PAGE北京人事檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)北京地區(qū)人事檔案管理，確保人事檔案真實(shí)、完整、安全，充分發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于北京地區(qū)所有機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織（以下統(tǒng)稱(chēng)“單位”）及其在職員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案應(yīng)如實(shí)反映員工的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：人事檔案應(yīng)包含員工從參加工作至退休或離職期間的各類(lèi)相關(guān)材料，確保檔案內(nèi)容全面。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)人事檔案內(nèi)容予以保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：人事檔案的整理、保管、查閱等工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。二、人事檔案的內(nèi)容與分類(lèi)（一）履歷材料包括員工的個(gè)人基本信息登記表、工作經(jīng)歷登記表、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、就業(yè)報(bào)到證等，記錄員工的基本情況和工作學(xué)習(xí)經(jīng)歷。（二）自傳材料員工撰寫(xiě)的反映個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想演變過(guò)程的自傳。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表、聘期考核登記表等各類(lèi)考核評(píng)價(jià)材料。2.干部任免審批表、考察材料等涉及職務(wù)任免、晉升考察的材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件、學(xué)籍檔案材料。2.參加各類(lèi)培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書(shū)、培訓(xùn)鑒定表等。3.專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、聘任文件等。（五）政審材料政治歷史情況審查表、入黨入團(tuán)志愿書(shū)、政治審查報(bào)告等。（六）黨團(tuán)材料黨員、團(tuán)員的組織關(guān)系介紹信、入黨積極分子培養(yǎng)考察材料、黨員民主評(píng)議材料等。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料獲得各級(jí)各類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)的表彰決定、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)等。（八）處分材料受到黨紀(jì)政紀(jì)處分的決定、處分審批表等。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料工資變動(dòng)審批表、職務(wù)任免通知、出國(guó)（境）審批表等。（十）其他可供組織參考的材料員工的健康體檢報(bào)告、榮譽(yù)證書(shū)、科研成果證明等。三、人事檔案的收集與歸檔（一）收集渠道1.員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)及時(shí)收集本部門(mén)員工產(chǎn)生的各類(lèi)人事檔案材料，并定期移交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)主動(dòng)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，獲取涉及員工的各類(lèi)文件、通知等材料。3.員工個(gè)人應(yīng)按照要求及時(shí)向檔案管理部門(mén)提交相關(guān)補(bǔ)充材料。（二）歸檔要求1.歸檔材料應(yīng)真實(shí)、完整、齊全，符合規(guī)定的格式和內(nèi)容要求。2.材料應(yīng)使用A4紙張，左側(cè)裝訂，一式一份。3.歸檔材料應(yīng)按照分類(lèi)目錄順序排列，編寫(xiě)頁(yè)碼，填寫(xiě)檔案目錄。4.檔案管理部門(mén)對(duì)歸檔材料進(jìn)行審核，確保材料質(zhì)量，對(duì)不符合要求的材料及時(shí)退回補(bǔ)充或修正。四、人事檔案的整理與保管（一）整理1.檔案管理人員按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)、排序、編目、裝訂等整理工作。2.去除重復(fù)、無(wú)效的材料，對(duì)破損、褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.編制檔案索引，方便快速查閱。（二）保管1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)備。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.人事檔案應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一保管，嚴(yán)禁個(gè)人私自保管本人或他人檔案。4.建立人事檔案保管清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、姓名、存放位置等信息。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的安全與完整。五、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.單位內(nèi)部因工作需要查閱人事檔案的，須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表。2.外單位因工作需要查閱人事檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表。3.涉及國(guó)家安全、機(jī)要等特殊情況查閱人事檔案的，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員根據(jù)查閱范圍提供相應(yīng)檔案材料，并在指定地點(diǎn)查閱。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注。4.查閱結(jié)束后，檔案管理人員及時(shí)收回檔案材料，檢查檔案是否完整無(wú)損，如有問(wèn)題及時(shí)處理。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱人事檔案的，須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員辦理借閱登記手續(xù)，將檔案交借閱人員。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在非工作時(shí)間查閱檔案。3.借閱期滿(mǎn)，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員檢查檔案是否完好后辦理歸還手續(xù)。六、人事檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工因工作調(diào)動(dòng)、辭職、退休等原因離開(kāi)原單位的，其人事檔案應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞。2.單位合并、分立等情況發(fā)生時(shí)，人事檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案管理部門(mén)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和手續(xù)，開(kāi)具人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單。2.轉(zhuǎn)遞通知單應(yīng)注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、接收單位名稱(chēng)、地址等信息。3.檔案管理部門(mén)通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并辦理交接手續(xù)。4.接收單位收到檔案后，應(yīng)及時(shí)將回執(zhí)寄回原單位檔案管理部門(mén)。七、人事檔案的信息化管理（一）建立人事檔案信息系統(tǒng)1.單位應(yīng)建立完善的人事檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理。2.信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，提高檔案管理工作效率。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容，將紙質(zhì)檔案信息準(zhǔn)確錄入信息系統(tǒng)。2.定期對(duì)信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪(fǎng)問(wèn)。2.定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、人事檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.單位內(nèi)部應(yīng)建立健全人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)等的監(jiān)督檢查，按照要求提供相關(guān)檔案資料。2.對(duì)監(jiān)督檢查中提出的問(wèn)題，認(rèn)真落實(shí)整改措施，不斷提高人事檔案管理水平。九、責(zé)任追究（一）對(duì)違反本制度行為的界定1.檔案管理人員在檔案管理過(guò)程中，存在檔案丟失、損壞、篡改等行為。2.查閱、借閱人員違反查閱、借閱規(guī)定，造成檔案信息泄露或損壞。3.單位相關(guān)部門(mén)未按照規(guī)定及時(shí)收集、移交檔案材料。（二）責(zé)任追究方式