PAGE扶貧辦檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)扶貧辦檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，為扶貧工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于扶貧辦機(jī)關(guān)各科室及所屬事業(yè)單位在各項(xiàng)扶貧工作中形成的具有保存價(jià)值的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則扶貧辦檔案室負(fù)責(zé)對全辦檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案的形成、收集、整理應(yīng)遵循真實(shí)性和完整性原則，如實(shí)反映扶貧工作的全過程和各項(xiàng)活動(dòng)。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為扶貧工作提供及時(shí)、有效的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本辦檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)全辦檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為扶貧工作提供決策依據(jù)和參考資料。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全辦人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。6.指導(dǎo)所屬事業(yè)單位的檔案管理工作。（二）各科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室在扶貧工作中形成的各類文件、資料、記錄等的收集、整理，并定期移交檔案室。2.協(xié)助檔案室做好檔案的整理、歸檔、鑒定等工作，提供必要的檔案信息和資料。3.按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本科室檔案的日常管理，確保檔案的安全和完整。（三）檔案工作人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案職業(yè)道德，具備相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)知識和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、檢索、利用等。3.定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。4.做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。5.參與檔案編研工作，積極開發(fā)檔案信息資源。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自向無關(guān)人員提供檔案信息。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與扶貧工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本辦制定的扶貧工作計(jì)劃、方案、總結(jié)、報(bào)告等。3.扶貧項(xiàng)目申報(bào)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等過程中形成的文件、資料、合同、協(xié)議等。4.扶貧資金管理、使用過程中產(chǎn)生的財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表等。5.扶貧工作調(diào)研、考察活動(dòng)中形成的記錄、報(bào)告等。6.扶貧對象的基本信息、幫扶記錄、脫貧情況等。7.其他與扶貧工作有關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、完整。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽署齊全。3.對電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。4.收集的檔案應(yīng)定期移交檔案室，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同保存價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、上架和檢索。（四）整理方法1.分類按照扶貧工作的職能和檔案的內(nèi)容，將檔案分為綜合類、項(xiàng)目類、資金類、人員類等類別。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于檔案的檢索和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、題名、保管期限等信息。四、檔案保管（一）保管場所檔案室應(yīng)具備適宜的保管條件，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將檔案帶出檔案室。5.做好檔案的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度情況及時(shí)采取相應(yīng)的防護(hù)措施。（三）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清單應(yīng)永久保存。五、檔案利用（一）利用范圍1.本辦工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要查閱檔案。3.扶貧對象因自身權(quán)益需要查閱相關(guān)檔案。（二）利用要求1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室審核。2.檔案室應(yīng)根據(jù)檔案查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。3.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定的程序辦理。4.查閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。5.涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度的要求進(jìn)行查閱和利用，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室審核。2.檔案室應(yīng)根據(jù)檔案借閱申請表，辦理檔案借閱手續(xù)，明確借閱期限，并要求借閱人出具借條。3.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。5.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案室應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善、高效的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理要求1.按照檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。2.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編號、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能的自動(dòng)化管理。3.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取防火墻設(shè)置、數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證等措施，確保檔案信息的安全。4.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）電子檔案管理1.電子檔案的形成、收集、整理應(yīng)符合檔案管理的要求，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.電子檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，便于檢索和利用。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和有效。七、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作決策的依據(jù)，為檔案管理工作的改進(jìn)和提高提供參考。（二）檔案移交1.本辦人員因工作調(diào)動(dòng)、退休等原因離開