PAGE檔案查閱借閱審批制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案查閱借閱行為，確保檔案的安全與完整，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及檔案查閱借閱的相關(guān)活動。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司各項規(guī)章制度，依法依規(guī)開展檔案查閱借閱工作。2.確保檔案安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.提高檔案利用效率，滿足公司業(yè)務(wù)開展及員工工作需要。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全檔案管理制度和工作流程。2.對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。3.負(fù)責(zé)檔案查閱借閱的登記、審批、監(jiān)督等工作，嚴(yán)格執(zhí)行審批制度。4.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，確保檔案存儲環(huán)境安全。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的真實、完整。2.按照規(guī)定及時向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。3.配合檔案管理部門做好檔案查閱借閱相關(guān)工作，提供必要的協(xié)助和說明。（三）查閱借閱人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案查閱借閱審批制度，按照規(guī)定程序申請查閱借閱檔案。2.查閱借閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改懸掛、抽取撤換、污損檔案。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司指定場所。4.查閱借閱結(jié)束后，應(yīng)及時歸還檔案，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、檔案查閱審批流程（一）查閱申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、文號、日期、查閱目的等信息。2.申請表應(yīng)由申請人所在部門負(fù)責(zé)人簽字審核，確認(rèn)查閱目的的合理性及必要性。（二）審批1.《檔案查閱申請表》提交至檔案管理部門后，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核。2.對于一般性檔案查閱申請，檔案管理部門負(fù)責(zé)人在一個工作日內(nèi)完成審批；對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案查閱申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批時間一般不超過三個工作日，但緊急情況下應(yīng)及時處理。（三）查閱登記1.經(jīng)審批通過的查閱申請，檔案管理人員在《檔案查閱登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱申請人姓名、部門、查閱日期、檔案名稱及數(shù)量等信息。2.查閱人員需在登記簿上簽字確認(rèn)。（四）查閱實施1.檔案管理人員根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)檔案供查閱人員查閱。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出。2.查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱行為符合規(guī)定。（五）查閱歸還1.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案及時歸還檔案管理人員。檔案管理人員核對檔案數(shù)量及完整性后，在《檔案查閱登記簿》上記錄歸還日期。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，查閱人員應(yīng)立即報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。四、檔案借閱審批流程（一）借閱申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，除注明查閱申請相關(guān)信息外，還需明確借閱期限、借閱用途等。2.申請表同樣需經(jīng)申請人所在部門負(fù)責(zé)人簽字審核。（二）審批1.《檔案借閱申請表》提交至檔案管理部門后，檔案管理人員進(jìn)行初步審核。2.一般性檔案借閱申請，檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；重要檔案借閱申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及公司核心機(jī)密檔案的借閱申請，須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。審批時間根據(jù)具體情況而定，一般不超過五個工作日，緊急情況及時處理。（三）借閱登記1.審批通過后，檔案管理人員在《檔案借閱登記簿》上詳細(xì)登記借閱申請人信息、檔案名稱及數(shù)量、借閱期限、預(yù)計歸還日期等內(nèi)容。2.借閱人員簽字確認(rèn)。（四）借閱手續(xù)辦理1.檔案管理人員根據(jù)審批結(jié)果，向借閱人員提供檔案，并辦理借閱手續(xù)，包括借閱檔案的交接清單等。2.《檔案借閱登記簿》及交接清單等相關(guān)資料應(yīng)妥善保存。（五）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量及完整性，確認(rèn)無誤后在《檔案借閱登記簿》上記錄歸還日期，并辦理歸還手續(xù)。3.如借閱人員未按時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。五、特殊情況處理（一）多人查閱借閱同一檔案對于多人查閱借閱同一檔案的情況，應(yīng)按照以下程序辦理：1.由主要查閱借閱人填寫申請表，注明其他查閱借閱人員信息。2.申請表提交審批時，應(yīng)明確說明多人查閱借閱的必要性及分工情況。3.審批通過后，檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱借閱手續(xù)，確保檔案的安全與合理使用。(二)外單位查閱借閱檔案1.外單位因工作需要查閱借閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明查閱借閱的目的、內(nèi)容、范圍等。2.公司相關(guān)部門收到申請后，應(yīng)進(jìn)行審核，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，外單位查閱借閱人員應(yīng)按照公司檔案查閱借閱審批制度的要求，在公司檔案管理部門指定人員陪同下進(jìn)行查閱借閱。查閱借閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容；如需復(fù)制檔案，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。（三）檔案數(shù)字化查閱借閱1.因工作需要進(jìn)行檔案數(shù)字化查閱借閱的，應(yīng)按照檔案查閱借閱審批流程提交申請。2.申請中應(yīng)明確數(shù)字化查閱借閱的方式、用途及范圍等。3.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，經(jīng)審批通過后，按照數(shù)字化管理規(guī)定提供相應(yīng)的電子檔案供查閱借閱。查閱借閱人員應(yīng)遵守電子檔案管理相關(guān)規(guī)定，不得擅自更改電子檔案內(nèi)容。六、檔案安全與保密（一）安全保障1.檔案管理部門應(yīng)確保檔案存儲場所的安全，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.定期對檔案存儲環(huán)境進(jìn)行檢查維護(hù)，確保檔案處于安全狀態(tài)。3.檔案管理人員應(yīng)具備安全意識，嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案安全事故。（二）保密措施1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)及公司保密制度，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行重點管理。2.檔案查閱借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)向查閱借閱人員明確保密要求，提醒其不得泄露檔案內(nèi)容。3.對于機(jī)密檔案的查閱借閱，應(yīng)限定在最小范圍內(nèi)，并嚴(yán)格控制知悉人員。查閱借閱人員不得在非保密場所談?wù)摍n案內(nèi)容。4.查閱借閱人員如需復(fù)印、摘抄機(jī)密檔案內(nèi)容，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)，且復(fù)印件、摘抄件應(yīng)按照機(jī)密檔案進(jìn)行管理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案查閱借閱審批制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查檔案查閱借閱手續(xù)是否齊全、審批流程是否合規(guī)、檔案安全與保密措施是否落實等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查閱借閱情況進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改。（二）違規(guī)處理1.對于違反檔案查閱借閱審批制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。情節(jié)較輕的，給予批評教育、責(zé)令改正；情節(jié)嚴(yán)重的，給予警告、罰款、通報批評等處分；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。2.因違反