PAGE信息科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強信息科檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用，充分發(fā)揮檔案在信息科工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于信息科在工作中形成的各類檔案，包括但不限于計算機系統(tǒng)文檔、數(shù)據(jù)備份、技術(shù)資料、項目文檔、設(shè)備檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：信息科檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映信息科工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：保證檔案內(nèi)容的全面、完整，涵蓋信息科工作的各個方面。4.保密性原則：對涉及機密、敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。5.時效性原則：及時整理、歸檔各類檔案，確保檔案的時效性和可用性。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立檔案管理臺賬，記錄檔案的收進(jìn)、移出、借閱、利用等情況。3.定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定的保管期限，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.為檔案利用者提供查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記工作。6.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和數(shù)據(jù)更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和查詢。（二）信息科各崗位人員職責(zé)1.各崗位人員在工作過程中應(yīng)及時將形成的文件材料交檔案管理人員歸檔。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。3.在利用檔案時，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并按時歸還。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.計算機系統(tǒng)相關(guān)文檔：包括系統(tǒng)需求規(guī)格說明書、設(shè)計文檔、測試報告、用戶手冊等。2.數(shù)據(jù)備份：定期的數(shù)據(jù)備份磁帶、光盤等存儲介質(zhì)。3.技術(shù)資料：技術(shù)方案、技術(shù)總結(jié)、技術(shù)交流材料等。4.項目文檔：項目立項報告、項目計劃、項目進(jìn)度報告、項目驗收報告等。5.設(shè)備檔案：設(shè)備采購合同、設(shè)備說明書、設(shè)備維修記錄、設(shè)備報廢申請等。6.其他與信息科工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各崗位人員應(yīng)在工作結(jié)束后及時將應(yīng)歸檔的文件材料整理好，移交檔案管理人員。2.檔案管理人員應(yīng)定期對各崗位的文件材料收集情況進(jìn)行檢查，確保收集工作的及時、完整。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，可分為計算機系統(tǒng)類、數(shù)據(jù)備份類、技術(shù)資料類、項目文檔類、設(shè)備檔案類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：對具有重要歷史價值和長期利用價值的檔案，如涉及醫(yī)院核心業(yè)務(wù)的計算機系統(tǒng)文檔、重大項目的檔案等，實行永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的性質(zhì)和利用價值，確定不同的保管期限，一般分為30年、10年等。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找。（三）檔案的清點與核對1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點，核對檔案的數(shù)量、編號、內(nèi)容等是否一致。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、檔案的借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容。2.一般檔案的借閱由信息科負(fù)責(zé)人審批，重要檔案的借閱需經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)實際情況確定，但最長不得超過[X]個工作日。（三）借閱要求1.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。2.借閱人員不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出醫(yī)院。3.借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對檔案的利用情況進(jìn)行登記，包括利用時間、利用人員、利用目的、檔案內(nèi)容等。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由信息科負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理人員填寫《檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。2.經(jīng)信息科負(fù)責(zé)人審核、醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀后，在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等。2.檔案查詢：提供多種查詢方式，如按編號、名稱、日期等查詢檔案信息。3.借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人員、借閱時間、歸還時間等。4.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成報表。5.系統(tǒng)維護(hù)：對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)升級等。（二）系統(tǒng)使用與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作方法