PAGE收養(yǎng)兒童檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范收養(yǎng)兒童檔案管理工作，確保收養(yǎng)兒童信息的完整、準確、安全，保障收養(yǎng)工作的合法、公正、有序進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所涉及的收養(yǎng)兒童相關(guān)檔案的管理，包括收養(yǎng)申請、審核、審批、收養(yǎng)登記等各個環(huán)節(jié)中形成的各類文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.合法性原則：檔案管理工作必須嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案的形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映收養(yǎng)兒童工作的實際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面收集和保存與收養(yǎng)兒童相關(guān)的各類資料，保證檔案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原則：嚴格保護收養(yǎng)兒童及其相關(guān)家庭的隱私信息，防止檔案信息泄露。未經(jīng)授權(quán)，不得向任何單位或個人提供檔案內(nèi)容。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，提高工作效率，滿足收養(yǎng)工作及相關(guān)業(yè)務(wù)的需求。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門1.負責制定和完善收養(yǎng)兒童檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理收養(yǎng)兒童檔案，確保檔案的安全保管和有效利用。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門做好檔案的收集、整理、移交等工作。4.定期對檔案進行檢查、清點、核對，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。5.負責檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。（二）業(yè)務(wù)部門1.負責本部門在收養(yǎng)兒童工作中形成檔案的收集、整理和初步分類，并在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案資料的及時歸檔和妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案管理人員1.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的接收、登記、整理、編目、上架、保管等具體工作。3.做好檔案的安全防護工作，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱、復(fù)印等手續(xù)。5.定期對檔案進行統(tǒng)計和分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.收養(yǎng)申請人提交的各類申請材料，包括收養(yǎng)申請書、身份證、戶口簿、婚姻狀況證明、職業(yè)和經(jīng)濟狀況證明、健康檢查證明、有無受過刑事處罰的證明等。2.收養(yǎng)評估報告，包括收養(yǎng)家庭評估、兒童狀況評估等相關(guān)資料。3.收養(yǎng)審批過程中形成的各類文件，如審批表、會議記錄、審批意見等。4.收養(yǎng)登記相關(guān)材料，如收養(yǎng)登記申請書、收養(yǎng)登記證等。5.與收養(yǎng)兒童相關(guān)的其他材料，如兒童成長記錄、醫(yī)療檔案、教育檔案等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時收集本部門在收養(yǎng)兒童工作中形成的各類檔案資料，確保檔案的完整性和準確性。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.按照檔案形成的時間順序、類別等進行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制頁碼，并填寫檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、頁數(shù)等。3.對收養(yǎng)兒童檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風良好，溫度、濕度適宜。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）保管期限1.收養(yǎng)兒童檔案的保管期限為長期，自收養(yǎng)登記之日起不少于[X]年。2.對于已解除收養(yǎng)關(guān)系或收養(yǎng)關(guān)系終止的檔案，應(yīng)按照規(guī)定繼續(xù)保管一定期限后，進行鑒定和銷毀。（四）檔案的清點與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點，核對檔案數(shù)量、編號、內(nèi)容等是否一致，確保檔案的完整性。2.每年至少進行一次全面的檔案檢查，檢查檔案的保管狀況、存儲環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對檢查情況應(yīng)進行詳細記錄，并存檔備查。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱收養(yǎng)兒童檔案。2.司法機關(guān)、相關(guān)行政部門等依法依規(guī)查閱收養(yǎng)兒童檔案。3.收養(yǎng)兒童及其相關(guān)監(jiān)護人在規(guī)定范圍內(nèi)查閱與其自身權(quán)益相關(guān)的檔案信息。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請表》，注明查閱/借閱目的、檔案名稱及編號等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.如果涉及收養(yǎng)兒童及其監(jiān)護人查閱檔案，應(yīng)提供相關(guān)身份證明和授權(quán)證明，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.司法機關(guān)、相關(guān)行政部門查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信、工作證等有效證明，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。4.檔案管理部門對查閱/借閱申請進行審核，符合條件的予以批準，并登記查閱/借閱信息。（三）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱檔案一般不得超過規(guī)定期限，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。3.因工作需要復(fù)印檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。復(fù)印件應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對超過保管期限的收養(yǎng)兒童檔案進行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值等因素，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.鑒定工作應(yīng)形成書面記錄，包括鑒定檔案的名稱、數(shù)量、鑒定依據(jù)、鑒定意見等，鑒定小組成員應(yīng)簽字確認。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)長期保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的收養(yǎng)兒童檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、檢索、利用和共享。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升收養(yǎng)工作的規(guī)范化水平。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：能夠準確錄入收養(yǎng)兒童檔案的各類信息，包括文字、圖片、音頻、視頻等，確保信息的完整性和準確性。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、收養(yǎng)兒童姓名等進行快速查詢，方便用戶獲取所需檔案信息。3.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)檔案信息，保障檔案信息的安全性。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，生成各類報表和圖表，為收養(yǎng)工作決策提供數(shù)據(jù)支持。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。3.對檔案管理