文件材料，如農(nóng)機(jī)補(bǔ)貼文件、技術(shù)推廣資料、培訓(xùn)記錄等。（二）收集要求1.各單位和個(gè)人應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)將形成的農(nóng)機(jī)檔案材料收集齊全，整理規(guī)范。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或擅自銷毀。3.收集的檔案材料應(yīng)使用A4紙張，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類按照農(nóng)機(jī)檔案的類別和形成時(shí)間，將檔案材料分為購(gòu)置檔案、登記檔案、使用檔案、維修檔案、報(bào)廢檔案等類別，并進(jìn)行編號(hào)。2.編目對(duì)每一份檔案材料進(jìn)行編目，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，并填寫(xiě)檔案目錄。3.裝訂將編目后的檔案材料按照順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.上架將裝訂好的檔案材料上架存放，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查閱和管理。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案和長(zhǎng)期保存的檔案，應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管，確保檔案的安全性和完整性。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。（三）保管期限1.農(nóng)機(jī)購(gòu)置檔案、登記檔案、報(bào)廢檔案等永久保存。2.農(nóng)機(jī)使用檔案、維修檔案等保管期限為10年。3.其他與農(nóng)機(jī)管理相關(guān)的文件材料，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定確定保管期限。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.農(nóng)機(jī)管理部門(mén)、農(nóng)機(jī)合作社、農(nóng)機(jī)維修企業(yè)等單位因工作需要查閱農(nóng)機(jī)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.個(gè)人因特殊情況需要查閱農(nóng)機(jī)檔案的，應(yīng)提供有效身份證明，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及國(guó)家機(jī)密和商業(yè)秘密的農(nóng)機(jī)檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上填寫(xiě)查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱人姓名等信息，并簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案材料，并做好查閱記錄。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為農(nóng)機(jī)管理和服務(wù)提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員提供的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息。2.對(duì)涉及農(nóng)機(jī)購(gòu)置補(bǔ)貼、農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理、農(nóng)機(jī)技術(shù)推廣等方面的檔案利用需求，檔案管理部門(mén)應(yīng)優(yōu)先辦理，并提供必要的協(xié)助。3.鼓勵(lì)檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作，通過(guò)編研、匯編等形式，為農(nóng)機(jī)管理和決策提供參考依據(jù)。六、檔案統(tǒng)計(jì)與鑒定銷毀（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全農(nóng)機(jī)檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)報(bào)送上級(jí)檔案管理部門(mén)和同級(jí)農(nóng)機(jī)管理部門(mén)。3.利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，及時(shí)采取措施加以改進(jìn)。（二）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的農(nóng)機(jī)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。（三）銷毀工作1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)檔案管理部門(mén)