PAGE工程部文件檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工程部文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高文件檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工程部所有文件檔案的管理，包括但不限于工程圖紙、技術(shù)文件、施工資料、合同文件、會(huì)議紀(jì)要等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工程部文件檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保文件檔案的完整性和一致性。2.分類管理原則：按照文件檔案的類別、性質(zhì)和用途進(jìn)行分類管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：加強(qiáng)文件檔案的安全保密工作，防止文件檔案的丟失、損壞和泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化文件檔案的管理流程，提高文件檔案的利用效率，為工程部的工作提供有力支持。二、文件檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.工程設(shè)計(jì)文件：包括初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知等。3.工程施工文件：包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、工程進(jìn)度記錄、工程安全記錄等。4.工程監(jiān)理文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.工程竣工驗(yàn)收文件：包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書(shū)等。6.工程合同文件：包括工程總承包合同、分包合同、采購(gòu)合同、租賃合同等。7.工程會(huì)議紀(jì)要：包括工程例會(huì)紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要等。8.其他文件：包括與工程相關(guān)的來(lái)往信函、傳真、電子郵件等。（二）收集要求1.及時(shí)收集：各部門和崗位應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)生的文件檔案移交檔案室，確保文件檔案的及時(shí)性和完整性。2.完整準(zhǔn)確：收集的文件檔案應(yīng)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確無(wú)誤，簽字蓋章齊全。3.分類清晰：收集的文件檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，便于后續(xù)的管理和利用。（三）整理方法1.分類編號(hào)：按照文件檔案的類別、性質(zhì)和用途進(jìn)行分類編號(hào)，建立文件檔案目錄。2.裝訂成冊(cè)：對(duì)紙質(zhì)文件檔案進(jìn)行裝訂成冊(cè)，確保文件檔案的整齊和牢固。3.編目上架：對(duì)整理好的文件檔案進(jìn)行編目上架，便于查找和利用。三、文件檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室：工程部應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，用于存放文件檔案。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.電子存儲(chǔ)設(shè)備：對(duì)于電子文件檔案，應(yīng)采用安全可靠的電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，如硬盤、光盤、磁帶等。電子存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.永久保管：對(duì)于具有重要?dú)v史價(jià)值、法律價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值的文件檔案，應(yīng)永久保管。例如：工程前期文件中的項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告等；工程合同文件中的工程總承包合同等。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)于在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保管。保管期限一般為10年至50年。例如：工程設(shè)計(jì)文件中的施工圖設(shè)計(jì)文件等；工程施工文件中的工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。3.短期保管：對(duì)于在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件檔案，應(yīng)短期保管。保管期限一般為1年至5年。例如：工程會(huì)議紀(jì)要等；工程監(jiān)理文件中的監(jiān)理月報(bào)等。（三）保管措施1.防火措施：檔案室應(yīng)配備消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。嚴(yán)禁在檔案室吸煙和使用明火。2.防潮措施：檔案室應(yīng)保持干燥通風(fēng)，地面應(yīng)鋪設(shè)防潮材料，文件檔案應(yīng)存放在貨架或柜臺(tái)上，避免直接接觸地面。3.防蟲(chóng)措施：檔案室應(yīng)定期進(jìn)行清掃和消毒，防止蟲(chóng)害滋生。對(duì)于易受蟲(chóng)害的文件檔案，可采用防蟲(chóng)藥劑進(jìn)行處理。4.防盜措施：檔案室應(yīng)安裝防盜門窗和監(jiān)控設(shè)備，加強(qiáng)安全防范。嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室。5.防光措施：檔案室應(yīng)采用遮光窗簾或百葉窗，避免陽(yáng)光直射文件檔案。對(duì)于易受光氧化的文件檔案，應(yīng)采用避光包裝材料進(jìn)行包裝。6.防塵措施：檔案室應(yīng)定期進(jìn)行清掃，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。文件檔案應(yīng)存放在密封的文件盒或文件夾中，避免灰塵污染。四、文件檔案的借閱與利用（一）借閱范圍1.因工作需要查閱文件檔案的工程部員工。2.因項(xiàng)目合作需要查閱文件檔案的外部單位人員。（二）借閱程序1.填寫申請(qǐng)表：借閱人應(yīng)填寫《文件檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)借閱人的借閱用途和借閱期限進(jìn)行審批。3.借閱登記：審批通過(guò)后，借閱人應(yīng)在檔案室進(jìn)行借閱登記，領(lǐng)取借閱文件檔案。借閱登記應(yīng)包括借閱人姓名、部門、借閱文件檔案名稱、編號(hào)、借閱期限、歸還日期等。4.歸還：借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還借閱文件檔案。歸還時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)檢查借閱文件檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向借閱人提出。（三）利用規(guī)定1.查閱利用：借閱人應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)查閱利用文件檔案，不得擅自將文件檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄文件檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.保密要求：借閱人應(yīng)對(duì)借閱的文件檔案嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。如需向外部單位提供文件檔案，應(yīng)經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.歸還要求：借閱人歸還借閱文件檔案時(shí)，應(yīng)確保文件檔案的完整性和準(zhǔn)確性，不得擅自涂改、損壞或丟失文件檔案。如發(fā)現(xiàn)文件檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案室工作人員報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、文件檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織工程部應(yīng)成立文件檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)文件檔案的鑒定工作。鑒定小組應(yīng)由工程部負(fù)責(zé)人、檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和專業(yè)技術(shù)人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限已滿：對(duì)于保管期限已滿的文件檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定，確定是否仍具有保存價(jià)值。2.失去保存價(jià)值：對(duì)于已失去保存價(jià)值的文件檔案，如過(guò)期的工程圖紙、作廢的技術(shù)文件等，應(yīng)進(jìn)行銷毀。3.重復(fù)文件：對(duì)于重復(fù)的文件檔案，如同一內(nèi)容的多份文件等，應(yīng)進(jìn)行鑒定，確定保留其中一份或幾份具有代表性的文件檔案，其余的進(jìn)行銷毀。（三）鑒定程序1.初步鑒定：檔案室工作人員應(yīng)定期對(duì)文件檔案進(jìn)行清查，根據(jù)保管期限和鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件檔案進(jìn)行初步鑒定，確定需要鑒定的文件檔案清單。2.詳細(xì)鑒定：鑒定小組應(yīng)根據(jù)初步鑒定清單，對(duì)需要鑒定的文件檔案進(jìn)行詳細(xì)鑒定，確定文件檔案是否仍具有保存價(jià)值。3.審批：鑒定小組應(yīng)將鑒定結(jié)果報(bào)工程部負(fù)責(zé)人審批。工程部負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)鑒定結(jié)果，決定是否對(duì)文件檔案進(jìn)行銷毀。4.銷毀登記：對(duì)于決定銷毀的文件檔案，檔案室應(yīng)進(jìn)行銷毀登記，包括文件檔案名稱、編號(hào)、銷毀日期、銷毀方式等。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)文件檔案：對(duì)于紙質(zhì)文件檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)確保文件檔案的內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。2.電子文件檔案：對(duì)于電子文件檔案，應(yīng)采用刪除或格式化等方式進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)確保電子存儲(chǔ)設(shè)備上的數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。六、文件檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立文件檔案管理系統(tǒng)：工程部應(yīng)建立文件檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的電子化管理，提高文件檔案的管理效率和利用效率。2.實(shí)現(xiàn)文件檔案的在線查閱和利用：通過(guò)文件檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的在線查閱和利用，方便工程部員工和外部單位人員查閱和利用文件檔案。3.提高文件檔案的安全性和保密性：通過(guò)文件檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)文件檔案的安全保密管理，防止文件檔案的丟失、損壞和泄露。（二）信息化管理措施1.數(shù)據(jù)錄入：檔案室工作人員應(yīng)將紙質(zhì)文件檔案和電子文件檔案的數(shù)據(jù)錄入文件檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.數(shù)據(jù)維護(hù)：文件檔案管理系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)、系統(tǒng)升級(jí)和優(yōu)化等，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.權(quán)限管理：文件檔案管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限，限制用戶對(duì)文件檔案的查閱和利用范圍，確保文件檔案的安全性和保密性。4.安全防護(hù)