PAGE兒童家園檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)兒童家園檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，更好地服務(wù)于兒童家園的各項(xiàng)工作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于兒童家園內(nèi)所有涉及兒童信息、活動(dòng)記錄、管理文件等各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：各類檔案由專門的檔案管理部門或人員集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映兒童家園的工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，對涉及兒童隱私等敏感信息嚴(yán)格保密。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善兒童家園檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理各類檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂和存儲(chǔ)。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施。6.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、歸還、銷毀等手續(xù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，提供相關(guān)信息和資料。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案質(zhì)量。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。4.不斷學(xué)習(xí)和掌握檔案管理新技術(shù)、新方法，提高檔案管理水平。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.兒童信息檔案：包括兒童個(gè)人基本信息、健康狀況、家庭情況、成長記錄等。2.活動(dòng)檔案：各類兒童家園組織的活動(dòng)方案、活動(dòng)記錄、活動(dòng)照片、視頻等。3.管理文件檔案：上級(jí)部門下發(fā)的與兒童家園相關(guān)的文件、兒童家園內(nèi)部制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。4.師資檔案：教師個(gè)人簡歷、教學(xué)資質(zhì)、培訓(xùn)記錄、教學(xué)成果等。5.物資設(shè)備檔案：兒童家園的設(shè)施設(shè)備清單、采購合同、維護(hù)記錄等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式進(jìn)行編號(hào)。2.編號(hào)分為三段，第一段為檔案類別代碼，用大寫字母表示，如“ET”表示兒童信息檔案，“HD”表示活動(dòng)檔案等；第二段為年份代碼，用四位數(shù)字表示，如“2023”；第三段為流水號(hào)，用三位數(shù)字表示，從“001”開始依次編號(hào)。3.例如，一份2023年的兒童信息檔案編號(hào)為“ET2023001”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期收集本部門產(chǎn)生的各類檔案，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)確保齊全、完整，不得遺漏重要文件和資料。3.對于電子檔案，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)版檔案，并確保兩者內(nèi)容一致。（二）整理要求1.檔案管理部門收到檔案后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄清單，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源等信息。3.去除檔案中的金屬物，對破損的檔案進(jìn)行修復(fù)，確保檔案的整潔和完好。4.按照檔案保管期限進(jìn)行分類存放，便于管理和查詢。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號(hào)順序排列。3.庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限1.永久保管：涉及兒童權(quán)益、重要政策文件、長期規(guī)劃等具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的檔案。2.定期保管：分為3年、5年、10年等不同期限，根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。（三）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄并采取措施進(jìn)行處理，如檔案缺失、損壞等情況要查明原因并進(jìn)行補(bǔ)充或修復(fù)。六、檔案的利用（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批情況，辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。4.借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量和完整性，并提醒借閱人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損檔案。5.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的，可到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場提供必要的協(xié)助，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。3.查閱人員如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的借閱、查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。2.定期對檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，以便掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，定期對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合兒童家園的實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)兒童家園負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門備案。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門在工作中形成的電子文件應(yīng)及時(shí)收集，并按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保能夠長期有效讀取。3.對電子文件進(jìn)行命名、編號(hào)，建立電子檔案目錄清單，注明文件名稱、日期、來源、存儲(chǔ)位置等信息。（二）電子檔案的存儲(chǔ)1.設(shè)立電子檔案存儲(chǔ)服務(wù)器，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.建立電子檔案存儲(chǔ)管理制度，對存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保存儲(chǔ)環(huán)境的穩(wěn)定和安全。（三）電子檔案的利用1.利用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案的查詢、借閱等操作，提高利用效率。2.查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保電子檔案的安全和保密。3.如需打印電子檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（四）電子檔案的鑒定與銷毀1.參照紙質(zhì)檔