PAGE檔案使用權(quán)限管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案使用權(quán)限，確保檔案的安全與有效利用，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案使用過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：檔案使用必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.安全性原則：確保檔案在使用過程中的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.授權(quán)使用原則：未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自使用檔案。4.合理使用原則：檔案使用應(yīng)遵循合理、必要的原則，不得用于與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的目的。二、檔案分類與使用權(quán)限（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會決議，公司章程，管理制度，行政公文等。2.人事檔案：員工個(gè)人基本信息、勞動(dòng)合同、薪酬福利、培訓(xùn)記錄、績效考核、獎(jiǎng)懲情況等。3.財(cái)務(wù)檔案：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：銷售合同、采購合同、項(xiàng)目文檔、客戶資料、市場調(diào)研等。5.技術(shù)檔案：研發(fā)項(xiàng)目文檔、技術(shù)圖紙、工藝文件、專利資料等。（二）使用權(quán)限1.行政檔案公司高層管理人員可查閱、使用與公司整體運(yùn)營、戰(zhàn)略決策相關(guān)的行政檔案。涉及特定行政事務(wù)的部門負(fù)責(zé)人，經(jīng)授權(quán)可查閱、使用與其職責(zé)相關(guān)的行政檔案。普通員工因工作需要，經(jīng)審批可查閱部分一般性行政檔案。2.人事檔案人力資源部門工作人員可全面查閱、使用人事檔案。員工本人可查閱個(gè)人人事檔案中的基本信息、勞動(dòng)合同等部分內(nèi)容。因工作需要，其他部門經(jīng)人力資源部門同意，可查閱與員工工作相關(guān)的部分人事檔案信息。3.財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)部門工作人員可查閱、使用全部財(cái)務(wù)檔案。審計(jì)部門工作人員在進(jìn)行審計(jì)工作時(shí)，可查閱相關(guān)財(cái)務(wù)檔案。公司高層管理人員因決策需要，可查閱重要財(cái)務(wù)檔案。4.業(yè)務(wù)檔案業(yè)務(wù)部門工作人員可查閱、使用與其業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。涉及跨部門業(yè)務(wù)協(xié)作時(shí)，相關(guān)部門經(jīng)授權(quán)可查閱必要的業(yè)務(wù)檔案。公司高層管理人員可根據(jù)業(yè)務(wù)整體情況查閱相關(guān)業(yè)務(wù)檔案。5.技術(shù)檔案技術(shù)部門工作人員可查閱、使用技術(shù)檔案。因技術(shù)合作、項(xiàng)目申報(bào)等需要，其他部門經(jīng)技術(shù)部門同意，可查閱相關(guān)技術(shù)檔案。公司高層管理人員可了解重要技術(shù)檔案的關(guān)鍵信息。三、檔案使用申請與審批（一）申請流程1.使用人填寫《檔案使用申請表》，詳細(xì)說明使用檔案的目的、內(nèi)容、使用期限等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核。3.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，根據(jù)檔案所屬類別，轉(zhuǎn)送至相應(yīng)檔案管理部門審批。（二）審批權(quán)限1.一般性檔案使用申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及重要檔案、機(jī)密檔案的使用申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對于可能影響公司重大利益或涉及法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的檔案使用申請，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）審批時(shí)間檔案管理部門應(yīng)在收到申請后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果通知申請人。如遇特殊情況需要延長審批時(shí)間，應(yīng)及時(shí)向申請人說明原因。四、檔案使用方式與要求（一）查閱1.使用人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場所。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持安靜，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的復(fù)印份數(shù)和格式進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并由檔案管理部門加蓋“與原件核對無誤”章。（二）借閱1.借閱檔案必須辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并獲得批準(zhǔn)。3.借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱期滿，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通并處理。（三）使用電子檔案1.對于電子檔案，使用人應(yīng)通過公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱和使用。2.使用電子檔案時(shí)，應(yīng)遵守系統(tǒng)的操作規(guī)范，不得擅自修改、刪除電子檔案內(nèi)容。3.如需下載電子檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的格式和存儲路徑進(jìn)行下載。下載后的電子檔案應(yīng)妥善保管，不得用于非工作目的。五、檔案使用監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案使用情況進(jìn)行檢查，包括申請審批記錄、使用方式、歸還情況等，確保檔案使用符合規(guī)定。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門員工的檔案使用行為，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，并向檔案管理部門報(bào)告。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用檔案的行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。2.情節(jié)較輕的，給予警告、批評教育等處理；情節(jié)嚴(yán)重的，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如罰款、降職、辭退等；如因違規(guī)行為給公司造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等機(jī)密檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。保密檔案應(yīng)單獨(dú)存放，并設(shè)置必要的保密標(biāo)識。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案使用過程中，應(yīng)對接觸機(jī)密檔案的人員進(jìn)行保密提醒，簽訂保密協(xié)議。3.對于因工作需要必須接觸機(jī)密檔案的人員，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和權(quán)限設(shè)定，限制其對檔案的知悉范圍。（二）安全保障1.檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全措施，確保檔案的實(shí)體安全，如防火、防潮、防蟲、防盜等。2.定期對檔案存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的存儲安全。對重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并分別存儲在不同的物理位置。3.加強(qiáng)對檔案管理場所的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案管理場