PAGE政府基建檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府基建檔案管理，確?；n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮基建檔案在政府工程建設(shè)、管理、維護(hù)及決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府部門負(fù)責(zé)實(shí)施的所有基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，包括新建、改建、擴(kuò)建的各類工程項(xiàng)目。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：基建檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋工程從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的各類文件材料，保證檔案的全面性。3.系統(tǒng)性原則：對基建檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編號(hào)，使其具有內(nèi)在的邏輯性和連貫性。4.安全性原則：采取有效措施保障基建檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善政府基建檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各工程項(xiàng)目建設(shè)單位的基建檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理政府基建檔案，建立基建檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和共享。4.組織基建檔案的整理、歸檔、鑒定、銷毀等工作。（二）工程項(xiàng)目建設(shè)單位職責(zé)1.建立健全本單位基建檔案管理工作機(jī)制，明確檔案管理崗位和人員職責(zé)。2.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本工程項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類文件材料，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。3.按照檔案管理要求，對基建檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄和檢索工具。4.配合檔案管理部門做好基建檔案的移交、鑒定、銷毀等工作。（三）各參建單位職責(zé)1.施工單位、監(jiān)理單位等參建單位應(yīng)負(fù)責(zé)各自工作范圍內(nèi)形成文件材料的收集、整理和歸檔，并向工程項(xiàng)目建設(shè)單位移交。2.嚴(yán)格按照工程建設(shè)程序和檔案管理規(guī)定，做好文件材料的積累、保管工作，確保檔案質(zhì)量。三、基建檔案的形成與收集（一）規(guī)劃階段1.項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告及審批文件。2.項(xiàng)目選址意見書、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告及批復(fù)等。3.建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等相關(guān)文件。（二）設(shè)計(jì)階段1.初步設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)圖紙及說明書。2.施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知等。3.設(shè)計(jì)合同、設(shè)計(jì)審查意見及回復(fù)等。（三）施工階段1.施工組織設(shè)計(jì)、施工方案及技術(shù)交底文件。2.工程開工報(bào)告、施工許可證等。3.原材料、構(gòu)配件和設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測報(bào)告。4.隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄。5.工程質(zhì)量事故報(bào)告及處理記錄。6.施工日志、工程進(jìn)度報(bào)表。7.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則。8.監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報(bào)告。9.工程例會(huì)紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要。10.工程照片、錄像等聲像資料。（四）竣工驗(yàn)收階段1.工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工驗(yàn)收備案表。2.工程質(zhì)量保修書。3.竣工圖（包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)）。4.工程決算審計(jì)報(bào)告。（五）其他1.與工程建設(shè)有關(guān)的重要來往函件、協(xié)議、合同等。2.工程建設(shè)過程中形成的電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和管理。四、基建檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.基建檔案應(yīng)按照工程建設(shè)程序和文件材料形成的自然規(guī)律，進(jìn)行分類整理。一般可分為工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等類別。2.每份文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（二）歸檔流程1.工程項(xiàng)目建設(shè)單位在工程建設(shè)過程中，應(yīng)定期對形成的文件材料進(jìn)行整理，按照分類要求進(jìn)行組卷。2.組卷時(shí)，同一事項(xiàng)的文件材料應(yīng)集中在一起，不同載體的文件材料應(yīng)分別組卷。3.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照排列順序編寫頁號(hào)，采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始標(biāo)注。4.卷內(nèi)文件材料應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件題名、日期、頁號(hào)等內(nèi)容。5.基建檔案整理完成后，工程項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)向檔案管理部門提交歸檔申請，檔案管理部門對歸檔材料進(jìn)行審核，審核合格后辦理歸檔手續(xù)。五、基建檔案的保管與利用（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的基建檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.基建檔案應(yīng)按照類別、年度、項(xiàng)目等進(jìn)行排列上架，便于查找和管理。3.定期對基建檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對破損、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.建立基建檔案保管期限表，對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。（二）利用規(guī)定1.政府部門內(nèi)部因工作需要查閱基建檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因特殊情況需要查閱基建檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)后，方可查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督。3.查閱基建檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。4.嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案信息，不得泄露。六、基建檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立基建檔案鑒定小組，由檔案管理部門、工程項(xiàng)目建設(shè)單位及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對基建檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)基建檔案保管期限表，對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.對失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.編制基建檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的題名、日期、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。2.銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)政府部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀基建檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字。4.銷毀完畢后，將銷毀清冊歸檔保存。七、基建檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立政府基建檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)基建檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)采集與錄入1.對基建檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件。掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則，對電子文件進(jìn)行命名和標(biāo)注，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫。3.錄入檔案的基本信息，如題名、日期、保管期限、密級(jí)等，便于檢索和查詢。（三）系統(tǒng)功能模塊1.文件管理模塊：實(shí)現(xiàn)基建檔案的分類存儲(chǔ)、上傳、下載、修改、刪除等功能。2.查詢檢索模塊：提供多種查詢方式，如按題名、日期、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行檢索，快速定位所需檔案信息。3.權(quán)限管理模塊：設(shè)置不同用戶的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。4.統(tǒng)計(jì)分析模塊：對基建檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對基建檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。2.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各工程項(xiàng)目建設(shè)單位的基建檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管利用情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)單位限期整改。（二）考核評價(jià)1.建立基建檔案管理工作考核評價(jià)機(jī)制，對各工程項(xiàng)目建設(shè)單位的基建檔案管理工作進(jìn)行年度考核評價(jià)。2.考核評價(jià)指標(biāo)包